Presupuesto

Presupuesto

El presupuesto se elabora equilibrando las entradas y las salidas de dinero de la entidad a lo largo de un periodo de tiempo determinado.

Para hacer el presupuesto hay que calcular por adelantado qué gastos habrá que hacer y de dónde saldrán los ingresos.

El presupuesto debe responder a los objetivos que la asociación se ha marcado.

Los ingresos

Lo conveniente es conocer todas las posibilidades de obtener recursos y también la fecha en que se ingresarán en la entidad. Las principales fuentes de ingresos de una asociación son:

1. Cuotas de socios y socias.

2. Donaciones (de particulares, de entidades privadas)

3. Subvenciones (ayudas públicas) Subvenciones

4. Convenios y contratos con la Administración. Convenios y contratos

5. Patrocinio (cuando una empresa privada nos paga algo concreto: folleto, camisetas, excursión, etc)

6. Venta de servicios (Cobro por las actividades que organizamos: cursos, talleres, excursiones, .....)

7. Intereses bancarios (rendimientos del dinero que depositemos en bancos)

8. Actividades Recaudatorias de Fondos (rifas, loterías, fiestas,....)

Los gastos

Los gastos corresponden básicamente a las actividades, los servicios, el mantenimiento del local y los gastos administrativos:

1. Personal. (salarios de personal propio contratado), pagos seguridad social y otros posibles seguros).

Gestión de Personas >> personal remunerado.

2. Servicios de profesionales independientes (gastos de abogacía, gestorías, empresa limpieza, etc)

Gestión de Personas >> contratación de servicios

3. Local. (alquiler, pago del crédito, seguro del local, Impuesto de bienes inmuebles, cuota comunidad, ....)

4. Comunicaciones (correo, teléfono, mensajería, cuotas de internet, etc)

5. Mantenimiento (Gastos fijos del local: agua, electricidad, reparaciones..)

6. Material (material de oficina, material de limpieza,...) : los materiales específicos de cada actividad se incluyen en el presupuesto de cada actividad.

7. Actividades: 7A, 7B, 7C,... Dentro del presupuesto de cada actividad también diferenciamos sus elementos:

1. Gastos de Personal (equipos de trabajo, animadores,...).

2. Seguros (responsabilidad civil,...).

3. Alquiler de local y sus gastos.

4. Comunicación (teléfono, correo).

5. Dietas y gastos de transporte.

6. Material (fungible –todo lo que vamos a gastar durante la actividad, propaganda,... alquiler de material/equipos y amortización de inventariable).

7. Imprevistos (4 o 5%).

8. Inventariable. Amortización de bienes muebles e inmuebles (compra de un local, de un ordenador, de una fotocopiadora, de una furgoneta,..... El valor de estos bienes no se considera un gasto en el momento de la compra, puesto que lo usaremos durante varios años, la amortización anual es la parte del valor que se considera gastada en un año, por eso se calcula dividiendo el valor total entre los años que se espera vaya a durar. Por ejemplo; un ordenador de 1000 € / 5 años = 200 € al año).

9. Gastos financieros (comisiones bancarias por operaciones diversas).

Hay que procurar que los gastos fijos se cubran con cuotas, venta de servicios y aportaciones específicas para su funcionamiento.

PRESUPUESTO DE INGRESOS

Definición

Es aquel presupuesto que permite proyectar los ingresos que la empresa va a generar en cierto periodo de tiempo. Para poder proyectar los ingresos de una empresa es necesario conoce las unidades a vender, el precio de los productos y la política de ventas implementadas.

Presupuesto de Ventas.

El presupuesto de ventas constituye la base fundamental para elaborar los presupuestos restantes, ejerciendo gran influencia en la proyección del plan de producción, compras, comercialización, etc., razón por la cual es necesario prestar los mayores esfuerzos en busca de alcanzar proyecciones de ventas confiables.

Entorno del presupuesto de Ventas.

¿Las ventas deben proyectarse en base a gestiones pasadas? Pero tal vez si incrementamos nuestra capacidad instalada podamos mejorar significativamente nuestras utilidades y ¿ será que tenemos la capacidad financiera para ello?. ¿Conocemos el comportamiento de la competencia?, ¿Conocemos la elasticidad de la demanda?

Proyectar las ventas es algo complejo y para hacer un rápido análisis de la relación costo beneficio en forma simultanea al desarrollo del plan de ventas en el corto plazo, generalmente se recurre al análisis de cobertura lineal, método que evalúa las variables que intervienen en la conformación de los costos e ingresos.

El presupuesto de ventas debe considerar:

* Capacidad Instalada.

* Capacidad financiera.

* Plan de publicidad.

* Políticas de créditos.

* Plan de comercialización.

* Determinación de la Demanda.

* Determinación de las líneas de Producción.

* Otros efectos.

Análisis de la relación costo beneficio

La primera etapa que enfrentará la empresa será la determinación del comportamiento de su demanda, es decir, conocer que se espera que haga el mercado, una vez conocida tal situación, se podrá elaborar un presupuesto propio de producción, determinando claramente el objetivo que desea lograr la empresa respecto al nivel de ventas en un periodo determinado, realizando un estudio del futuro de la demanda apoyado en ciertos métodos que generen la objetividad de los datos, como análisis de regresión y correlación.

La base sobre la cual descansan el presupuesto de ventas y todas las demás partes del presupuesto maestro, es el pronóstico de ventas. Si este pronóstico ha sido preparado cuidadosamente, los pasos siguientes en el proceso presupuestal son confiables.

Sobre la base del pronostico de ventas realizado y el juicio profesional del personal de Ventas, se podrá elaborar el presupuesto tratando de dividirlo por meses, por zonas, por líneas, etc. de tal manera que facilite su ejecución.

Se debe considerar algunos factores específicos que pueden influir en la determinación de las ventas, son factores por causas fortuitas o de fuerza mayor accidentales o no consuetudinarios, pudiendo éstas ser:

De efecto perjudicial.- Que motivan decremento en las ventas del periodo anterior, debiendo tomarse en cuenta para el presupuesto de ingresos del ejercicio siguiente.

De efecto favorable.- Afectan en beneficio de la empresa incrementando las ventas y que posiblemente no vuelvan a ocurrir; por Ej. Productos que no tuvieron competencia, contratos especiales de ventas, situación o relaciones políticas. Etc.

Influyen también fuerzas económicas, para su determinación se debe recurrir a instituciones que proporcionan datos tales como Precios, ocupación, poder adquisitivo, finanzas, ingreso y producción nacional, ingreso percápita, etc.

Las decisiones Administrativas que deben tomar lo jecutivos de la empresa influyen también en la elaboración de los presupuestos. Por ejemplo cambiar el producto, aplicar nuevas políticas de mercado, aplicar otras políticas de publicidad, producción, precios, etc.

El presupuesto de ventas esta dado por la siguiente formula.

P.V. = Q. x P.U.V.

Donde:

P:V: = Presupuesto de Ventas

Q. = Cantidad

P.U.V. = Precio Unitario de Venta.

Presupuesto de otros ingresos.- Se refiere a todos los ingresos adicionales que puede lograr la empresa en calidad de prestamos y otras operaciones financieras que integran aspectos bancarios y otros ingresos extraordinarios para la empresa, tales como venta de inversiones, venta de embalaje, venta de activos fijos, Etc.

La gráfica que se expone nos muestra en forma objetiva el comportamiento de un presupuesto de ventas, en ella se considera el costo ingreso, la n cantidad, costo fijo, Costo Variable

Ejemplo Resuelto

Una empresa ha proyectado sus ventas mensuales para el segundo semestre del año:

Meses | Ventas (unidades) |

Julio | 4500 |

Agosto | 4620 |

Septiembre | 4200 |

Octubre | 3800 |

Noviembre | 4300 |

Diciembre | 4800 |

El precio del producto es de S/. 30 y al inicio del periodo no existen cuentas por cobrar y la política de ventas es la siguiente: 60% al contado, 30% a 30 días y el saldo a 60 días.

Proyectar los ingresos de dicha empresa a lo largo del horizonte temporal.

mes | Ventas S/. | Contado | 30 días | 60 días | Ingreso Total |

J | 135000 | 81000 | ---- | ---- | 81000 |

A | 138600 | 83160 | 40500 | ---- | 123660 |

S | 126000 | 75600 | 41580 | 13500 | 130680 |

O | 114000 | 68400 | 37800 | 13860 | 120060 |

N | 129000 | 77400 | 34200 | 12600 | 124200 |

D | 144000 | 86400 | 38700 | 11400 | 136500 |

PRESUPUESTO

Antes de poder definir lo que es un presupuesto, es necesario tener una idea de cuál es su papel y su relación con el proceso gerencial. Pocas veces un presupuesto es algo aislado más bien es un resultado del proceso gerencial que consiste en establecer objetivos y estrategias y en elaborar planes. En especial, se encuentra íntimamente relacionado con la planeación financiera.

Por lo tanto, el presupuesto puede considerarse una parte importante del clásico ciclo administrativo de planear, actuar y controlar o, más específicamente, como parte de un sistema total de administración que incluye:

▪ Formulación y puesta en práctica de estrategias.

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