REGLAMENTO DE CONTROL INTERNO CAÑAMEL LTDA.
Enviado por ancarzulinda • 10 de Septiembre de 2015 • Tareas • 1.687 Palabras (7 Páginas) • 101 Visitas
REGLAMENTO DE CONTROL INTERNO CAÑAMEL LTDA.
A través del presente reglamento interno Cañamel Ltda., garantizará la correcta ejecución y manejo de los procedimientos contables dentro de la empresa.
- EXACTITUD ARITMÉTICA
Se verificará la exactitud de las operaciones aritméticas para establecer la cuantía de la transacción, libre de errores y se tomarán las medidas necesarias y legales en caso de correcciones.
- CONFORMIDAD
Antes de autorizar una transacción financiera de pago o cancelación, se verificará que los productos hayan sido entregados a satisfacción del cliente o de la empresa en el caso de las compras.
- MANEJO DEL EFECTIVO
- Fondos de Caja Menor
No se efectuará desembolsos en efectivo sino para necesidades urgentes de valor reducido y sobre un fondo, previamente establecido formalmente de acuerdo con las necesidades de la empresa.
La caja menor autorizada es de $1.500.000. El reembolso se hará cada 15 días o cuando se haya gastado el 80% de los recursos.
El fondo será administrado mediante reembolsos de conformidad con los comprobantes que para el efecto se presenten.
En ningún momento el valor del fondo y de cada desembolso, excederá el límite que determine los reglamentos emitidos al efecto.
Su legalización se realizará en un plazo máximo de 8 días a través de la presentación de los soportes verificados.
Para fijar su límite se tendrá en cuenta el flujo mensual del movimiento de gastos menores.
Los reembolsos se efectuarán a nombre del encargado, cuando esté por agotarse el fondo o por lo menos una vez al mes.
Responsable de Fondo de Caja Menor
El responsable del fondo de caja menor será el Subgerente General, quien es ajeno al cumplimiento de otras funciones financieras. Y en caso de diferencia en los arqueos de caja realizados asumirá la responsabilidad por estar ella bajo su custodia.
3.2 Ingresos para Depósitos
Los ingresos en efectivo o valores que lo representan serán debidamente revisados, registrados y depositados intactos dentro de las veinticuatro (24) horas hábiles siguientes a su recepción.
El hecho de efectuarse los depósitos intactos garantiza cualquier tipo de revisión y facilita las labores de auditoría para el área de efectivo.
Por ningún concepto el dinero proveniente de los ingresos se empleará para cambiar cheques personales, efectuar desembolsos de la institución o cualesquiera otros.
Se entiende por efectivo, las monedas, billetes, cheques y cualquier otra forma de orden de pago inmediata.
- Arqueo de Fondos
Todos los fondos de la entidad estarán sujetos a comprobaciones periódicas por medio de arqueos sorpresivos.
Se deja constancia escrita y firmada por las personas que participen en los arqueos.
Los arqueos serán realizados por el gerente general por lo menos una vez al mes, sin previo aviso.
- BANCOS
4.1. Manejo de Cuentas Bancarias
Las cuentas bancarias serán abiertas bajo la denominación de la entidad y organismos y su número se limitará al estrictamente necesario.
Se designa al Gerente Generalpara para ordenar el egreso de sus fondos y en su defecto al Subgerente General.
La emisión de cheques se realizará con la firma del Gerente General quien es custodio de los mismos.
4.2. Prohibición de Suscripción de Cheques en blanco y/o al portador
Por ningún concepto se girarán cheques en blanco o al portador.
La empresa cautelará y adoptará las medidas de seguridad correspondientes a fin que el giro y suscripción de cheques se efectúe a nombre de las personas naturales y jurídicas perfectamente identificadas.
- Conciliaciones Bancarias
Las conciliaciones bancarias se efectuarán dentro de los primeros cinco días hábiles del mes siguiente, de manera que faciliten revisiones posteriores. Estas serán suscritas por el empleado que las elaboró.
Se realizará con el fin de asegurar la veracidad del saldo y revelar cualquier error o transacción no contabilizada, sea por parte del banco o la empresa.
- Independencia para elaborar la Conciliación Bancaria
La conciliación bancaria será elaborada por un empleado que no tenga funciones de preparación, registro o firma de cheques ni manejo de efectivo, en este caso la Secretaria General.
Se verificará información en caso de movimientos grandes, sobregiros y apertura de nuevas cuentas con el Gerente General.
- CUENTAS POR COBRAR
5.1. Sistema de Registro
El sistema de Contabilidad de la empresa, establecerá registros detallados y clasificados por concepto o tipo de cuentas por cobrar.
La empresa establece que el registro de los mismos se hará de manera diaria.
5.2. Confirmaciones Periódicas
Se efectuarán confirmaciones periódicas y sorpresivas de valores a cobrar cada mes con el fin de realizar los cobros pertinentes en caso de que no hayan sido pagados por el cliente en los términos establecidos.
Se realizarán periódicamente análisis y evaluaciones de los cuentas por cobrar por el Jefe financiero estableciéndose la antigüedad de saldos vencidos.
Se establecerán normas y procedimientos para gestionar el cobro de cuentas vencidas en el respectivo instructivo.
5.3 Requisitos Generales
La forma de pago será a 30 días.
Descuentos por pronto pago del 1% sobre el subtotal de la factura y el Gerente General debe autorizarlos.
Se cuenta con un procedimiento para quejas, reclamos y/o sugerencias.
- INVENTARIOS
6.1. Sistema de Registro
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