SISTEMA ADMINISTRATIVO

INTRODUCCIÓN

Los sistemas administrativos son considerados las herramientas básicas de cualquier organización. Cuando son bien concebidos; gracias a ellos, las actividades administrativas pueden fluir normalmente.

La utilización de sistemas administrativos parece ser la metodología más adecuada para el logro de los objetivos centrales de cualquier organización. No se puede decir que el buen rendimiento, habilidad para gerenciar, lograr nuevos negocios y crecimiento de una organización, etc. se debe a la casualidad, sino que depende en gran parte de la planeación y diseño de los sistemas administrativos y de información como base fundamental en todo proceso de decisiones.

La rapidez con que se producen los cambios, ya sean sociales, ambientales, tecnológicos, etc., conllevan a las organizaciones a idear sistemas administrativos más dinámicos, más fluidos y flexibles que permitan romper con la perpetuidad de las estructuras organizacionales y procedimientos tradicionales con el fin de lograr valores programáticos que permitan la integración de insumos complejos, tanto internos como externos.

En la actualidad, la mayoría de las organizaciones modernas apuestan al desarrollo de sistemas administrativos que le permitan hacer frente a la complejidad y multiplicación de las operaciones en forma bastante efectiva.

Es por ello que en esta oportunidad se definen todos aquellos ámbitos en donde se desarrolla un Sistema Administrativo, su computarización y otras características importantes de la misma.

CONCEPTO DE SISTEMA

Un sistema es un conjunto de partes o acontecimientos que son interdependientes entre sí e interaccionan, por lo que puede ser considerado como un todo sencillo, es decir, llamamos sistemas a los conjuntos compuestos de elementos que interactúan.

CONCEPTO E IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS COMPUTARIZADOS

Los administradores como otras personas que toman decisiones y tienen actividades en la parte administrativa o humanista de una organización deben tener información útil sobre los resultados del desempeño para así planear, apoyar y tomar medidas adecuadas, de aquí se basa la importancia que los sistemas de administrativos computarizados ofrecen a las organizaciones disminuyendo y trivializando los trabajos de una empresa.

Toda actuación administrativa se apoya en el uso de información, la cual sienta las bases para el proceso de toma de decisiones, no es secreto que la tanto la tecnología como la capacidad de los seres humanos ha ido aumentando por el adiestramiento de nuevos sistemas, que ha podido, mejorar la eficiencia y eficacia de los trabajos administrativos.

Un sistema administrativo computarizado es un conjunto de partes interdependientes por medio de una computadora que actúan en forma conjunta para llevar a cabo una función determinada, que forma un todo unitario y que tiene un objetivo específico, estos están a su vez creados con el fin de dar apoyo a los sistemas administrativos.

¿QUE ES UN SISTEMA DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVO?

EL SISTEMA DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA (S.I.A)

Antes de lograr definir que es un S.I.A debemos conocer las siguientes definiciones:

Los datos: Son los hechos primarios, básicos, como las figuras y otros símbolos usados para representar a personas, hechos, conceptos, etc. Un Dato es un elemento cualquiera, identificado en su forma bruta, que por si solo no conduce a comprender un hecho o situación determinados.

Información: Es el conjunto de datos ordenados y analizados, lo cual confiere significado y utilidad para tomar decisiones y resolver problemas.

Sistema de información: Recopila, organiza y distribuye datos, de modo que estos adquieren significado como información.

DEFINICIÓN DE (S.I.A):

A continuación se dan algunas definiciones sobre lo que es un sistema de información administrativa.

Según Murdick (1998), un S.I.A es:

"El sistema que examina y recupera los datos provenientes del ambiente que captura los datos a partir de las transacciones y operaciones efectuadas dentro de la empresa que filtra, organiza y selecciona los datos y los presenta en forma de información a los gerentes, proporcionándoles los medios para generar la información"

Para Bocehino (1987), un S.I.A es:

"Los canales de flujo de transformación que retroalimentan datos de operaciones para análisis, decisiones administrativas y aplicaciones, para poder ejercer control, con el fin de que la organización alcance sus objetivos"

Para nosotros, sin embargo, un S.I.A es la combinación de equipos de comunicación y otros dispositivos diseñados para manejar datos. Un sistema de información administrativa totalmente automatizado recibe, procesa y almacena los datos; transfiere la información conforma la necesita; produce informes y copias según sea el requerimiento.

De acuerdo con las anteriores definiciones, El S.I.A es el proceso de transformar los datos en información de calidad, que permite a los administradores tomar decisiones, resolver problemas y cumplir con sus funciones/operaciones en forma eficiente y eficaz.

CARACTERÍSTICAS DEL (S.I.A)

1. Comprensibilidad: Debe ser elaborado en forma correcta y contener términos y símbolos adecuados para que el receptor lo interprete debidamente.

2 Confiabilidad: Es necesario quesea preciso, congruente con el hecho, real y comprobable desde la fuente y todo el proceso de transmisión.

3. Relevancia: Debe ser esencial para el área de responsabilidad de actuación del administrador.

4. Integridad: Tiene que contener los hechos que el administrador necesita para tomar decisiones y resolver problemas.

5. Concisión: Debe omitir materias ajenas al asunto, resumir la información clave y dejar a un lado los detalles y los datos que no tienen relación con el sistema de información administrativa.

6. Oportunidad: Tiene que estar disponible en el momento en que sea necesaria para la actuación del administrador, pues anticipada podría ser olvidada o mal usada, y retrasada no tiene valor.

7. Calidad: razonable, para su procesamiento y es el grado de precisión con el cual la información

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