Protocolo De Reglamento Familiar

Debido a la escasa información que existe en nuestro país sobre este tema, quiero mostrar los rasgos característicos de este importante documento que sirve de base para el comportamiento de los negocios familiares.

Este documento debe ser redactado tomando como base los intereses y deseos de la familia y de la empresa, en el seno del consejo familiar. Es indispensable lograr la participación de todos los miembros de la familia para que ahí plasmen sus ideas y adquieran un compromiso extra para llevar a cabo sus reglas, recibe también el nombre de plan estratégico familiar, código de conducta familiar, principios y normas familiares y código de entendimiento entre otros.

Su nombre se adquiere de acuerdo a los deseos de cada familia.

En el protocolo primero se tratan los aspectos en donde se presentan más conflictos y luego se documenta la forma como se van a prevenir y evitar.

¿Qué es el protocolo familiar?

Es un Instrumento de Acuerdo Familiar en el cual se indica la misión, visión y valores de la familia, las relaciones entre familiares y sus políticas con respecto a la empresa.

Es un acto que se crea en el ámbito privado porque en México no existe una legislación que trate este tema, contiene elementos de compromiso y contractuales que no tienen validez jurídica sino que son de naturaleza ética y moral y por lo tanto se generan obligaciones con ese mismo carácter de voluntad.

El Protocolo es un documento en que se plasma la visión del negocio y se busca el fortalecimiento familiar adhiriendo a la empresa los acuerdos que se tomen de tal manera que armonicen la empresa y la familia tomando decisiones que prevengan los conflictos que por naturaleza se presentan y fijando los lineamientos de posibles soluciones.

Para iniciar un protocolo familiar se necesita definir un proceso de elaboración que inicia con una explicación detallada a los miembros de la familia de qué es un protocolo familiar. Antes de que empiece a funcionar el experto que auxilie a la familia a su elaboración, deberá obtener la siguiente previamente la siguiente información: Información general de la familia, características básicas de la empresa y algunos aspectos que se refieran a la propiedad entre otros.

En resumen el protocolo familiar tiene las siguientes funciones:

- Indica las reglas para gobernar el negocio.

- Separa a los dueños de la empresa de los ejecutivos que no lo son.

- Le otorga un valor agregado a la empresa porque da un amplio sentido de organización.

- Indica las reglas de sucesión en forma general.

- Organiza la dirección que hará que se logren las metas propuestas con una visión presente y futura.

- Crea conciencia de la necesidad de que exista una comunicación positiva en la familia procurando formar un bloque de amor y armonía familiar.

- Se plantean los derechos y obligaciones morales y éticas (lealtad, honestidad y compromiso entre otros)

- Se establecen los métodos que se seguirán en conflictos potenciales.

- Dicta las reglas del comportamiento social a que estarán sujetos los integrantes de la familia y su relación empresarial.

La diferencias entre el protocolo familiar y los estatutos legales.

Los estatutos son un documento público que está regido por las leyes del comercio y el pacto es un pacto privado que se basa en la confraternidad familiar.

Los estatutos tratan el desarrollo de la empresa dentro de la ley y el protocolo armoniza los intereses familiares con los de la sociedad.

El protocolo familiar primero debe tomar en cuenta los estatutos legales o reformar sus reglas de acuerdo a este último ya que si no se hace así, no tendrá ninguna validez.

Los estatutos legales son fundamentales para el control de la sociedad y para el nacimiento de una empresa familiar. El protocolo debe ser iniciado cuando la empresa se encuentra en su etapa formativa para que las ideas visionarias del fundador se establezcan desde un principio. Se tomará en cuenta que de acuerdo a los avances de la sociedad, la economía y el aumento de la familia, este se irá modificando de acuerdo a los intereses familiares.

Para la formación del protocolo deben intervenir según mi punto de vista los parientes consanguíneos que tengan propiedad y a los que se quiera invitar en un futuro porque mediante su participación activa y los aportes que hagan, se creará un compromiso indispensable para el cumplimiento de sus normas porque se de esa forma sentirán que fueron escuchadas sus opiniones y que de alguna forma ese protocolo es parte de su idelogía que se verá plasmada al final en el documento que regirá los destinos de la empresa familiar.

La elaboración del protocolo familiar.

La elaboración de este documento que como ya dijimos anteriormente es necesario que sea consensuado, debe hacerse con todo cuidado y con calma ya que se requiere que se vayan analizando propuestas de todos los involucrados y al último concluir con la redacción del documento que sea un motivo de orgullo y que a la vez satisfaga los deseos de la empresa familiar.

Para lograr que el protocolo cumpla con sus objetivos es necesario que se estudien y analicen las características, cultura, historia y valores de la familia y de la empresa.

El protocolo debe ser un elemento de unión y acuerdos de la familia y debe ser factible de aplicarse. Este documento no tiene validez jurídica en nuestro país es decir sus cláusulas no son de obediencia obligatoria ya que no emanan de ningún estatuto jurídico.

Para poder elaborar un protocolo que involucre a todos los interesados de la empresa familiar y sea un fuerte compromiso, se debe seguir el siguiente proceso.

Inicio.

a) Inicio. La iniciativa generalmente viene de algunos miembros de la familia que tienen una visión de gran alcance, toman en cuenta los conflictos que se puedan presentar que dañen la empresa familiar. Estas personas comunican a los demás integrantes y los invitan a pensar acerca de la necesidad de que haya una armonía entre la empresa y la familia. Es deseable que esta iniciativa se presente en la primera o segunda generación ya que posteriormente sería más complejo el tomar decisiones consensuadas.

b) Redacción. Cuando ya existe una firme decisión de elaborarlo, se contacta con un grupo especializado en el tema, ya que si la familia lo redacta, puede no dársele la debida importancia y puede ser sujeto a ser corregido en “acuerdos de fin de semana” o “acuerdos familiares de mesa” en donde se mostrarán las inconformidades y se pueden desarrollar conflictos por falta de consenso además de que la familia puede tomarlo de manera informal no comprometiéndose con su cumplimiento.

El grupo asesor escogido previamente invita al grupo familiar a una serie de reuniones en las que se tratarán primero los problemas de la empresa familiar para que todos tengan conocimientos de los conflictos que se tienen y los que pueden presentarse en el futuro en este tipo de negocios. Se expondrán las debilidades y desventajas, fortalezas y ventajas, se analizarán como reducirlas o aumentarlas según sea el caso y por lo consiguiente hacer de estas empresas redituables, con un equipo de trabajo armonizado y una familia comprometida que haga de la empresa un ente competitivo en el ámbito local, nacional o mundial.

c) Investigación. En las reuniones siguientes el equipo asesor hará una serie de cuestionamientos a fin de darse cuenta de lo que piensa la familia de la empresa y lo que esperan de ella, identificar los valores y cultura propios de la familia, su procedimiento productivo, el interés que exista de dejar que otros parientes ingresen a la empresa, los procesos que intervendrán en el cambio, la estructura de la propiedad y el proceso sucesorio entre otros temas que significarán la variable que formará a la familia como un ente único con sus propias características.

d) Acuerdos. Enterándose de las respuestas y detectar los problemas el asesor convencerá a la familia que una concertación es factible y que existen puntos de acuerdo para lograr el protocolo familiar.

Se empieza a investigar a fondo los problemas detectados y utilizando el espíritu y valores que tiene la familia encontrarán puntos convergentes que después de discutirlos se puede encontrar los puntos de acuerdo.

e) Trabajos a desarrollar. A todos los miembros se les encomiendan proyectos que deben llevar a cabo para la elaboración del protocolo pero siempre con un tiempo determinado, esto hace que los integrantes sientan el compromiso de cumplir los acuerdos ya que ellos mismos proporcionaron las ideas por lo que tiene un espíritu familiar.

f) Reuniones posteriores. Como se había mencionado no es posible hacerlo en una sola reunión porque puede ser factible de que se cometan errores que probablemente no lo hagan aplicable por lo que se citará a reuniones posteriores, se hacen borradores que son analizados por los asistentes y se obtiene el visto bueno de toda la familia y posteriormente se autoriza la redacción de un documento final.

Todos sabemos que no existen dos empresas o familias iguales por lo tanto, no puede existir un tipo estándar de protocolo, cada familia tendrá el suyo con las características especiales que le quiera dar. Sin embargo existen temas mínimos a tratar en todos los protocolos como son:

- Misión, visión y valores de la familia.

- Métodos cuya función sea el sostener buenas relaciones y solución de problemas.

- Decisión de apertura o restricciones del ingreso de nuevos miembros de la familia.

- Políticas de participación de la familia en los puestos directivos.

- Métodos de comunicación entre los miembros de la empresa y la familia.

- Políticas de remuneración, incentivos y distribución de dividendos para los miembros activos y para los que no lo están.

- Planeación del desarrollo de carrera para los miembros de la familia que se identifiquen con los objetivos de la empresa.

- Decisiones sobre la transmisión de la propiedad y la sucesión.

- Situaciones en las que se consideraría dejar de ser Empresa Familiar.

- Análisis de crecimiento potencial.

- Procesos de selección y evaluación de los miembros de la familia que quieran ingresar a la empresa.

- Participación en las decisiones directivas y delegación de autoridad en las personas no familiares.

- Relaciones con los parientes políticos.

- Planeación de fondos de retiro para la familia.

- Derechos de preferencia en las transacciones accionarias.

- Políticas de elección de los líderes de la empresa familiar, establecimiento y funcionamiento de los distintos órganos de gobierno.

- Compromiso escrito de los integrantes de la familia que participen en la elaboración del protocolo con respecto al crecimiento, supervivencia y funcionamiento de la empresa.

- Políticas que se seguirán con respecto a las modificaciones que tengan que aplicarse al protocolo.

Debemos recordar que el protocolo no es un documento definido, debemos recordar que está sujeto a modificaciones para que permita que su aplicación sea práctica a través del tiempo ya que tiene que adaptarse a los cambios que necesariamente llegarán a la empresa y la familia.

La principal pregunta que se hacen los dueños de las empresas familiares es cómo lograr que se cumplan los acuerdos del protocolo. Debemos recordar que no existe una validez jurídica del mismo sino que la garantía de su aplicación viene del grado de compromiso que se tenga de parte de la familia de su cumplimiento, por eso decimos que se hace indispensable la participación activa en el proceso y elaboración de toda la familia y llegar a acuerdos consensuados. Debemos tener cuidado de confirmar que el protocolo fue hecho a la medida de la familia, por lo tanto debe ser único. Según el grado de aceptación que tenga este documento en la familia, será la utilidad que tendrá para la empresa familiar.

Es el consejo de familia el encargado de establecer mecanismos que estén recordando a los integrantes de la empresa familiar los derechos y obligaciones que están plasmados en el protocolo para que se mantenga vigente el interés mediante una buena motivación.

Es posible que algunos de los familiares que hayan firmado y se hayan comprometido al cumplimiento de las cláusulas del protocolo, no quieran cumplirlas, entonces debemos insertar una cláusula que prevenga este tipo de conflicto, que sanciones recibiría el que no lo cumpla. Existe también la posibilidad de establecer cláusulas que decidan la exclusión si no se cumplen algunas de las reglas que establece este documento.

Antes de aplicar cualquier sanción, el consejo de familia deberá evaluar las causas que originaron el incumplimiento y después de una comunicación con el infractor decidir su sanción.

Es deseable también establecer alguna cláusula que se refiera al hecho de someterse a una decisión externa del problema cuando no se quiera tratar su solución por lo integrantes del consejo.

Código de ética. Rige las actividades de los miembros de la familia y todos los que trabajan en la empresa y esto le da más valor al protocolo familiar. Nos dice las normas de conducta que de ellos se espera dentro de la organización y en la sociedad ya que el no observarlas puede traer consecuencias nocivas para el prestigio de la empresa y la familia. Estas reglas deben ser acatadas por todos y estar sujetos a las sanciones que el mismo protocolo dicte sin distinción de posición familiar o directiva.

Conclusión.

El protocolo no es una tabla de salvación pero es un instrumento que nos ayuda a mejorar las relaciones, el manejo adecuado de los problemas y el tratamiento de conflictos en el futuro. La firma de este documento no es el final del proceso, se debe seguir una revisión periódica del mismo reflejando el constante movimiento que se presenta en los intereses y valores de la empresa y la familia

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