Procesos Y Burocracia

Procesos y burocracia.

Reporte.

INTRODUCCION

La burocracia es la organización o estructura organizativa caracterizada por procedimientos explícitos y regularizados, división de responsabilidades y especialización del trabajo, jerarquía y relaciones impersonales.

El término es utilizado en la sociología, en la ciencia administrativa y, especialmente, en la de administración pública. Podría definirse como un conjunto de técnicas o metodologías dispuestas para aprender o racionalizar la realidad exterior a la que pretende controlar el poder central a fin de conocerla y llamarla de forma estandarizada o uniforme. Un claro ejemplo de esta característica de las burocracias, particularmente de las de gobierno, es la contratación y asignación o remoción de personal, es decir, funcionarios, de acuerdo a criterios explícitos y relevante al desempeño de funciones.

DESARROLLO

¿Cómo pueden los principios de la burocracia ayudar a los gerentes a diseñar procesos eficientes en las organizaciones?

Un buen proceso eficiente es aquel que está en condiciones de procesar las operaciones de la empresa cumpliendo las siguientes condiciones:

• Se ejecuten en el momento en que se necesitan

• Insuman la menor cantidad de recursos

• Se desarrollen dentro de un alto grado de seguridad

• Produzcan la información necesaria para que los diversos niveles de la organización puedan actuar frente al curso que tomen los hechos económicos

Es aquel que permite un funcionamiento organizado sin intervenciones espectaculares y esporádicas de personas providenciales.

Tres factores relacionados entre sí determinan la calidad del proceso en la organizacion:

• Formación

• Motivación

• Dirección

Formación. Proporcionar una formación adecuada es, tanto desde el punto de vista de la calidad como desde el de la producción, una de las mejores inversiones que puede realizar una empresa.

Motivación. No hay duda de que la ausencia de motivación se refleja tanto en la productividad como en la calidad.

Dirección. La dirección es un elemento clave a la hora de conseguir que los trabajadores obtengan resultados de buena calidad. Además de ser responsables de la formación y la motivación del personal, la dirección fija normas por las que han de regirse las distintas operaciones y controla estas últimas.

El supervisor es la persona más directamente relacionada con la preparación y la motivación de los empleados de un departamento. Es una figura clave en la calidad del trabajo administrativo.

¿Cuándo se vuelve la burocracia un problema en una organización impidiendo la eficiencia en los procesos?

Hay tres causas por las cuales la burocracia de vuelve un problema. Estas tres causas son:

• Fallos de interpretación

• Fallos del sistema

• Fallos del operador

Fallos del interpretación. Cuando un supervisor descubre un error y se lo comunica al empleado que lo cometió, éste suele preguntar: "¿No es eso lo que tenía que hacer?" Una pregunta de este tipo indica que al empleado no se le ha enseñado cómo debe realizar su trabajo o que él no lo ha entendido.

Fallo del sistema. Muchos de los errores que se descubren no son imputables a los empleados, que carecen de control sobre ellos, sino que son errores del sistema. A menudo se producen de forma intermitente y, a veces, parece que carecen de importancia. Son fallos del equipo, los formularios o los procedimientos utilizados en el tratamiento de las transacciones. Cuando el supervisor los descubre, puede corregirlos inmediatamente o hacer lo necesario para que

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