Los sistemas administrativos

Unidad 4

Los sistemas administrativos tienen por objeto lograr que la estrategia se concrete en acciones. Cuando se diseña y formaliza un proceso relacionado con las transacciones básicas de una organización atendiendo a criterios de efectividad, eficiencia y seguridad, hablamos de un tipo particular de sistema administrativo. Denominados “sistemas operativos”.

ya sea que los procesos sean manuales o electrónicos, siempre será necesario el diseño de los sistemas administrativos considerando los diversos aspectos relacionados con las responsabilidades de quienes intervienen en los distintos pasos, las validaciones que permitirán verificar el cumplimiento de requisitos de control, los documentos/registros que soportarán la operatoria, el archivo de los mismos. Todos estos aspectos deberán ser definidos en el momento del diseño del proceso, de manera que los mismos estén contemplados y le otorguen mayor seguridad. Una vez que estos puntos están definidos, entonces sí se podrá elegir la herramienta por la cual se llevará a cabo el circuito respectivo pudiéndose realizar en forma manual o electrónica.

Abastecimiento

El proceso o sistema de Abastecimiento es a través del cual la organización logra abastecerse de sus insumos y materias primas para la puesta en marcha de las actividades del proceso de producción. También esta incluido las instalaciones, maquinarias, etc.

Política de compras

La política de compras puede contemplar distintas modalidades:

Directa: se da cuando no es necesario solicitar más de una cotización ya

que por cuestiones de tiempo o por tratarse de montos pequeños, no amerita que se soliciten distintos presupuestos a diversos proveedores.

Pedido de cotizaciones: se piden varios presupuestos a distintos proveedores.

Licitación privada: se solicita más de un presupuesto, pero llevando a cabo un proceso de licitación en forma privada.

Licitación pública: se solicita más de un presupuesto llevando adelante un

proceso de licitación pública, es decir, publicando un aviso en los medios de

comunicación.

Fondo Fijo: se trata de un mecanismo a través del cual se entrega una

suma de dinero a un sector o cargo determinado, a los efectos de que pueda realizar gastos en forma directa sin necesidad de solicitar autorización para ello.

Descripción del proceso

1. Detección de la necesidad de mercaderías: Almacenes detecta la falta de existencias luego de la verificación del stock, por lo que solicita a Compras la adquisición de las mismas.

2. Solicitud de cotización: Compras solicita cotización a más de un proveedor.

3. Adjudicación de la compra: luego de comparar las cotizaciones recibidas, adjudica la compra al proveedor que reúna los requisitos exigidos.

4. Emisión de Orden de Compra: Compras emite la Orden de Compra conteniendo el detalle de la mercadería a adquirir. Solicita autorización de la

compra según matriz de autorizaciones. Luego deberá enviar copias de la Orden de Compra al Proveedor, Almacenes y a Cuentas a Pagar.

5. Recepción de la mercadería: Almacenes recibe la mercadería acompañada del Remito del proveedor. Debe controlar la identidad de los productos recibidos, las cantidades y, cuando corresponda, la calidad.

Tanto en el Remito como en el Parte de Recepción debe asentar la conformidad de la recepción y enviar ambos documentos a Cuentas a Pagar.

6. Registración Contable: Cuentas a Pagar con la documentación recibida realiza el correspondiente asiento contable, el cual luego es confirmado por

Contabilidad.

Producción

Descripción del proceso

1. Planificación de la producción: Planeamiento de la Producción elabora a partir del pronóstico de ventas, el programa de producción semanal, estableciendo las características de los productos a elaborar, las materias primas.

2. Solicitud y entrega de materiales: Producción, en base al programa de producción, emite el pedido de materiales y lo envía a Almacenes.

3. Realización del proceso productivo: el mismo se desarrolla de acuerdo a las características técnicas que posea cada proceso. A medida que se fueron elaborando los productos se generó información relacionada a las materias primas ingresadas, productos semielaborados, productos elaborados, desechados y desperdicios; esta información se debe ir registrando en un Parte de Producción o directamente en un sistema informático. Una vez culminado el proceso Producción envía al Depósito o Almacén los productos terminados junto con el programa de producción semanal y el Parte de Producción, incluyendo en el mismo la información arriba mencionada más el tiempo real insumido en la fabricación de los artículos.

4. Control de calidad: durante el desarrollo del proceso deben realizarse los controles de calidad de los productos semielaborados, con el objetivo de

detectar cualquier tipo de desvío con relación a las especificaciones del

producto que hayan sido establecidas.

En el caso de los controles en otro sitio, se realizan a través de la extracción de muestras de los productos semielaborados para su análisis posterior en un laboratorio dispuesto para tal fin. Es muy importante el análisis de los datos provenientes de estos controles, para lo cual se utilizan herramientas relacionadas con el Control Estadístico de los Procesos.

5. Almacenamiento de los productos terminados: Depósito asienta en el inventario el ingreso de la mercadería. Se envía información a Contabilidad sobre los productos terminados.

6. Valuación/Registración de los productos terminados: Contabilidad valúa la mercadería, asentando en el stock valorizado.

Ventas

A través del sistema operativo de Ventas, la organización lleva a cabo todas

las tareas referidas a la puesta a disposición del cliente de los productos que

comercializa la misma.

Se vinculan con este proceso todas las actividades que la organización realice relacionadas con los clientes. Por este motivo se incluye:

• Desarrollo de Negocios.

• Actividad de Ventas

• Atención al Cliente o Gestión de Quejas y Reclamos.

• Actividades de Call Center.

Descripción del proceso

1. Venta del producto: el Vendedor efectúa las acciones de venta y negociación a efectos de la generación de la venta del producto.

2. Recepción del pedido del cliente: Administración de Ventas recibe el pedido del cliente y consulta el estado de la cuenta

De resultar correcta la verificación, emite una nota de pedido y la envía a Almacenes.

3. Preparación del pedido: Almacenes consulta por pantalla la existencia de la mercadería solicitada y, de existir, prepara el pedido. Luego lo envía a

Logística o Distribución.

4. Entrega del pedido: Logística o Distribución registra la entrega y la envía al cliente junto con el Remito. Solicita la conformidad del cliente en el Remito, el cual lo devuelve a Facturación.

5. Emisión de la Factura: Facturación con el Remito conformado consulta

la lista de precios y emite la Factura. Envía original al cliente y la copia a

Contabilidad.

6. Registración contable: Contabilidad realiza la correspondiente registración contable.

Finanzas

El sistema financiero tiene por objetivo administrar el capital invertido por los accionistas y los flujos de fondos (ingresos y egresos) que se producen por el desarrollo de las actividades de la organización. Estos flujos se originan en la cobranza de los montos generados por la venta de los bienes y/o servicios, y los egresos por el pago de las obligaciones contraídas por la organización.

Cobranzas

Este sistema operativo posibilita que la organización reciba su retribución en

dinero por los productos (bienes o servicios) provistos a sus clientes o usuarios.

Se incluyen en este proceso todas aquellas cobranzas o recaudación de

dinero proveniente de la venta de los bienes que produce o los servicios prestados.

Descripción del proceso

1. Detección de cobranzas en término: Cobranzas detecta los cobros que se encuentran en condiciones de realizarse en función de los vencimientos de las Facturas.

2. Efectivización de la cobranza: el Cobrador recibe los valores que le entrega el cliente y confecciona el comprobante de la recepción

Diariamente se presenta en Tesorería y entrega los valores recibidos y las

copias de los comprobantes, además del listado de cobranzas.

3. Control de la cobranza: Tesorería controla la cobranza realizada, de manera que se corresponda lo detallado en el listado de cobranza con los valores y el comprobante.

4. Liquidación de las cobranzas: al finalizar el día Tesorería confecciona una planilla de caja diaria por duplicado tomando como base los valores recibidos y los comprobantes de cobro. Los valores son depositados en el Banco

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