Presupuesto

1. Naturaleza de Procedimientos Presupuestarios en un negocio.

Siempre ha existido en la mente de la humanidad la idea de “presupuestar”, cuando nacen los primeros vestigios de la Administración en la imposición de voluntad de un solo individuo, al absorber todas las actividades necesarias para manejar su propio negocio; con los inconvenientes que ello trae consigo, este tipo de administración implica el establecimiento de normas basadas en sus perjuicios y peculiaridades, así como en la empresa personal o familiar en tal diligencia. Sin embargo los negocios que giran alrededor de una sola persona, solo pueden tener resultados razonablemente positivos, mientras las actividades que deban controlarse no sean numerosas.

Donde, conforme las empresas crecen, se hace necesario delegar funciones y responsabilidades, de tal suerte que el control de operaciones se efectúe a través de un orden perfectamente establecido, y no sujeto exclusivamente al libre albedrío de un ser humano; es decir, el presupuesto es un estimado, cuidadosamente elaborado, de las operaciones futuras del negocio con base en las expectativas que tiene la administración sobre las condiciones probables que persistirán en la economía y la industria.

Mientras que, los procedimientos presupuestarios surgen con la inquietud por planificar y coordinar situaciones futuras en la organización, siendo de vital importancia para la toma de decisiones y de este modo coadyuvar en la reevaluación de los programas en cada periodo.

En fin, cualquier persona natural o jurídica es sujeto de presupuesto, porque siempre esta tratando de anticiparse al futuro, previendo lo que pueda suceder, ideando mecanismos para hacer frente a circunstancias inciertas.

2. Proceso de un presupuesto y sus ventajas.

El proceso presupuestario, consiste en la realización de 4 etapas que deben estar estrechamente interrelacionadas. Este proceso constituye una real unidad; el tratamiento por separado de cada una de las etapas sólo se efectúa para facilitar su análisis. No es posible llevar a cabo aisladamente alguna de ellas ya que es un proceso continuo.

Planeación:En esta etapa se evalúan los resultados obtenidos en ejercicios anteriores, se analizan las tendencias de los principales indicadores empleados (ventas, costos, precios de las acciones en el mercado, márgenes de utilidad, rentabilidad, participación en el mercado, entre otros.) luego, se efectúa la evaluación de los factores ambientales no controlados por la dirección y se estudia el comportamiento de la empresa.

Este diagnóstico contribuirá a sentar los fundamentos del planeamiento, estratégico y táctico, de manera que exista objetividad al tomar decisiones en la selección de las estrategias competitivas y de las opciones de crecimiento, donde, definidos los objetivos se asignan los recursos, y se establecen las estrategias y políticas que contribuyan al logro de los objetivos propuestos.

Elaboración: Con base en los planes aprobados para cada nivel funcional por parte de la gerencia, se ingresa en la etapa durante la cual los mismos adquieren dimensión monetaria en términos presupuestales.

Ejecución: En esta etapa el director de presupuesto tiene la responsabilidad de prestar colaboración a las jefaturas de Departamentos en aras de asegurar el logro de los objetivos contemplados.Igualmente, presentará informes de ejecución periódicos.

Control: en esta etapa las actividades más importantes a realizar son las siguientes:

 Preparar informes de ejecución parcial y acumulada que incorporen comparaciones numéricas y porcentuales de lo real y lo presupuestado.

 Analizar y explicar las razones de las desviaciones ocurridas.

 Implementar correctivos o modificar el presupuesto cuando sea necesario, como ocurre al presentarse cambios intempestivos de las tasas de interés o de los coeficientes de devaluación que afectan las proyecciones de las empresas que realizan negocios internacionales.

Evaluación:Al culminar el periodo del presupuesto, se prepara un informe crítico de los resultados obtenidos que contendrá no solo las variaciones sino el comportamiento de todas y cada una de las funciones y actividades empresariales. Se analizan cada una de las fallas en las diferentes etapas y se reconocen los éxitos, lo cual sirve de plataforma para los presupuestos posteriores.

Este proceso presupuestario,se entrelaza con un nuevo proceso presupuestario cada año; así cuando se está ejecutando el presupuesto del año actual se está planeando el presupuesto del año siguiente.

3. Limitaciones de los presupuestos.

Si bien es cierto que el presupuesto ofrece múltiples ventajas, presenta también ciertas restricciones que es oportuno mencionar:

 Sus datos son estimaciones y por lo tanto están sujetos al juicio y la experiencia de quienes fueron encargados de plantearlos.

 Deben ser adaptados constantemente a los cambios de importancia que surjan en un momento determinado.

 Se requiere de un personal entrenado y motivado a colaborar.

 Un plan presupuestario está diseñado para servir de guía a la administración y no para sustituir a esta.

 Debe ser flexible para no perder su sentido y aplicabilidad.

4. Requisitos para un programa exitoso de presupuesto.

Para que un presupuesto cumpla exitosamente con las funciones que de él se espera, es indispensable basarlo en determinadas condiciones que obligatoriamente deben observarse en su estructuración como son:

a) Conocimiento de la Empresa: Es indispensable el conocimiento amplio de las empresas, objetivos y necesidades en que se hayan de aplicar.

b) Exposición del Plan o política: El conocimiento del criterio de los directivos de la compañía, en cuanto al objetivo que se busca con la implantación del presupuesto, deberá exponer en forma clara y concreta por medio de manuales e instructivos, cuyo propósito será uniformar

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