Reorganizacion Administrativa

ÍNDICE

Pág.

Introducción 3

Objetivo de la unidad 3

Contenido 4

Concepto de reorganización 4

Determinación de las áreas del problema por reorganizar 5

Determinación de necesidades 6

Plan de trabajo 9

Recopilación de información 10

Análisis, diagnostico y diseño de la estructura orgánica 11

Presentación y discusión del anteproyecto 14

Actualización y aceptación del proyecto 15

Elaboración del nuevo manual de organización 16

Implantación y evaluación 18

Conclusión 21

Referencias bibliográficas 22

INTRODUCCIÓN

Si bien conocemos a la reorganización administrativa como un proceso que parte de la especialización y división del trabajo para agrupar y asignar funciones a unidades específicas e interrelacionadas por líneas de mando, comunicación y jerarquía con el fin de contribuir al logro de objetivos comunes a un grupo de personas, sin embargo este término también nos habla de un cambio o modernización de estructura ya sea de gran o pequeña magnitud.

Hablamos de reorganización al cambiar la estructura jerárquica, al cambiar puestos de mandos, al crear nuevos productos o funciones, e incluso al actualizarse. A nivel empresarial la reorganización se torna muy importante ya que gracias a ella podremos determinar algún problema que se esté presentando ya sea por área o estructura, determinar sus necesidades mediante una recopilación de información previa y así llegar al análisis y estructurar un proyecto para la solución del problema.

En la reorganización apreciaremos y se detallaran los cambios a nivel empresarial y modernización, remarcando como centro crucial la recopilación de información la cual ayudara a saber exactamente cuál es el problema que sucede dentro de un punto en especifico, de cómo ejecutar y lograr un mejor manual de organización que tendrá que ser evaluado en función a dichas necesidades para la cual fue creado.

OBJETIVO DE LA UNIDAD

El alumno identificara y aplicara la metodología para hacer un proyecto de reorganización, y el manual de organización, valorar su implementación

CONCEPTO DE REORGANIZACIÓN

La reorganización consiste en la transformación de la organización de una empresa.

Para efectos prácticos; podemos definirlo como un proceso que parte de la especialización y división del trabajo para agrupar y asignar funciones a unidades específicas e interrelacionadas por líneas de mando, comunicación y jerarquía con el fin de contribuir al logro de objetivos comunes de un grupo de personas. (Benjamín Franklin, 2009, p. 370)

Como se ha dicho antes la reorganización es un paso muy importante para la empresa ya que se deben avaluar con detenimiento cada paso y analizar las consecuencias que implique, por eso la decisión solo la tendrá el director general o la alta gerencia en establecer los nuevos cambios que todo el proceso implique en pro de alcanzar los objetivos de la organización con eficiencia y eficacia, teniendo como resultado la misión ya establecida.

En la reorganización cuando cambiamos una estructura esta afectara directamente a toda la organización, ya que sus efectos repercuten en los niveles horizontal y vertical del organigrama de la empresa. A consecuencia de esto siempre de debe fundamentar las causas en la reestructuración y como influenciara en general la reorganización

En una propuesta de reestructuración tienen que fundamentarse sus causas y su área de influencia. En este caso podemos encontrar dos tipos como la interna y la externa:

Internas:

• Necesidad de incrementar la rapidez de respuesta.

• Lentitud en el flujo de recursos económicos.

• Cambio de estrategia.

Externa:

• Cambio en la situación del mercado.

• Presión de la competencia.

• Modificación de las condiciones económicas del país.

DETERMINACIÓN DE LAS ÁREAS DEL PROBLEMA POR REORGANIZAR

Para llevar a cabo la reorganización se debe determinar en qué áreas de la empresa está el problema que se quiere arreglar, para eso, el administrador debe llevar a cabo una investigación en todas las áreas funcionales de la empresa y encontrar en cuales está el problema.

Al encontrar las fallas debemos determinar qué cambios debemos implementar en esas áreas para que su funcionamiento y organización sean adecuados para el excelente funcionamiento de la empresa. Ya al determinar eso se debe llevar a cabo un proyecto para realizar la reorganización de tales áreas.

Es importante detectar las áreas con problemas ya que es indispensable aumentar la eficiencia, el desarrollo de las operaciones del organismo para obtener un mejor aprovechamiento de sus recursos.

Tenemos que determinar con precisión las líneas de autoridad para prevenir situaciones como la duplicidad de autoridad, excesiva centralización, que el número de los niveles de autoridad sean demasiados y estructuración difícil de entender. Conseguir una mayor coordinación entre las actividades internas de las unidades administrativas para impulsar una sincronización y armonía de las formas de operar.

Buscar un mayor control de las operaciones que se desarrollan mediante un análisis y evaluación de la información para examinar si lo realizado se apega a lo planeado y en su caso aplicar medidas colectivas. Así cómo definir y agrupar las tareas a realizarse para determinar el fin que se persigue y luego lo necesario para alcanzarlo.

La comunicación debe ser práctica para lograr estar pendiente de las actividades por área, departamentales o interdepartamentales, para esto podemos recurrir a los informes periódicos o bien a se puede crear un recurso digital en cual mantenga al personal de área al tanto de lo que ocurre y de los objetivos de la empresa.

DETERMINACIÓN DE NECESIDADES

Podemos hablar de la determinación de necesidades como una herramienta que no ayuda para la toma de decisiones, nos permite programar y planificar los sucesos basándose en las necesidades que la empresa tenga.

Las necesidades de un tipo de evento se calculan utilizando los datos ya registrados en el sistema. El sistema propone una cantidad específica de eventos que se deben planificar y programar basándose en estos datos, lo que hace la planificación de eventos más eficaz. (Curso administracion1, 2008)

Existen desviaciones o fallas, las cuales podemos diferenciar por sus factores internos o externos según en el ambiente que estas fallas interactúen:

Fallas Internas:

Estas ocurren dentro de la organización misma, podemos decir que en este fallo la organización o empresa es totalmente responsable, entre ellas encontraremos objetivos sin definir o mal definidos, falla en el división del trabajo, deficiencia ya sea como en una área en especifica o en toda la estructura, lenta toma de decisiones, excesivo tramo de control, insuficiencia funcional, deficientes controles, baja productividad, etc.

Fallas Externas:

Las podremos encontrar en un rango superficial o exterior de la empresa, en el cual la empresa u organización no es responsable al 100 % de lo que está pasando, tales casos ocurren cuando el avance tecnológico y científico en insuficiente o nulo, la situación del mercado no es la indicada, sistema económico, político, cultural y social no están en armonía con la misión y visión de dicha empresa.

Para poder solucionar dichas fallas se necesitan de técnicas las cuales serán más o menos oportunas o adecuadas dependiendo de la empresa, dichas técnicas son las siguientes:

La observación: Teniendo contactos muy frecuentes con los principales responsables de la organización y directivos de línea.

Las solicitudes de los responsables de línea: Estas peticiones aparecen de manera formal o informal. Los responsables de la organización, conociendo las lagunas formativas de sus propios colaboradores, requieren la intervención de un proceso de formación.

La entrevista: Es una manera de determinar las necesidades de adiestramiento consistente en deducir, a través de conversaciones con los interesados, las acciones formativas a emprender.

Análisis del contenido de los trabajos desarrollados: Analizando el contenido de los trabajos desarrollados en la organización, descomponiendo el trabajo en sus elementos esenciales e indicar sucesivamente cómo se desarrollará.

Reuniones de grupo: Se pueden utilizar las ventajas derivadas de las reuniones de grupo, las cuales permiten alcanzar conclusiones distintas de aquellas que se derivan de las conclusiones de los participantes individuales. Es necesaria la presencia de un moderador experto para que la reunión sea fructífera y salgan a la luz las necesidades del adiestramiento.

Cuestionarios: Repartiendo un formulario de elección forzada (sí o no) a los empleados; también si se quiere a los clientes.

Valoración de méritos y programación de carreras: Cuando existe un sistema periódico de esta acción, los informes relativos al personal evaluado pueden proporcionar indicaciones útiles acerca de las necesidades de formación.

Análisis de las situaciones anómalas: Las situaciones localizadas en determinadas secciones o departamentos. También pueden ser el material devuelto por defectos, quejas de los clientes...

Comités de adiestramiento: En organizaciones bastante desarrolladas existen comités de este tipo; se crean temporalmente para cuestiones determinadas

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