Politica de Compras

GESTIÓN DE COMPRAS

1. POLITICA DE COMPRAS

1. OBJETIVO:

Tiene como objetivo construir una base sólida de proveedores y colaboradores que facilite la adquisición de bienes y servicios en las mejores condiciones posibles (precio, calidad, plazo de entrega, y forma de pago).

En la relación con los proveedores, primará objetivamente y de una forma ponderada las siguientes características según el servicio/producto que se trate:

• Precio
• Calidad
• Plazo de entrega
• Nivel de servicio
• Cobertura geográfica nacional
• Integridad
• Forma de Pago
• Capacidad técnica y productiva

1. POLÍTICA GENERAL

1. Toda compra debe ser respaldada por una cotización. La aprobación de las ordenes de compras se harán en las siguientes escalas:

1. Toda compra debe realizarse a partir de una solicitud de compra debidamente aprobada por la jefatura del área correspondiente.
2. Las compras que se generen por caja chica no necesitan orden de compra.
3. El monto máximo de adquisición por caja chica será de 100 soles, compras mayores a este monto deberán ser filtradas por el departamento de compras.
4. Las compras que están exentas de cotización son las que tienen lista de precios pactados y/o negociados por un periodo determinado.
5. Las compras generadas abarcan, compras por reposición de stock, compra bienes y servicios, compra de activos fijos y operativos.
6. El Lead Time para requerimientos de compras tradicionales utilizados en la producción tendrá un tiempo de entrega al usuario de 9 días hábiles.
7. El Lead Time de productos con procesos que impliquen manufactura, confección y/o importación, estarán sujetos a la confirmación de entrega por el proveedor.
8. Todo requerimiento de suministros implicados en la producción para la exportación, estarán sujetos a la proyección mensual de costos de cada unidad productiva.
9. Todo requerimiento de suministros implicados en la producción, artículos de oficina y de limpieza deberán ser solicitados durante la tercera semana de cada mes.
10. Toda compra realizada se comunicara al usuario final, adjuntando los costos de cada ítem adquirido.
11. Las facturas se recibirán los jueves de cada semana de 2.00pm a 6.00pm.

1. PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS

1. OBJETIVO:

Establecer la secuencia de actividades empleadas para la compra de bienes, servicio y activos. Este procedimiento aplica desde la evaluación y selección de los proveedores hasta la adquisición de los productos, los cuales deben cumplir con los requisitos especificados por los usuarios. Estos procedimientos tienen por finalidad garantizar el cumplimiento de los principios de calidad, transparencia, economía y equidad para la empresa y el proveedor.

1. PROCEDIMIENTO

1. Requerimiento de Compra

• El solicitante o jefe de área técnica realiza el requerimiento, y lo envía para aprobación.
• El autorizador aprueba o desaprueba el requerimiento.
• Si se aprueba, sigue el proceso de compra, si no se aprueba, el requerimiento regresa al usuario que lo creó para que lo corrija, genera un nuevo requerimiento o lo anule. Ver flujo de requerimientos.

1. Cotización

• Si es un bien y/o servicio con precio pactado o convenio abierto vigente no requiere cotización y se procede a la generación de la Orden de compra. En caso contrario se deberá identificar el/los proveedores que pueden atender el requerimiento de compra según el tiempo establecido.
• El área de compras procede con la solicitud de cotización a los proveedores.

1. Selección, Generación Órdenes de Compra

• Si se tiene lista de precios aprobados con los proveedores registrados, el responsable de compras genera la orden de compra al proveedor. Si no se tiene lista de precios aprobados el responsable de compras solicita el /las cotizaciones respectivas, se evalúa las mismas tomando en cuenta las características mencionadas en las políticas de compras.
• Se genera la orden de compra y se aprueba según nivel de aprobaciones.

1. El formato de orden de compra en el Anexo 3 y debe indicar lo siguiente:

• Número Correlativo
• Datos del Proveedor
• Razón Social y número de RUC
• Dirección de domicilio fiscal, teléfono y fax
• Datos del comprador
• Razón Social y RUC
• Dirección de domicilio fiscal, teléfono y fax
• Fecha de emisión
• Condición de pago
• Lugar de entrega de factura
• Lugar de entrega de mercadería
• Descripción de ítem
• Cantidades
• Precio unitario
• Totales por ítem
• Cálculo del IGV Total
• Retención y detracción según sea el caso.

1. Envío, seguimiento y cierre de Órdenes de Compra

• El responsable de la generación de la Orden de compra la envía vía electrónica al proveedor.
• El Responsable de la generación de la orden de compra, realiza el seguimiento de las órdenes de compra abiertas.
• El Responsable de compras será el encargado de cerrar las órdenes de compra una que estás hayan sido atendidas. Se regulariza con la factura adjunta a la orden de compra y es enviada al área documentaria.
• Se archiva orden de compra con legajo sustento de la cotización según sea el caso.

1. Recepción y Abastecimiento

• Los pedidos se abastecen de 3 formas:

• Almacén del Proveedor al Almacén de plantas productivas: Pedidos con OC locales o a proveedores de Lima con distribución a nivel nacional.
• Almacén (Los Olivos) al Almacén de planta productiva: Pedido recibidos de proveedores con entregas solo en Lima, se envían a las sedes en provincias por transporte de carga contratada.
• Envió del proveedor por agencia.

1. DIAGRAMA DE FLUJO.

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