Sistemas administrativos

SISTEMAS ADMINISTRATIVOS

Concepto: Sistema es “Un todo organizado y complejo; un conjunto o combinación de cosas o partes que forman un todo unitario o complejo”. Y puede ser definido como una asociación de objetos o funciones unidos por alguna interacción o interdependencia. Son entonces, dos o más factores los que permanecen en alguna relación definida uno con el otro, y entre los que la acción de uno causa una reacción en el otro.

Por otra parte también es un conjunto de elementos interrelacionados, interdependientes o interactuantes. Es un todo organizado o complejo; una combinación de cosas que forman un todo unitario.

El término “sistemas” cubre una gama extremadamente amplia de conceptos. Por ejemplo: tenemos sistemas orográficos, sistemas fluviales y también el sistema solar como parte de nuestro medio circundante. El cuerpo humano es en sí mismo un organismo complejo que incluye los sistemas óseos, circulatorio, nervioso, etc. A diario establecemos contacto con fenómenos tales como sistemas de transporte, sistemas de comunicación y sistemas económicos.

A menudo se describe a la ciencia como un conjunto sistemático de conocimientos; a una ordenación completa de principios o hechos esenciales, dispuestos con una dependencia o conexión racional; un complejo de ideas, principios, leyes, que forman un todo coherente.

Los sistemas son de todas clases y tipos, a menudo se describe a la ciencia como un conjunto sistemático de conocimientos; a una ordenación completa de principios o hechos esenciales, dispuestos con una dependencia o conexión racional; un complejo de ideas, principios, leyes, que forman un todo coherente.

Existen una jerarquía obvia de sistemas que se puede crear, esto es, sistemas, sistemas de sistemas y sistemas de sistemas de sistemas. Un ejemplo puede ser el universo es un sistema de cuerpos celestes que incluyen muchos subsistemas de estrellas denominadas galaxias. Dentro de una de tantas galaxias, la vía láctea, existe el sistema solar, uno de los muchos sistemas planetarios similares. Un organismo es un sistema de partes mutuamente dependientes, cada una de las cuales puede incluir muchos subsistemas. La vida humana está formada de microorganismos que forman sistemas mayores que, a su vez, son subsistemas del organismo considerado como un todo.

L. Von Bertalanffy ha desarrollado unos niveles que considera como una aproximación a la jerarquía fundamental de los sistemas.

LÍMITE DE LOS SISTEMAS. SUBSISTEMAS Y SUPRASISTEMAS

Para aclarar la extensión de un sistema es necesario tener conocimiento de dos nuevos conceptos: los subsistemas y los suprasistemas. Se dijo que un sistema es un conjunto de elementos que mantienen ciertas relaciones entre sí; pero cada uno de esos elementos puede considerarse, a su vez, como un sistema en sí mismo. Por ejemplo, en una organización existen departamentos (contabilidad, producción, ventas, etc.) cada uno de los cuales puede considerarse como un subsistema. En cada departamento, probablemente existen secciones, por ejemplo, en el departamento de ventas podría haber las secciones de ventas al mayoreo, ventas al menudeo, etc., las cuales podrían considerarse como subsistemas de los departamentos. Por otro lado, la organización podría considerarse como un subsistema de la economía nacional (o sea, de un suprasistema). El país puede conceptuarse como un subsistema de un suprasistema (el mundo) aún mayor, y éste, a su vez como un subsistema de un suprasistema: el universo. Entonces, el análisis que desee realizarse sobre las relaciones entre los elementos del conjunto, deberá basarse en una definición de los límites del sistema, esto es, establecer cuáles elementos deberán quedar incluidos dentro del conjunto.

CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS

 SISTEMAS DETERMINÍSTICOS Y SISTEMAS PROBABÍLISTICOS

Es prudente clasificar los sistemas en dos grandes grupos:

Sistemas determinísticos: son aquellos cuyo funcionamiento puede predecirse con toda certeza. El sistema solar, para efectos prácticos, constituye un sistema determinístico pues se puede anticipar, con muchos siglos, su comportamiento.

Sistemas probabilísticos. En estos sistemas existe incertidumbre al respecto. El tamaño o la complejidad del sistema no implican necesariamente, determinismo o probabilidad. una amiba representa un sistema probabilístico pues no puede anticiparse con precisión el derrotero que seguirá dentro de una gota de agua.

Las organizaciones son sistemas probabilísticos, aunque existen vertiginosas fuerzas internas que tiendan a convertirlos en determinísticos. Frecuentemente los mismos miembros de una organización consideran ésta como un sistema determinístico, cosa que puede conducir a decisiones equivocadas. Puede decirse que la incertidumbre permea todas las actividades de la organización, aunque algunas sean más inciertas que otras. Se han creado diversos métodos estadísticos y lógicos que llevan a los administradores a reducir la incertidumbre.

 SISTEMAS ABIERTOS y SISTEMAS CERRADOS

Sistemas abiertos: Cada sistema se encuentra en un medio circundante (suprasistema). De la misma manera que existen relaciones entre diversos elementos del sistema; se dice, entonces, que el sistema es abierto. Lo anterior implica que el sistema recibe ciertas influencias del suprasistema y puede influir también sobre él de alguna manera.

Sistemas cerrados: En esos sistemas no existe intercambio alguno entre el sistema y el suprasistema. Muchos autores piensan que los sistemas cerrados son una ficción, una entidad meramente imaginaria, pues no existe en realidad. Lo mismo podría decirse de los sistemas totalmente abiertos.

Además, cada sistema mantiene ciertas fronteras que especifican los elementos que quedan incluidos dentro del mismo. Dichos límites tienen por objeto conservar la integridad del sistema, evitar que los intercambios con el medio lo destruyan o entorpezcan su actividad. Las organizaciones constituyen, evidentemente, sistemas parcialmente abiertos, en virtud de que existen múltiples interacciones entre ellas y su medio.

 OTRAS CLASIFICACIONES PUEDEN SER LAS SIGUIENTES:

 LOS SISTEMAS FISÍCOS Y LOS SISTEMAS ABSTRACTOS:

 Sistemas físicos son aquellos que existen físicamente, por ejemplo: equipo, maquinaria, herramienta, etc.

 Sistemas abstractos son aquellos que únicamente existen en forma conceptual, en la mente de alguien; por ejemplo: un proyecto en la mente de un investigador, una hipótesis, un plan o una idea.

 LOS SISTEMAS NATURALES Y LOS SISTEMAS ELABORADOS

Esta segunda categoría separa a los sistemas de acuerdo con su origen:

 Sistemas naturales son aquellos creados por la naturaleza, es decir, aquellos que se desarrollan de un proceso natural; por ejemplo: el clima, el ambiente, etc.

 Sistemas elaborados son aquellos creados por el hombre; por ejemplo: máquinas, teléfonos, etc.

 LOS SISTEMAS DE HOMBRES Y MÁQUINAS

Son aquellos integrados por hombres y máquinas cuya combinación tiene por objeto transformar algo, producir algún producto o servicio para satisfacer una necesidad. La función de cada humano como de cada máquina está claramente determinada. Interesan los humanos y las máquinas desde el punto de vista de la función que desarrollan dentro del sistema y no como entidades totalmente independientes.

Las funciones que desarrollan los humanos dentro del sistema son muy variadas; pueden variar desde la transformación de materia prima con herramientas básicas, pasando por la operación de maquinaria automática y supervisión de gente, hasta la dirección, control y toma de las decisiones más trascendentales del sistema.

 SISTEMAS DE PRODUCCIÓN

Desde el punto de vista de la producción se pueden clasificar los sistemas en dos grandes clases:

• En procesos: por medio de un proceso común se elaboran todos los productos.

• En órdenes: cada lote de productos diferentes sigue un proceso especial.

COMUNICACIÓN

Cada sistema parcialmente abierto recibe influjos (denominados estímulos; si van a ser transformados por el sistema, insumos) de su medio circundante a través de vías específicas llamadas entradas. Por ejemplo: una fábrica recibe en sus almacenes materia prima. El almacén constituye una entrada y la materia prima, un insumo.

El sistema influye, con sus reacciones o respuestas (denominadas también resultados, si es que son producto de cierta transformación) sobre el medio, empleando vías específicas denominadas salidas. Una compañía telefónica, por ejemplo, otorga un servicio (resultado) a sus clientes: cada aparato telefónico es una salida del servicio.

El intercambio de estímulos y de reacciones entre el sistema y su medio circundante así como entre los diversos elementos del sistema se denomina comunicación. La comunicación es fundamental para la vida del sistema. En última instancia, si el sistema interrumpe la comunicación con su suprasistema, tiene asegurada la muerte, sin embargo, esta es una situación muy drástica. Lo más frecuente es que el sistema no tenga suficientes entradas; de tal manera, que no le llega toda la información necesaria; por ejemplo: en una organización nadie se ocupa de recibir información sobre las nuevas disposiciones legales, o sobre la situación

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