¿Qué documentos crees que se generan en empresa?

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ACTIVIDAD 1

1. ¿Qué documentos crees que se generan en esta empresa?

• Documentos internos que afectan a todos los departamentos como pueden ser: actas, nota interior, convocatorias, avisos…
• En el departamento de Recursos Humanos se generan documentos relacionados con los trabajadores como contratos, nóminas, baja y alta del empleado, vacaciones, contrataciones…
• En el departamento Financiero-contable se generan documentos relacionados con la economía de la empresa como presupuestos, recibos de pago y de cobro, letras de cambio, balances…
• En el departamento de administración generan documentos relacionados con la actividad de la empresa como revisión de nóminas, gestión de servicios comunes, supervisar el funcionamiento de sistemas de información, programas pagos con proveedores…
• En el departamento comercial generan documentación relacionada con la venta y compra de bienes como nota de pedido, albarán, facturas, adquisición de bienes, control de entradas y salidas del almacén…

1. Razona las funciones del archivo en esta empresa.

• Guardar, conservar y custodiar la documentación que se produce en todos los departamentos de la empresa es una obligación que puede exigir, la administración, un cliente o un trabajador. Los documentos deben de estar guardados por ley 6 años y actualizados por si un proveedor o la propia empresa necesita consultar en algún momento información del documento.
• Facilitar la localización rápida y eficiente de los documentos en el desarrollo de la actividad empresarial. Quiere decir que si la organización de lo documentos es la correcta (ordenada según su clasificación) a la hora de buscar alguno el trabajo es más ágil sin perder tanto tiempo.
• Constituir un centro activo de información, como el medio más importante de consulta de la actividad empresarial. Para que trabajadores y clientes puedan encontrar la información que necesiten de forma fácil.
• Cumplir con las disposiciones legales, y que sus documentos sirvan como elemento probatorio. Los documentos deben de cumplir las leyes en todo momento.

1. Si tenemos en cuenta la titularidad del archivo. ¿Qué clase de archivo tiene la empresa ETC. S.L?

• Según su titularidad es un archivo privado.

1. Explicar cómo estará organizado el archivo según su ubicación, es decir donde se guardan y localizan los documentos.

• Es una organización mixta (combinación de archivo centralizado y descentralizado) ya que hay archivos que se guardan en cada departamento y archivos generales que afecta a todos los departamentos.

1. Indica las claves a tener en cuenta, en la organización del archivo en esta empresa, para su buen funcionamiento.

• Definir el método correcto para que la clasificación sea sencilla, fácil de manejar y de comprender.
• Determinar criterios de selección de los documentos que se tienen que archivar.
• Crear unas normas internas de consulta.
• Disponer de sistemas de seguridad adecuados, cámaras ignífugas y blindadas que garanticen la conservación de los documentos.
• Realizar la gestión documental de forma que sea económica.

1. ¿Qué pasos hay que dar para archivar una factura de un cliente?

• Comprobar que los datos de la factura son correctos.
• Seguidamente si es correcto se registrará en el libro de entrada.
• Y se guardará en el archivo correspondiente siguiendo un orden de clasificación alfabético, geográfico, cronológico, decimal o por materias.
• Su nivel de utilización será archivo activo para poder consultarlo, seguidamente semiactivo ya que la consulta es inferior y pasado el año será archivo definitivo ya que habrá perdido su utilidad operativa.

1. ¿Qué medidas de seguridad crees que se utilizan para los archivos convencionales?

• Medidas de seguridad como cajas fuertes, cámaras de seguridad, muebles ignífugos…
• Hacer una copia de los archivos.
• Aplicar un sistema de bloqueo que solo puedan acceder los trabajadores.

ACTIVIDAD 3

Ordenar alfabéticamente estos nombres de la empresa Guara S.L.

• ABC Academia
• Argensola, Hermanos
• BBVA, Barcelona
• BBVA, Madrid
• BBVA, Zaragoza
• Boston Cafetería
• British Food
• García Arias Susana
• García Sobrino Juan
• García Sobrino, Carolina
• IBERIA
• Marró, Farmacia
• Motor 2002
• RTVE
• Valle Romero, Manuel del
• Vega Sanz, Luisa de la

ACTIVIDAD 4

Responder las siguientes cuestiones (las tablas estarán en la base de datos):

1. ¿Cuántas tablas crearás en tu base de datos?

• 3 tablas. Una con la información de los libros, otra con la información sobre los clientes y otra con el nombre del cliente y los datos del préstamo.

1. ¿Qué tipo de base de datos elegirás?

• En la tabla de DATOS LIBROS seguiré una clasificación alfabética aplicada en la columna EDITORIAL.
• En la tabla de CLIENTE seguiré una clasificación alfabética aplicada a la columna APELLIDOS Y NOMBRE.
• En la tabla PRÉSTAMO seguiré una clasificación cronológica aplicada a la columna de fecha del préstamo (el más antiguo).

1. ¿Qué tipo de campo será el dato teléfono?

• Campo de carácter personal, con nivel de protección básico.

1. ¿Cuántos objetos elaborarás en la base de datos?

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