Optimización del Proceso de Abastecimiento. Gestión Documental Eficiente

SUMMA UNIVERSITY

Guadalajara, 06/01/2022

Optimización del Proceso de Abastecimiento.

Gestión Documental Eficiente.

CASO PRACTICO UNIDAD 3.

Realizado Por:

Frank José Ramos Vásquez

Mejoras en la Documentación para solicitar Ofertas y en las minutas de contrato.

Para los procesos de documentación en la solicitud de ofertas esta debe venir bien sustentada con la necesidad bien estructurada y definida del departamento que hace el requerimiento, con la debida justificación técnica y económica claro está, además de ello con la determinación del presupuesto para cubrir esta necesidad y por supuesto el alcance de la misma.

        Para todo esto, y una vez lanzada la requisición e iniciado el proceso de contratación este debe venir sustentado y soportado por lo siguiente: La Solicitud de la Contratación; La Aprobación Financiera, El Alcance de los Servicios, El Presupuesto y el Cronograma de Ejecución y Finalización de lo contratado, sea por servicios o por adquisición de productos según sea el caso.

         Las minutas de contrato vienen a simplificar los contratos en sí, eliminando las cláusulas que no hagan falta según los criterios establecidos y definidos, los modelos de solicitud de oferta que consta de la parte general (contratos estándar y sus cláusulas) y la parte especial (acuerdos específicos) vienen de alguna manera revisados y actualizados por las minutas de contrato.

Respaldo desde el Abastecimiento a los Gerentes de Contrato

Es importante que no solo a través del área de abastecimiento exista un respaldo a los Gerentes de Contrato sino también a través de otras unidades dentro de la empresa que garanticen la buena ejecución y finalización de los servicios/productos ofrecidos por el proveedor, tal es el caso por ejemplo del Departamento de Seguridad Industrial por temas inherentes a la seguridad física y patrimonial de la empresa y como impactara en ella de así hacerlo, el área Jurídica para ver todos los temas legales en los que se incurrirá, el área de seguros por efecto de cobertura de pólizas y los alcances de las partes, el área de impuestos por temas de IVA, el área de Higiene/Inocuidad por temas de aseguramiento de la calidad en los productos manufacturados y el área por supuesto que presenta la necesidad.

Desde el punto de vista del área de abastecimiento pues es quien acompaña en todo el proceso desde la requisición hasta velar por el pago final de la obra/productos previa aprobación de las conformidades necesarias de los usuarios finales, en todas las etapas el área de abastecimiento realiza seguimientos puntuales para asegurar que la ejecución vaya en tiempo y forma.

Aseguramiento de la Calidad en los procesos de Contrato

Asegurar la calidad para que toda la negociación fluya de la mejor manera en los procesos y en la contratación de proveedores debe depender de:

1. Levantamiento de Procesos: El proveedor deberá levantar los procesos y subprocesos básicos en el desarrollo del contrato.
2. Transferencia de Conocimientos: a través de cursos/talleres, etc. Para asegurar al fortalecimiento de las competencias tecinas y profesionales del personal.
3. Informes: Se deben presentar los informes en los modelos acordados previamente.
4. Empalme: En caso de sucesión a otro proveedor por alguna eventualidad que el proveedor original no lo pueda culminar o entregar en tiempo y forma el proyecto/servicio/productos ofrecidos.
5. Indicadores de Gestión o KPIs: para la medición cuantitativa y cualitativa del proyecto y su seguimiento a fin de garantizar la calidad de los entregables.
6. Balances Anuales: para seguridad de la empresa y su cobertura a la hora de algún imprevisto por daños ocultos, fallas en la entrega, etc.
7. Acuerdos de Servicios con Clientes Internos: como parte de aclaración con el usuario final de los productos/servicios ofertados por el proveedor.
8. Reuniones Periódicas de Desempeño: para evaluación y seguimiento, la frecuencia y la cantidad dependerá de la dificultad de la negociación/proyecto.
9. Matriz de Riesgo: para mitigar los riesgos del contrato como tal.
10. Competencias: El personal contratado debe cumplir con las competencias técnicas y necesarias para culminar de manera adecuada los servicios contratados.

Relación con Contratistas.

La relación de la empresa con los contratistas deber los mas transparente que sea posible, dando igual importancia y relevancia a cada uno de ellos, ninguno debe sentirse menospreciado en ningún momento. Es muy importante retroalimentarlos sobre la calidad de su propuesta y/o desempeño.  El feedback con los mismos, una vez que sepan no son favorecidos en su proceso de licitación, les permitirá mejorar e identificar aquellos problemas que pudo haberles pasado con la oferta y poder hacer los correctivos necesarios para futuros procesos donde sean llamados para ofrecer sus productos y/o servicios.

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