Politicas contables de una empresa Agropecuaria V.A.R., S.R.L.

Introducción.

El presente trabajo muestra las principales políticas de las respectivas áreas de la empresa y los formularios que son utilizados en las operaciones del negocio que se dedica a la compra y venta de productos agrícolas; también veremos los conceptos referentes a cada formulario y área en que se dividen las actividades comerciales de la empresa.

Las áreas de la empresa están totalmente predeterminadas en las operaciones de la misma. El funcionamiento de todos sus formularios son aplicados mediante las actividades requeridas del negocio. Un formulario es un documento, ya sea físico o digital, diseñado para que el usuario introduzca datos estructurados (nombres, apellidos, dirección, etc.) en las zonas correspondientes, para ser almacenados y procesados posteriormente.

El manual de políticas es un documento que tiene como propósito fundamental integrar en forma ordenada las normas y actividades que se deben realizar para que se opere de acuerdo a las necesidades de la empresa, además de proporcionar elementos de apoyo en la toma de decisiones y servir de guía en la inducción de nuevos empleados.

Reseña histórica.

Agropecuaria V.A.R., S.R.L.

Agropecuaria V.A.R., S.R.L., surgió en el año 2007 con el regreso al país de la Srta. Corazón Arias de León, después de varios años residiendo en Estados Unidos. La empresa está ubicada en calle Duarte #57, Mao, Valverde. Para la ejecución del proyecto la Srta. Arias se asocio con Melody Frankeyla Reyes y Juan Carlos Vargas.

Nos dimos cuenta del gran crecimiento y auge que tenía el sector agrícola, además de la gran demanda de productos de alta calidad. Años más tarde, la empresa logro superar las expectativas de crecimiento al alcanzar un alto nivel de aceptación por los productores agrícolas de la ciudad de Mao y las zonas cercanas, con una empresa orientada al servicio por medio de un excelente equipo de trabajo.

Con el sostenido crecimiento alcanzado, la empresa ha venido incorporando una estructura organizacional acorde con la visión y objetivos de la gerencia y su equipo de trabajo.

En la actualidad, es una empresa familiar con una amplia trayectoria de liderazgo en la provincia Valverde, con el objetivo de cumplir con la meta definida: brindar un servicio personalizado al cliente para ser el lugar donde encuentre los productos necesarios para el cuidado y producción de sus cultivos agrícolas.

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Misión:

Satisfacer las necesidades de nuestros asociados agricultores y clientes, fortalecer a la unión de productores mediante mecanismos de producción, comercialización, provisión de insumos, créditos, gestión de apoyos gubernamentales y otros servicios integrales que favorezcan su actividad agropecuaria. Comprometidos con la calidad, eficiencia de los procesos, generación de empleos, desarrollo de nuestra gente y soberanía de nuestro país.

Visión:

Ser el mejor aliado en la cadena de las agropecuarias, por nuestra capacidad de interpretar y aceptar nuevos paradigmas y convertir las ideas en productos y servicios innovadores.

Queremos ser elegidos por los inversores del mundo que busquen transformar y transformarse, que se sientan orgullosos y satisfechos de ser parte de nuestro entorno.

Valores:

• Servicio
• Trabajo
• Honestidad
• Compañerismo
• Mejora continua
• Generosidad y altruismo
• Responsabilidad
• Protección del medio ambiente
• Sostenibilidad organizativa
• Sostenibilidad financiera
• Equidad de género.

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Objetivos:

Objetivo general:

• Diseñar un manual de políticas contables acorde con las normas internacionales de información financiera (NIIF) que le permita a la empresa llevar un mejor manejo de sus operaciones, así como un sistema de formularios para poder garantizar el correcto registro de las transacciones.

Objetivos específicos:

• Establecer un manual de políticas que estén relacionadas con las áreas de la empresa para el debido funcionamiento de la misma.
• Presentar formularios que permitan plasmar datos en base a las transacciones realizadas.
• Explicación detallada de cada formulario por área.
• Presentar la forma o pasos de adecuar o transformar una empresa.
• Conocer las áreas de actividades de la empresa.

Introducción al manual de políticas contables.

A continuación se detalla un manual de políticas y su aplicación en la empresa.

Es de suma importancia preparar un manual de políticas contables para que la empresa siga los lineamientos establecidos pero más importante es saber cómo aplicarlo. Mediante la implantación del manual de políticas se pretende cumplir que las políticas de Agropecuaria V.A.R., S.R.L., sean uniformes y precisas.

A partir de este manual se establecen las principales políticas que va a implementar nuestra empresa a lo largo de sus operaciones comerciales en las distintas áreas que está dividida.

Justificación de la realización del manual.

¿Qué es?

Un manual de políticas es un documento que incluye las intenciones o acciones generales de la administración que es probable que se presenten en determinantes circunstancias.

¿Para qué es?

Para ayudar a la orientación del personal y también ayuda a declarar políticas y procedimientos, o proporcionar soluciones rápidas a los malos entendimientos y a mostrar cómo puede contribuir el empleado al logro de los objetivos del organismo.

¿Por qué es?

Porque mediante el manual se establece una guía para que los integrantes de la organización se rijan por el mismo.

Alcance del manual de políticas.

El manual de políticas de Agropecuaria V.A.R., S.R.L., abarca todas las políticas generales y especificas que sean necesarias para el buen funcionamiento interno de la empresa.

Objetivos del manual de políticas.

• Ser instrumento útil para la orientación e información personal.
• Presentar una visión de conjunto de la organización para su adecuada organización.
• Precisar expresiones generales para llevar a cabo acciones que deben realizarse en cada unidad administrativa.
• Proporcionar expresiones para agilizar el proceso decisorio.
• Facilitar la descentralización al suministrar a los niveles intermedios lineamientos claros a ser seguidos a la toma de decisiones.
• Servir de base para una constante y efectiva revisión administrativa.

Como usar el manual.

Para el uso de este manual se debe leer la introducción y el índice numérico del mismo, ya que a partir del índice se dividen cada una de las partes que componen el manual.

Revisiones y actualizaciones del manual

El responsable de la revisión, edición y actualización del manual de políticas y procedimientos generalmente es el director, gerente o responsable de cada área emisora.

El manual de políticas se revisa al menos una vez al año con los responsables de cada área. Esta revisión periódica de las políticas permite mantener vigentes las que son necesarias y eliminar aquellas que se encuentran obsoletas.

Políticas contables.

Una política contable es un conjunto de principios, reglas y procedimientos específicos que son adoptados por una entidad para preparar y realizar los estados o documentos contables.

Principales políticas contables adoptadas por Agropecuaria V.A.R., S.R.L.

1. Moneda: La empresa presenta sus estados financieros expresados en RD$ (pesos dominicanos), en caso de que hayan transacciones en Moneda extranjera debe convertirse aplicando la tasa de cambio de la moneda en el país.

1. Fecha de cierre: Agropecuaria V.A.R., S.R.L., cierra sus operaciones el 31 de diciembre de cada año.

1. Ingresos y gastos: Se reconocen y registran por el método de lo devengado según el artículo 301 del Código Tributario de la Rep. Dom.

1. Cuentas por cobrar: Se reconocen a su valor de realización que es el monto que se puede recibir en efectivo o en especie por la venta o intercambio de un bien o servicio.

1. Provisión para cuentas incobrables: Se basa en un análisis de las cuentas de dudoso cobro que con todos los elementos de juicio deberá cometerse cada año como un anexo a la declaración jurada, y que en ningún caso podrá exceder el 4% del balance al cierre de las cuentas por cobrar a clientes al final del ejercicio. El indicado anexo deberá incluir por lo menos los datos siguientes: nombre del cliente, fecha y numero de factura, fecha de vencimiento y fecha del último abono según lo dispuesto por el artículo 29 del reglamento No. 139-98.

1. Inventarios: Están valuados al costo sin exceder el valor de mercado sobre la base del sistema de registro perpetuo o permanente por el método UEPS (ultima en entrar, primeras en salir) según lo establecido en la ley 11-92 en el artículo 303.

1.  Inversiones: Están registradas al costo sobre el método de participación.

1. Activos fijos: Se valúan al costo y la depreciación se aplica basándose en lo establecido por el código tributario de la Rep. Dom., bajo el método de línea recta sobre la vida útil estimada de los activos.

Los bienes depreciables se ubican en las tres categorías siguientes:

• Categoría I: Edificaciones y los componentes estructurales de los mismos que se aplica un 5%.
• Categoría II: Transporte y muebles y equipos de oficina se le aplica un 25%.
• Categoría III: Cualquier otra propiedad depreciable se le aplica un 15%.

1. Reserva legal: La empresa debe efectuar una reserva no menor del 5% de las ganancias realizadas y liquidadas arrojadas por el estado de resultados del ejercicio hasta alcanzar el 10% del capital social según lo establecido por la ley 479-8 modificada por 31-11 sobre sociedades comerciales y empresas individuales de responsabilidad limitada.

1. Mejoras en propiedades arrendadas: Se amortizan en línea recta en un periodo no menor de 5 años, o en el tiempo de duración del contrato, el que sea mayor de conformidad con el artículo 23 del reglamento No. 139-98.
2. Amortización de bienes intangibles: El agotamiento del costo fiscal de cada bien intangible incluyendo patentes, derechos de autor, dibujos, modelos, contratos y franquicias, cuya vida tenga un límite definido, deberá reflejar la vida de dicho bien y el método de recuperación de línea recta.
3. Gastos incurridos en el área administrativa y de ventas: Los gastos en que incurra la empresa durante el periodo se determina siguiendo esta directriz: 40% para el área de ventas y 60% para el área administrativa.

1. Operaciones de caja: Solo podrá tener acceso al área de caja, el personal a cargo del área de lo mismo que será designado por la administración. Al momento del cuadre el cajero tiene que estar acompañado del supervisor. Es responsabilidad del cajero que la cantidad generada por las transacciones realizadas al contado deberá estar en su caja físicamente.

1. Recursos humanos: Los recursos humanos se manejan acorde a lo establecido en el código de trabajo de la Rep. Dom. El trabajador tendrá todos los beneficios establecidos por ley y más, otorgados por la entidad.

1. Caja chica: El fondo de caja chica será de $10,000.00, el desembolso máximo será de $1,500.00, se repondrá mensualmente, el arqueo lo realizara el contador y será firmado por quien recibe y quien entrega.

Estructura de los comprobantes fiscales.

El NCF está compuesto por 19 caracteres (una letra y 18 números), cada uno de los cuales tiene una función e importancia para su uso.

En el siguiente ejemplo se resalta con colores diferentes cada componente:

A020010210100000525

Nota: Importante destacar que la serie de letras de la A-J corresponden a comprobantes solicitados por contribuyentes y de la P-U corresponden a secuencias internas de la DGII para formularios provisionales vendidos en la administración local.

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