SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

CIRCUITO ADMINISTRATIVO 6

COMPRA DE MATERIALES

1.- Quincenalmente el Sector Control de Stock realiza el control de existencias. En los casos que determine que no hay mercadería suficiente, confecciona una Orden de Pedido de Insumos en original y dos copias. El original es enviado al Sector Compras para su tramitación, el duplicado se adjunta a la ficha de stock y la última copia es enviada al Sector Tesorería para su intervención.

2.- Compras recepciona la Orden de Pedido, y consulta en el archivo de proveedores aquellos que pueden satisfacer la falta de estos materiales. Elige a dos de ellos para los que emite la Solicitud de Cotización en original y copia. Envía por correo la Solicitud original y archiva el duplicado junto con la Orden de Pedido.

3.- Recibida la cotización valorizada por el proveedor, Compras extrae del archivo el duplicado de la Solicitud de Cotización y la Orden de Pedido. Con ésta documentación analiza y selecciona una de ellas y preadjudica la compra, sellando la cotización valorizada elegida. Terminada esta operación distribuye de la siguiente forma:

• Original de cotización valorizada preadjudicada al Gerente General.
• Orden de Pedido original se archiva, junto al duplicado de la Solicitud de Cotización preadjudicada
• Se destruye cotización valorizada del proveedor y copia de la Solicitud de Cotización no elegida.

4.- El Gerente General recibe la cotización valorizada preadjudicada, firma para autorizar el pedido de materiales y devuelve la misma a Compras.

5.- El sector de Compras recepciona la cotización valorizada autorizada, emite Nota de Pedido por triplicado y distribuye de la siguiente manera:

• Original al Proveedor,

• Duplicado a Almacenes

• Triplicado se archiva junto con la cotización valorizada autorizada y el resto de documentación de la compra que estaba archivada en el sector.

6.- Almacenes recibe el duplicado de la Nota de Pedido y lo archiva en el bibliorato de pedidos a recibir.

7.- El proveedor recepciona el original de la Nota de Pedido, prepara la mercadería y emite remito en original y 2 copias enviando original y triplicado del remito junto con la mercadería a su cliente. Archiva transitoriamente remito duplicado y nota de pedido.

8.- Almacenes recibe original y triplicado del remito y mercadería enviados por el proveedor, sella ambas copias con sello de recibido y los archiva transitoriamente.

Se solicita:

1. Diseñe el cursograma definiendo previamente los limites del circuito bajo estudio.
2. Confeccione el diagrama en bloque de por lo menos dos de los módulos del circuito.
3. Indique cuales son los errores de control interno que detecta en el procedimiento descripto.

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