Planificacion Administrativa

CAPÍTULO II

PROCESO ADMINISTRATIVO Y TOMA DE DECISIONES

Durante el desarrollo del presente capítulo, se pretende desarrollar un marco conceptual que permita de manera sencilla, el entendimiento del proceso administrativo y la aplicación de la habilidad de toma de decisiones, para lo cual se desarrollarán una amplia variedad de conceptos que orientarán al lector para que de una manera sencilla le permita captar la esencia de estos procesos tan importantes en toda organización.

Proceso: es el conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una actividad.

Funciones administrativas: Son los elementos que componen la Administración, a saber: la Planeación, la Organización, la Dirección y el Control.

Proceso administrativo: Son las funciones administrativas cuando son consideradas como un todo. (Chiavenato I., 1996, p. 104).

El conjunto de fases o etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la administración, las mismas que se interrelacionan y forman un proceso integral. (Galindo M. y García M. ,1988, p. 29).

“Es una actividad compuesta de ciertas sub-actividades que es considerado esencial para la administración. Estas sub-actividades son la planeación, para determinar los objetivos y los cursos de acción que van a seguirse; la organización, para distribuir el trabajo entre los miembros del grupo y para establecer y reconocer las relaciones necesarias; la ejecución por los miembros del grupo para que lleven a cabo las tareas prescritas con voluntad y entusiasmo y el control de las actividades para que se conformen con los planes”. (Franklin T., 1986, p..56).

Administración: Es una actividad compuesta de ciertas sub-actividades que constituyen el Proceso Administrativo. (Franklin T.,1986, p.56).

2.1 FASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO:

2.1.1 PLANEACION

La determinación de los objetivos y elección de los cursos de acción para lograrlos, con base en la investigación y elaboración de un esquema detallado que habrá de realizarse en un futuro. (Galindo M. y García M. ,1988, p. 29).

La planificación o programación es una metodología para la toma de decisiones. Toda decisión envuelve una elección de alternativas, por lo tanto, podemos decir que se trata de una metodología para escoger entre alternativas. (Ahumada J., citado por Galindo M., ob.cit.)

Es una disciplina orientada a la selección de objetivos derivados de un fin previamente establecido y el logro de estos objetivos de una manera óptima. (Constanti M. citado por Galindo M., ob.cit.)

2.1.2 ORGANIZACIÓN

El establecimiento de la estructura necesaria para la sistematización racional de los recursos, mediante la determinación de jerarquías, disposición y agrupación de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo social. (Galindo M. y García M., 1988, p. 29).

Organización es la estructuración de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados. (Reyes P. A., 1994, p. 277).

Es agrupar y ordenar las actividades necesarias para alcanzar los fines establecidos creando unidades administrativas, asignando en su caso funciones, autoridad, responsabilidad y jerarquía estableciendo las relaciones que deben existir entre dichas unidades. (Velasco E. S., citado por Galindo M. y García M., ob.cit).

2.1.3 DIRECCIÓN

La ejecución de los planes de acuerdo a la estructura organizacional, mediante la guía de los esfuerzos del grupo social a través de la motivación, la comunicación y la supervisión. (Galindo M. y García M., 1988, p. 29).

Comprende la influencia interpersonal del administrador a través de la cual logra que sus subordinados obtengan los objetivos de la organización mediante la supervisión, la comunicación y la motivación. (Bucéele R., citado por Galindo M. y García M., ob.cit).

2.1.4 CONTROL

Es la evaluación y medición de la ejecución de los planes con el fin de detectar y prever desviaciones para establecer las medidas correctivas necesarias. (Galindo M. y García M ,1988, p. 172).

Es el proceso para determinar lo que se está llevando a cabo, valorizándolo y, si es necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado. (Franklin T., 986, p. 518)

2.2 UNIVERSALIDAD DEL PROCESO ADMINISTRATIVO.

El proceso administrativo tiene aplicación universal. Esto es de importancia: significa que las funciones fundamentales de planear, organizar, ejecutar y controlar son básicas y están desempeñadas por el gerente sin importar el tipo de empresa, la actividad principal o el nivel en el cual trabaja el gerente. El proceso administrativo representa la tela común de los gerentes y facilita el estudio de la administración. Es universalmente hallada donde quiera que las personas trabajen juntas para lograr objetivos comunes como en escuelas, negocios, iglesias, gobiernos, sindicatos, fuerzas armadas y familias.

2.3 TOMA DE DECISIONES.

Es la probabilidad de escoger la mejor y más conveniente alternativa de un conjunto posible de ellas.

Es el proceso que sirve para identificar y seleccionar un curso de acción para resolver un problema específico.

La toma de decisiones significa “cortar” o, en términos prácticos, llegará a una conclusión o hacer algo. Se define la toma de decisiones como la decisión basada en algunos criterios de una alternativa de comportamiento de entre dos o más alternativas posibles. (Franklin T.,1986, p.126).

La toma de decisiones es, pues, una parte fundamental de las actividades del gerente, describe el proceso en virtud del cual un curso de acción se selecciona como la manera de sortear un problema concreto. ( Stoner y Wankel, 1987, p.155).

Distingue la toma de decisiones de la realización de opciones y de la solución de problemas. En opinión de él el primer proceso designa el reducido conjunto de actividades que intervienen en la selección de una opción entre varias opciones. (Huber G. Citado por Stoner y Wankel ., ob.cit).

2.4 PROCESO DE LA TOMA DE DECISIONES

Según (Galindo M. y García M., 1996, p.155): “Una decisión puede variar en trascendencia y connotación; por ejemplo: la implantación de servicios de comedor no tiene la misma importancia que el lanzamiento de un producto nuevo al mercado; sea cual fuere su aplicación. Al tomar decisiones es necesario:

1. Definir el problema: Para tomar una decisión es básico definir perfectamente cuál es el problema que hay que resolver y no confundirlo con los colaterales. En esta etapa es posible auxiliarse de diversas fuentes de información; así como de la observación.

2. Analizar el problema: Una vez determinado el problema es necesario desglosar sus componentes, así como los componentes del sistema en que se desarrolla a fin de poder determinar posibles alternativas de solución.

3. Evaluar las alternativas: Consiste en determinar el mayor número posible de alternativas de solución, estudiar las ventajas y desventajas que implican, así como la factibilidad de su implementación, y los recursos necesarios para llevarlos a cabo de acuerdo con el marco específico de la organización. La evolución se lleva a cabo a través de:

• Análisis de los factores tangibles e intangibles.

• Análisis marginal.

• Análisis de costo-efectividad.

4. Elegir entre alternativas: Una vez evaluada las diversas alternativas, elegir las más idóneas para las necesidades del sistema, y la que reditúe máximos beneficios; seleccionar, además dos o más para contar con estrategias laterales para costos fortuitos. Las bases para elegir alternativas pueden ser:

• Experiencia.

• Experimentación.

• Investigación.

5. Aplicar la decisión: Consiste poner en práctica la decisión elegida, por los que se debe contar con un plan para el desarrollo de la misma. Dicho plan contemplará: los recursos, los procedimientos y los programas necesarios para la implantación de la toma de decisiones.

2.5 ELEMENTOS DEL PROCESO DE TOMA DE DECISIONES:

Agente decisor: Es la persona que hace la escogencia de la opción entre varias alternativas de acción.

Objetivos: Son las metas que el agente decisor pretende alcanzar con sus acciones.

Preferencias: Son los criterios que el agente decisor utiliza para hacer su escogencia.

Estrategia: Es el curso de acción que el agente decisor escoge para alcanzar mejor sus objetivos. Depende de los recursos del cual dispone.

Situación: Son los aspectos del ambiente que envuelven al agente decisor, muchos de los cuales, están fuera de control, conocimiento o comprensión y afectan su escogencia.

Resultado: Es la consecuencia o resultante de una estrategia.

2.6 TIPOS DE DECISIONES

Decisiones programadas: Decisión repetitiva que puede manejarse con un enfoque rutinario.

Procedimiento: Serie de pasos interrelacionados en secuencia, que pueden ser utilizados para responder a un problema

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