Proceso De Compras

El proceso de compra

El proceso de compra se inicia cuando cualquier area de la organización requiere algun bien o servicio y lo solicita por medio de una requicion, de ahí en adelante se construye una dinamica de procesos y actividades para abastecer o cubrir el requerimiento, el proceso es complejo, porque no solo consiste en comprar por comprar, sino hacer un despliegue de estrategias bien planeadas y organizadas para lograr un valor competitivo que se refleje en las utilidades, calidad e imagen de la empresa, pero sobre todo contribuir en gran medida a la satisfaccion de los clientes.

El arte de comprar, es saber negociar, valiendose de todas las herramientas adquiridas en base a experiencias y habilidades para lograr objetivos, como son; precios "comodos" para la organización de los mejores materiales y servicios en el mercado (calidad), con facilidaes crediticias (creditos, tiempos y montos), con la mejor atencion (servicio), y finalmente con ese plus de competencia (desarrollo, capacitacion, infraetructura, negocios y alianzas, entre otros).

El proceso de compra en la empresa Hispano Panameña de Contrición S.A lo integran las siguientes actividades

• La requisicion de materiales.

• Registro y clasificacion de requisiciones

• Localizacion de proveedores

• Solicitud de cotizaciones

• Analisis de cotizaciones y presupuestos

• Seleccion de proveedores y negociaciones

• Elaborar ordenes de compra, poner en circulacion y dar seguimiento a estas

• Entrada, almacenaje, cuidado y entrega de los materiales

• Seguimiento de procesos de proveedores, revision y pago de facturas

Otras actividades indirectas del proceso.

• Control de inventarios

• Control de cuentas por pagar a proveedores

• Generacion y transferencia de informacion a contabilidad

• Generacion y transferencia de informacion a gerencia de proyectos

• Entre otras.

A continuacion se presenta un grafico de actividades del proceso de la compra mas detallado para posteriormente analizar concepto por concepto, sus definiciones y sus formas.

El proceso descriptivo de la compra

1.- LA REQUISICION DE COMPRA

Es la solicitud de cualquier área de la organización de sus necesidades materiales o de servicios para poder operar correctamente en función de un proyecto definido, por su origen y naturaleza la requisición puede ser de dos tipos.

• a) Requisición directa. Es aquella que está ligada totalmente a un proyecto constructivo (producción) y está reflejada en el presupuesto de obra, como son materiales, subcontratos y mano de obra.

• b) Requisición indirecta. Son aquellas que no se relacionan directamente con los procesos de producción (obra), pero que contribuyen a la operación de todos los procesos de trabajo de la organización.

Elementos del documento "Requisición"

Este documento debe contar con suficiente información la cual fundamenta su trámite y proceso, por lo tanto deberá contener:

• Membrete de la organización

• Concepto o titulo del documento

• Area que requisita

• Nombre del solicitante

• Proyecto o área de aplicación de lo requisitado

• Fecha de elaboración

• Cantidad, concepto y características o especificaciones de lo requisitado

• Observaciones

• Firmas

...