Políticas De Compra

POLITICAS DE COMPRAS

I.- COMPRAS DE ARTICULOS, BIENES Y SERVICIOS

I.1. Los bienes y servicios a comprar deberán estar incluidos en el presupuesto aprobado de la institución.

I.2. Los bienes y servicios a comprar, que no estén incluidos en el presupuesto, deberán cumplir con las exigencias establecidas para estos casos por las diferentes agencias.

I.3. Las compras de artículos, bienes y servicios, serán realizadas, previo análisis de la administración con la aprobación de la Dirección Ejecutiva.

I.4. La administración será responsable de determinar los renglones de material gastable, formularios y material de limpieza que requieran reabastecimiento.

II.- COTIZACIONES

II.1. El formulario de Requisición de Compras deberá ser llenado y enviado por el departamento solicitante a la administración, quien controla el presupuesto de compras y solicita cotizaciones.

II.2. El formulario de Requisición de Compras deberá contener la descripción y las especificaciones claras de los materiales, productos y servicios a ser adquiridos.

II.3. El formulario de Requisición de Compras deberá especificar a que renglón del presupuesto se hará el cargo correspondiente.

II.4. Se deben solicitar Cotizaciones a los proveedores para obtener mejores condiciones en el mercado en cuanto a precios, calidad y servicios.

II.5. Las Cotizaciones deberán contener descripciones iguales a las especificaciones requeridas en el formulario de Requisición para los artículos que se desean comprar.

II.6. Las cotizaciones deben contener precios firmes y fechas posibles de entrega.

II.7. Las Cotizaciones pueden provisionalmente recibirse por fax y en el expediente final deben presentarse por escrito, en original y sin tachaduras.

III.- ORDENES DE COMPRA.-

III.1. Las órdenes de compra serán con numeración consecutiva pre-impresa.

III.2. Serán preparadas por una persona diferente a la que aprueba y a la que realiza los registros contables.

III.3. Serán distribuidas de la manera siguiente:

a. Original para el Proveedor

b. Copia para la Encargada de Servicios Administrativos / Anexar a la Factura de Pago al Proveedor.

c. Copia para el Cronológico de Contabilidad / para el Registro Contable.

III.4. Las órdenes de compra dañadas o anuladas serán selladas como “Cancelada”, devolviéndose el original y las copias a Contabilidad para ser archivadas.

III.5. Los criterios para la adjudicación de las órdenes de compra, se fundamentarán principalmente en la calidad, precios, descuentos, transporte y entrega oportuna.

III.6. Para seleccionar la empresa que más convenga, se utilizará un formulario de comparación de cotizaciones que incluya especificación, precio y tiempo de entrega, así como otros criterios que se consideren necesarios.

III.7. Se mantendrá un registro y archivo por cada orden compra emitida, que contendrá todo lo relativo a la solicitud de compra.

La administración será la responsable de preparar las órdenes de compra.

IV.- RECEPCION DE MERCANCIAS.-

IV.1 La mercancía deberá ser recibida por el encargado de servicios administrativos quien se asegurará de que la mercancía recibida está de acuerdo con la y sus especificaciones.

IV.2 El encargado de servicios administrativos procederá a firmar la factura como prueba de haber recibido conforme la mercancía.

IV.3 La Mercancía recibida será entregada bajo firma de la factura al departamento que la solicita.

IV.4 El encargado anexará la factura a la orden de compra para su pago siguiendo el procedimiento de solicitud de cheque.

IV.5 Los activos fijos comprados deberán ser incluidos

...