La planificación Administrativa

Administración

Nombre: Dawmar Antonella Álvarez Saavedra                      Fecha: 10/11/2016

LA PLANIFICACIÓN

Es la primera actividad y función administrativa porque sirve de base y sustento para las demás funciones, se considera como un ejemplo teórico para actuar en el futuro. Orienta a donde se quiere llegar, lo que se quiere hacer, y que se va a hacer, es la determinación del trabajo, se considera también un proceso que permite pensar en objetivos y realizar diferentes actividades conjunto a planes para cumplirlos.

La planificación es un proceso para la toma de decisiones que nos lleva a prever el futuro de cualquier organización, usando los recursos necesarios tanto humanos como materiales para el logro de los objetivos que se desean alcanzar de una manera más eficiente y económicamente posible. (Molina, Morales y Bonilla; 2006)

La planificación implica determinar misiones y objetivos, también las acciones necesarias para alcanzar dichos fines, y requiere que exista toma de decisiones para elegir la mejor serie de acción que permita lograr el objetivo. Es decidir lo que debe hacerse y cómo debe hacerse.

Mediante este proceso se puede ir analizando el presente que se vive y viendo este presente se echa una mirada con grandes expectativas del futuro, dado que gracias a las acciones del ahora se puede determinar gran parte de lo que vendrá en un tiempo determinado para la organización; esto puede ser ganancias, utilidades, pérdidas, beneficios o problemas de cualquier ámbito, etc.

La planificación tiende siempre a lograr objetivos planteados que se realizan cuando se pone en marcha una norma o guía, siguiendo un plan ya trazado que traiga beneficios a la empresa.  Como se sabe, se usan los recursos y bienes para realizar dichos proyectos, donde la planificación también actúa al evaluar los fines que se pretenden alcanzar como los recursos que se van a usar, los factores internos y externos para determinar su coste y su resultado al final.

La importancia de la planificación es que favorece el desarrollo de la empresa u organización permitiendo así mismo que se reduzcan los riesgos a su mínima expresión y logrando que se aprovechen al máximo los recursos y el tiempo con el que se cuenta, también permite una coordinación eficaz que da paso a que se coordinen los esfuerzos individuales de cada uno de los que pertenecen a la organización, porque ellos al ser parte tienen que participar activamente en los planes para alcanzar metas y luego cumplir los grandes objetivos, y así poder confirmar que la planificación trae grandes beneficios a una empresa porque más que nada genera un orden, y da paso a prever acciones futuras y luego cumplirlas dando un gran esfuerzo por parte de cada uno de los que intervienen.

El autor José Antonio Fernández Arena afirmaba que "Planificar es función del administrador, aunque el carácter y la amplitud de la planificación varían con su autoridad y con la naturaleza de las políticas y planes delineados por su superior”. Sin embargo, a partir de esta definición está claro también que cada miembro de la empresa es responsable de planificar lo que le compete a su área, porque no todos tienen las mismas actividades por realizar o los mismos objetivos por cumplir, pero a esto se suma que esos proyectos por separados deben ser al final uno solo que lleve al cumplimiento del fin propuesto y el crecimiento/beneficio de la empresa.

La planificación inicia las etapas del proceso administrativo, y las condiciona para que dependan de lo que está planificado; ya que planificar implica seleccionar e implementar las decisiones más convenientes y acertadas sobre lo que se habrá de realizar en el futuro, para alcanzar los objetivos de la organización, ya sea a mediano o corto plazos. Solo cuando la planificación se hace de una forma efectiva y eficaz permite determinar con anticipación los riesgos y disponer las estrategias y acciones para minimizarlos, buscando lograr solo beneficios para la empresa. A partir de esta idea, es fácil concluir que el éxito de la gestión y acción realizada depende en gran parte de una adecuada planificación, y que los buenos resultados no se logran por sí mismos: es necesario planificarlos con anterioridad para que se obtenga lo que se pretende y quiere.

Se debe planificar bajo los principios que se rigen a ésta, al momento de realizar la actividad hay que prever recursos, prever acontecimientos y diseñar escenarios si la acción va a ser algo físico. También se debe hacer una descripción detallada de lo que se va a realizar para que exista constancia de esto, en otras palabras se busca que se presente un lineamiento del procedimiento paso a paso, asimismo se debe mirar al futuro (visión), eligiendo el mejor curso de acción para obtener los mejores resultados.

Características de la Planificación

-La planificación es un proceso permanente y continuo.

-La planificación está siempre orientada hacia el futuro, está ligada a la previsión.

-La planificación busca la racionalidad en la toma de decisiones: al establecer esquemas para el futuro, la planificación funciona como un medio orientador del proceso decisorio.

-La planificación constituye un curso de acción escogido entre varias alternativas de caminos potenciales.

-La planificación es sistemática: la planificación debe tener en cuenta el sistema y subsistemas que lo conforman; debe abarcar la organización como un todo, ya que una planificación debe ser siempre organizada y jerarquizada.  

.La planificación es repetitiva: incluye pasos o fases que se suceden. Es un proceso que forma parte de otro mayor: el proceso administrativo, que es el encargado de planificar, dirigir, organizar y controlar todas las actividades administrativas.

-La planificación es una técnica de asignación de recursos: tiene por fin la definición, el dimensionamiento y la asignación de los recursos humanos y no humanos de la empresa, según se haya estudiado y decidido con anterioridad, y también dependiendo de los recursos con los que se cuente para realizar la actividad propuesta.

-La planificación es una técnica cíclica: la planificación se convierte en realidad a medida que se ejecuta. A medida que va ejecutándose, la planificación permite condiciones de evaluación y medición para establecer una nueva planificación con información y perspectivas más seguras y correctas.

-La planificación es una función administrativa que interactúa con las demás; está íntimamente vinculada a las demás funciones – organización, dirección y control – sobre las que influye y de las que recibe influencia en todo momento y en todos los niveles de la organización, y cuando se llega a la fase control se vuelve a la planificación porque están íntimamente relacionadas permitiendo que el proceso se dé adecuadamente.

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-La planificación es una técnica de coordinación e integración: permite la coordinación e integración de varias actividades para conseguir los objetivos previstos.

-La planificación es una técnica de cambio e innovación: constituye una de las mejores maneras voluntarias de introducir cambios e innovaciones en una empresa, definidos y seleccionados con anticipación y debida y cautelosamente programados para el futuro.

-La planificación puede ser estratégica y táctica. Estos tipos de planificación se pueden estudiar de la siguiente manera:

Planificación estratégica

La planificación estratégica permite la toma de decisiones a largo plazo. Se deben considerar: los cambios en el entorno, la capacidad de la empresa y el clima para organizar.

Tienen como propósito establecer o actualizar la misión y los objetivos generales de la empresa. Es muy útil para el desarrollo de nuevas aptitudes y procedimientos para enfrentar la ruta a seguir en el futuro, y que permitan también la intervención de los colaboradores.

Entre las etapas formales de la planificación estratégica se encuentran:

• Identificación de las estrategias actuales.
• Identificación de las metas estratégicas potenciales.
• Selección de metas estratégicas.
• Evaluación y ejecución de las estrategias.

Planificación táctica

Es un proceso anual que guía hacia el logro de los objetivos propuestos en los programas de la empresa, y que pretende que se alcancen de una forma en la que no existan mayores complicaciones.

 Algunas diferencias entre los planes estratégicos y tácticos son:

• El plazo, los planes estratégicos implican el largo plazo, en tanto que los planes tácticos son de corto plazo, y en ocasiones mediano plazo.
• El alcance, ya que los planes estratégicos son más generales, en tanto que los tácticos son específicos.
• Independencia, ya que los planes tácticos tienden a reflejar las metas, y los planes estratégicos la misión de la empresa.

Características de los objetivos

Para formular los objetivos que se pretenden alcanzar con la planificación se deben tomar en cuenta los siguientes puntos:

• Tienen que ser claros y concisos, tanto en su definición como en lo que contenga, tienen que ser comprensibles para aquellos a los que se orienta.
• Se deben presentar por escrito, para que exista una constancia o evidencia firmes de lo que pretende hacer.
• Que sean oportunos y útiles a la realidad de la organización y adecuados a los niveles de responsabilidad que deban cumplirlos, y dependiendo de la dificultad o facilidad de los mismos.
• Su redacción debe ser simplificada y debe ir al punto, que se exprese una sola intención por objetivo, para que no exista confusión al momento de la comprensión de los mismos.
• Deben ser posibles en cuanto a su ejecución y realización, y dependerá también de los recursos con los que se cuente y demás elementos de los que va a depender la consecución de las metas.
• Que sean medibles y cuantificables para que puedan valorar y evaluar los resultados cuando se cumplan los objetivos, donde esa medición se basa en cantidad y calidad del resultado, y tiempo que se ha usado para cumplir el objetivo.

Al decir cuantificables o medibles se refiere también a que debe arrojar resultados numéricos, un ejemplo puede ser que el objetivo sea que crezca la tasa de crecimiento de una empresa y al final del proceso arroja como resultado que creció un 60%.

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