Requisitos Para Ser Un Proveedor De Franciaas

Preliminares

Requisitos Legales de las Facturas o Documentos Equivalentes Para efectos tributarios la factura y/o documento equivalente de venta debe cumplir con el lleno de los siguientes requisitos:

1. Estar denominada expresamente como factura de venta.

2. Apellidos y nombre o razón social y número de identificación tributaría (NIT) del vendedor o de quien presta el servicio.

3. Apellidos y nombre o razón social del adquirente de los bienes o servicios, cuando éste exija la discriminación del impuesto pagado, por tratarse de un responsable con derecho al correspondiente descuento.

4. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.

5. Fecha de expedición.

6. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.

7. Valor total de la operación.

8. Nombre o razón social y NIT del impresor de la factura.

9. Indicación de la calidad de retenedor de impuestos.

• Todo proveedor debe estar inscrito en el Registro de Proveedores de Empresa de Energia de Pereira

• En el caso de cuentas de cobro cada proveedor debe llevar un consecutivo que debe aparecer registrado en la misma

• Ningún colaborador puede asumir compromisos a nombre de Empresa de Energia de Pereira sin el trámite presupuestal previo, según lo establecido en el procedimiento de presupuesto.

Estas facturas deben cumplir con todos los requisitos legales; deben anexarse los soportes tales corno las actas de recibo a satisfacción de los bienes y/o servicios prestados, y demás que el Interventor considere necesarios para la aprobación de la misma. Debe identificarse en el memorando remisorio de la factura el número del contrato, de la orden de compra o de la orden de servicio, así como el período en el que se prestó el servicio.

Cuando se trate de Materiales o Activos Fijos, debe radicarse también la conformidad expedida por quien haya ordenado las compras y deben incluirse copia del comprobante de ingreso a almacén.

Toda factura entregada a cuentas por pagar se entiende como autorizada para trámite de pago y desde el momento de radicación en cuentas por pagar empieza a contar el plazo de la política de pago. Un pago en un plazo diferente al estipulado anteriormente debe ser autorizado por Tesorería antes de asumir el compromiso.

Procedimiento

• El Interventor radica la cuenta en Cuentas por pagar

• Cuentas por pagar se encargará de verificar que el valor de las actas y demás soportes concuerde con el valor de la factura y los impuestos liquidados, que estén las firmas autorizadas y corroborará que las fechas correspondan al mes en proceso. Si la factura presenta alguna inconsistencia, Cuentas por pagar la devuelve al Interventor con una comunicación escrita (e-mail con el asunto: Devolución Fact xxxx), explicando la causa de su devolución, en cualquier caso, se mantienen los plazos para trámite indicados anteriormente. Si se requiere la anulación de una factura, el proveedor debe en la próxima factura identificar que está reemplazando la factura anulada indicando el número de radicación. Una vez revisadas y aceptadas las cuentas Cuentas por pagar generará los documentos contables.

• Al final del día, Cuentas por pagar entregará a Tesorería un reporte de las Órdenes de Pago generadas junto con los soportes revisados. Tesorería se encargará de verificar que no falte ningún documento original y que la información registrada en la ORPA sea consistente.

• El día siguiente al cierre de recepción de facturas en Cuentas por pagar, los Interventores deben preparar un reporte de las facturas no tramitadas con Cuentas por pagar o aquellos casos en los que el proveedor no entregó factura (El reporte se envía a la Contadora por e-mail con el asunto: Facturas no tramitadas). Este reporte es importante para la causación real del gasto y el adecuado seguimiento del mismo y de nuestra gestión, de esta manera se reduce la variabilidad de la información registrada en los Estados Financieros. Cuando un Interventor no entregue las facturas dentro de los plazos estipulados y la Compañía incurra en algún tipo de costo financiero, Intereses de mora o sanción por incumplimiento de obligaciones tributarias o con proveedores, se cargarán dichos costos a una cuenta de responsabilidad a nombre del Interventor.

• El Auxiliar de Tesorería registra las cuentas por pagar en la plantilla de proveedores del Comité de Tesorería.

• El Gestor de Tesorería programa el Comité de Tesorería los días lunes y lo envía a los miembros del Comité, que generalmente se reúne los miercoles al mediodía y aprueba los pagos de la semana mediante Acta. Se da prioridad a las facturas que hayan sido corregidas, en este caso se tomará en cuenta la fecha de radicación de la factura originalmente radicada, siempre y cuando la causa de correcci6n no sea Imputable al proveedor o contratista, ésta factura se cancelará sin que haya lugar a descuento por pronto pago. En última instancia y teniendo en cuenta el flujo de caja de la Compañía se considerarán las facturas sobre las cuales se ha hecho solicitud de pago anticipado.

• El Auxiliar de Tesorería generará los comprobantes de egreso adjuntando los soportes entregados por Cuentas por pagar.

• El proveedor mediante comunicación escrita podrá solicitar pago

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