Presupuesto

EL PRESUPUESTO COMO MEDIO DE PLANIFICACIÓN

La palabra presupuesto deriva del verbo “presuponer”. Este término, según la Real Academia Española, tiene los siguientes significados:

Dar por sentado o cierto algo.

Requerir o considerar algo como condición previa.

Hacer cálculo previo o presupuesto de gastos e ingresos.

Es decir, cuando estamos realizando un presupuesto, iniciamos —a la vez— un proceso de planificación de actividades. Esta herramienta se convierte, además, en un plan que nos va guiando día a día en la toma de decisiones y en la implementación de acciones. Por otro lado, se vuelve un apoyo a la definición de objetivos que surgen de la planificación estratégica (largo plazo) y operativa (corto y mediano plazo).

Por ejemplo, yo puedo realizar un presupuesto personal de los gastos que voy a tener en un periodo estimado de meses. Al hacer esto, me doy cuenta de en qué meses tengo más gastos y qué meses resultan más “livianos”. Así mismo, puedo prever mis ingresos y percatarme en cuáles meses mis ingresos pueden ser suficientes o no para cubrir mis gastos. De esta forma, distingo si necesito tener otras fuentes de ingresos o si, tal vez, tengo oportunidades de ahorrar y las estoy desperdiciando.

El presupuesto es una importante herramienta de administración que nos permite, por un lado, planificar actividades. Así mismo, hace posible que controlemos aquello que ha sido planificado.

La ejecución y administración del presupuesto se inicia con la revisión de los recursos a emplearse, se debe establecer la respetabilidad y compromiso de cada miembro del equipo de gerencia respecto a la contribución que se espera de la gestión, se revisarán criterios básicos de administración en general, resaltando el papel de la planificación en la consecución de los objetivos, se verá el proceso de planeamiento estratégico como base del negocio para llegar al propósito del mismo en mediano y corto plazo.

Los aspectos que deben manejarse por quienes tienen la responsabilidad de planificar en las instituciones tanto públicas como privadas en general pueden ser:

La mecánica de la Presupuestación: El manejo operativo, numérico y mecánico de los Presupuestos no puede ni debe fallar, pues es la simple recolección, proceso y presentación de los resultados que se esperan en el período presupuestado; que consiste esencialmente en:

* Diseñar los formatos e informes

* Determinar los datos necesarios

* Estructurar los métodos operativos para completar y desarrollar los procesos.

Las técnicas de la presupuestación: Son aquellos métodos de desarrollo de la información para uso administrativo en el proceso de toma de decisiones, relacionados con las estimaciones, y que nos sirve para validar y respaldar las proyecciones. Entre estos tenemos:

* Métodos para pronosticar ventas.

* Análisis de punto de equilibrio.

* Determinación de costos estándar.

* Presupuestación variable.

* Investigación de operaciones (ventas, producción, inventarios).

* Determinación de la capacidad de producción.

Fundamentos de la presupuestación: Son aspectos administrativos indispensables para una óptima ejecución de un sistema presupuestario. La participación y el compromiso permiten la viabilidad de las estrategias y acciones que acercarán los objetivos. Cuando se reciben cifras que no tienen el respaldo y sustento de cómo y con qué recursos se lograrán, difícilmente estos tendrán la validez que el presupuesto exige.

Entre los fundamentos que facilitan la consecución de los

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