Reglamentos Del Control Interno

POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE COBRANZAS

Los diferentes procedimientos de cobro que aplique una empresa están determinados por su política general de cobranza. Cuando se realiza una venta a crédito, concediendo un plazo razonable para su pago, es con la esperanza de que el cliente pague sus cuentas en los términos convenidos para asegurar así el margen de beneficio previsto en la operación. En materia de política crediticia se pueden distinguir tres tipos de políticas, las cuales son; políticas restrictivas, políticas liberales y políticas racionales.

Decisiones sobre políticas de crédito y cobranzas.

Política: Criterio que guía en el proceso de toma de decisiones al poner en práctica o ejecutar las estrategias, programas y proyectos específicos del nivel institucional.

Crédito: Proviene del latin creditum que significa tener confianza.

Es una manifestación en especie o en dinero donde la persona se compromete a devolver la cantidad solicitada en el tiempo o plazo definido, según las condiciones establecidas para dicho préstamo.

VENTAJAS:

 Incremento de la producción de bienes y servicios.

 Elevación del consumo.

 Aumenta el volumen de los negocios.

DESVENTAJAS:

 Al otorgar muchos créditos, la empresa corre el riesgo de quedarse sin liquidez.

 Riesgo al otorgar el crédito sin analizar al cliente.

FUNCIONES:

 Incremento del consumo.

 Fomento de uso de bienes y servicios.

 Ampliación y apertura de nuevos mercados

CARACTERÍSTICAS

• Limitado: Son el monto máximo de crédito.

• Personal: Es único para cada individuo.

• Basado en la confianza: Integridad del cliente.

5 C DEL CRÉDITO

• Capacidad:

-Habilidad y experiencia en los negocios.

-Capacidad de pago del negocio que toma dinero prestado.

• Capital

• Se refiere a los valores invertidos en el negocio.

• Colateral

• Son todos aquellos elementos de que dispone el negocio o sus dueños, para garantizar el cumplimiento de pago en el crédito.

• Condiciones

• Son los factores externos que pueden afectar la marcha de algún negocio.

• Carácter

• Son las cualidades de honorabilidad y solvencia moral que tiene el deudor para responder a nuestro crédito.

POLITICA DE CREDITO

CONCEPTO: Conjunto de decisiones que comprenden las normas de crédito de una empresa, los términos de crédito entre otros.

OBJETIVO: Establecer las delegaciones, las reglas y la estructura para operar y administrar la cartera de préstamos de forma eficaz.

CUALIDADES DE LAS POLÍTICAS DE CRÉDITO

• Claras: Para evitar interpretaciones erróneas.

• Uniformes: Significa que deben aplicarse a todos los clientes.

• Flexibles: Se deben tener en cuenta las características de cada solicitante..

• Adaptables: Se debe considerar el entorno del solicitante.

• Uniformes: Significa que deben aplicarse a todos los clientes.

• Rutinas eficientes: La aplicación de las políticas crediticias deben constituirse en una ruina en el sentido de que deben aplicarse siempre.

FACTORES DE LA POLÍTICA DE CRÉDITO

• Normas de Crédito :

Se refieren a la solidez y a la dignidad crediticia que un cliente debe exhibir para aspirar a que se le conceda un crédito. Se debe considerar:

• La Solvencia moral del acreditado

• La Capacidad financiera de pago

• Las Garantías específicas

• Las Condiciones generales de la economía en que opera

• La Consistencia del cliente

• La Cobertura.

Términos de Crédito:

• Son las condiciones de pago ofrecidas a los clientes a crédito; tales términos incluyen la amplitud del periodo de crédito y cualquier descuento en efectivo que se ofrezca.

Periodo de crédito:

• Tiempo por el cual se concede el crédito; después de esa fecha, la cuenta se considera atrasada.

Descuento en efectivo:

• Reducción del precio de factura de los bienes, ofrecida por el vendedor para estimular el pronto pago.

Política de Cobranza:

• Se refiere a los procedimientos que aplica una empresa para solicitar pago de sus cuentas por cobrar.

Técnicas populares de cobro :

• Llamadas telefónicas

• Visitas Personales

• Agencias de cobro:

• Acción legal

Control de las Cuentas por Cobrar :

• se refiere al proceso que se aplica para evaluar la política de crédito a efecto de determinar si ha ocurrido cambios en los patrones de pago de los clientes.

CONTROL DE LAS CUENTAS POR COBRAR

• Tradicionalmente, las empresas han controlado las cuentas por cobrar por medio de métodos que son los siguientes:

• Días de ventas pendientes de cobro (DVPC): representan el tiempo promedio que se requiere para cobrar las cuentas a crédito.

• Reporte de antigüedad de las cuentas por cobrar: Es un reporte que muestra el tiempo que las cuentas por cobrar han estado pendientes de cobro; el reporte divide las cuentas por cobrar en periodos específicos

1. Políticas restrictivas.

Caracterizadas por la concesión de créditos en períodos sumamente cortos, normas de crédito estrictas y una política de cobranza agresiva. Esta política contribuye a reducir al mínimo las pérdidas en cuentas de cobro dudoso y la inversión movilización de fondos en las cuentas por cobrar. Pero a su vez este tipo de políticas pueden traer como consecuencia la reducción de las ventas y los márgenes de utilidad, la inversión es más baja que las que se pudieran tener con niveles más elevados de ventas, utilidades y cuentas por cobrar.

2. Políticas Liberales.

Como oposición a las políticas restrictivas, las políticas liberales tienden a ser generosas, otorgan créditos considerando la competencia, no presionan enérgicamente en el proceso de cobro y son menos exigentes en condiciones y establecimientos de períodos para el pago de las cuentas. Este tipo de política trae como consecuencia un aumento de las cuentas y efectos por cobrar así como también en las pérdidas en cuentas incobrables. En consecuencia, este tipo de política no estimula aumentos compensadores en las ventas y utilidades.

3. Políticas racionales.

Estas políticas son aquellas que deben aplicarse de tal manera que se logre producir un flujo normal de crédito y de cobranzas; se implementan con el propósito de que se cumpla el objetivo de la administración de cuentas por cobrar y de la gerencia financiera en general. Este objetivo consiste en maximizar el rendimiento sobre la inversión de la empresa

Se conceden los créditos a plazos razonables según las características de los clientes y los gastos de cobranzas se aplican tomando en consideración los cobros a efectuarse obteniendo un margen de beneficio razonable.

POLÍTICAS DE COBRO

Las políticas de cobro de la empresa son los procedimientos que ésta sigue para cobrar sus cuentas por cobrar a su vencimiento.

La efectividad de las políticas de cobro de la empresa se pueden evaluar parcialmente examinando el nivel de estimación de cuentas incobrables. Este nivel no depende solamente de las políticas de cobro sino también de la política de créditos en la cual se basa su aprobación.

Si se supone que el nivel de cuentas malas atribuible a las políticas de crédito de la empresa es relativamente constante, puede esperarse un aumento en los gastos de cobro para reducir las cuentas de difícil cobro de la empresa.

El aumento en los gastos de cobro debe reducir la estimación de cuentas incobrables y el periodo medio de cobros, aumentando así las utilidades.

Los costos de esta estrategia puede incluir la pérdida de ventas además de mayores gastos de cobro si el nivel de la gestión de cobranza es demasiado intenso; en otras palabras, si la empresa apremia demasiado a sus clientes para que paguen sus cuentas, estos pueden molestarse y llevar sus negocios a otra parte, reduciendo así loas ventas de la empresa.

La empresa debe tener cuidado de no ser demasiado agresiva en su gestión de cobros, si los pagos no se reciben en la fecha de su vencimiento, debe esperar un periodo razonable antes de iniciar los procedimientos de cobro.

Modalidades de procedimiento de cobro Normalmente se emplean varias modalidades de procedimientos de cobro.

A medida que una cuenta envejece más y más, la gestión de cobro se hace más personal y más estricta. Los procedimientos básicos de cobro que se utilizan en el orden que normalmente se siguen en el proceso de cobro.

CARTAS:

Después de cierto número de días contados a partir de la fecha de vencimiento de una cuenta por cobrar, normalmente la empresa envía una carta en buenos términos, recordándole al cliente su obligación.

Si la cuenta no se cobra dentro de un periodo determinado después del envío de la carta, se envía una segunda carta más perentoria. Las cartas de cobro son el primer paso en el proceso de cobros de cuentas vencidas.

LLAMADAS TELEFÓNICAS:

Si las cartas son inútiles, el gerente de créditos de la empresa puede llamar al cliente y exigirle el pago inmediato. Si el cliente tiene una excusa razonable,

...