Servicios Generales (SG ) en Migdal

Servicios Generales (SG ) en Migdal

Actualmente existe personal que realiza actividades de SG de manera aislada en los diferentes pisos del corporativo, como resultado de una necesidad, sin embargo algunos de estos no se les ha dado importancia para que funciones de manara efectiva y coordinada.

Estas áreas se encargan de proporcionar los servicios que requiere la organización en materia de; archivo, mobiliario de oficina, papelería, intendencia, vigilancia, mensajería, mantenimiento y cafetería entre otros.

Servicios Generales en la empresa moderna:

Los SG en la empresa moderna, cobra cada día mayor importancia, hasta hace unos años era considerado la cenicienta de la organización, pero cada día se hace más indispensable para el funcionamiento de las empresas grandes o medianas, hasta el punto que se hace necesario elevarla de nivel, ya que es el apoyo logístico para las actividades de los distintos departamentos de la organización.

Como también es cierto este departamento crece según va creciendo la organización.

• ¿pero de qué forma ha crecido?
• ¿Quién ha dirigido estas labores?¡
• ¿Cómo se han formado los departamentos de SG?
• ¿Por qué se hace necesario tener personal de SG?
• ¿Por qué surge la necesidad de hacerlos más eficientes?
• ¿en que contribuye los SG al funcionamiento optimo de la empresa? ¿reduce gastos?

Estas y otras preguntas se hacen quienes han tenido esta responsabilidad de dirigir este departamento en la organización, y se han encontrado con el desastre administrativo más grande,

• que nadie sabe nada
• donde está que, hay inventarios controles o evidencias
• se hizo, cuando se realizo, que fue lo que se hizo o se dejo de hacer
• donde está la información de los proveedores, quien los contrato y bajo que esquema
• facturas y pare de contar

Además por ser la cenicienta, también los recursos son escasos, ya que para los demás estos no son necesarios, pero a la hora de pedir cuentas salimos muy mal parados, y trabajamos con las uñas.  Y entre otras cosas, de todo lo malo el culpable es directamente el administrador.

Podemos definir a los SG: como el apoyo de logístico de la organización. El cual interactúa con el cliente final (llámese cliente final a todos los miembros que conforman la organización, y visitantes) a manara de garantizar que el ambiente de trabajo se desarrolle en forma organizada, eficiente, en armonía y estimule al trabajador a la excelencia, a la empresa mostrar su calidad y prestigio.

Los SG son un elemento importante en la organización, ya que de su buen trabajo dependen que los demás hagan el suyo más eficiente, sobretodo en cuidar todos los detalles, de manera que el empleado se sienta cómodo y bien atendido en sus necesidades, (no confundir necesidades con caprichos), para ello se da a conocer en la organización cuales son las responsabilidades de los SG, haciendo entender que el personal de SG, no es el sirviente de un particular, para esas Actividades individuales. 

Centralización de SG en una sola persona o área beneficiara a la empresa:[pic 1]

• Definir y clarificar los servicios que hay en materia de SG
• Objetivos funciones
• Manejo de un presupuesto claro y controlado para dar estos servicios.
• Indicadores SG que permitan clarificar controlar y ahorrar recursos
• Programas anuales:

• mantenimiento correctivo y preventivo
• seguridad industrial en la oficina
• Políticas de uso de mobiliario y aprovechamiento de espacios.

• Supervisar la calidad y cumplimiento de los servicios contratados y adquiridos a terceros
• Mejor organización de lo que no es controlado
• Mejor imagen de la empresa

SG en Migdal

SG en la empresa moderna

Preguntas sobre el servicio de SG

Objetivos

Funciones referencia

El Departamento de SG tiene como objetivo atender de forma coordinada una serie de funciones de carácter no administrativo que permitan que las oficinas de Migdal Arquitectos disfruten de un adecuado funcionamiento de su infraestructura.

• Elaborar el Programa Anual de Mantenimiento Preventivo y Correctivo al mobiliario, equipo de oficina.
• Realizar el servicio de mantenimiento en instalaciones eléctrica, extractores, telefónicas, etc.
• Verificar que la contratación de servicios, se realicen con estricto apego a los objetivos de la empresa.
• Contratar los servicios de vigilancia profesionalizada que permita otorgar la seguridad e integridad requerida en las instalaciones, bienes, equipo, personal  y visitantes en general.
• Proporcionar a las instalaciones, el servicio de aseo y limpieza necesarios que permitan la realización de las actividades en un ambiente salubre.
• Efectuar la contratación y vigilar de servicios especializados que permita proporcionar el mantenimiento preventivo y correctivo de equipo especializado de fotocopiado y de oficina en general.

FUNCIONES, ACTIVIDADES Y/O TAREAS

1. Coordina y supervisa las actividades sde SG
2. Instruye al personal en el trabajo a realizar.
3. Solicita cotizaciones para compras de materiales específicos.
4. Realiza pedidos de material de limpieza, equipos de oficina y bienes de consumos que se requieran.
5. Compra materiales de limpieza y equipos de oficina que se requieran en la dependencia.
6. Planifica y coordina las actividades de suministro de materiales y equipos de trabajo.
7. Distribuye para cada unidad el material de limpieza, equipos de trabajo y demás bienes de consumo que las mismas requieren.
8. Supervisa el mantenimiento de equipos y mobiliario de la org.
9. Solicita presupuesto para la construcción de trabajos menores de albañilería, electricidad, plomería y herrería.
10. Planifica y supervisa el mantenimiento de las diferentes áreas de la dependencia.
11. Lleva el control del presupuesto de la unidad.
12. Supervisa y controla la administración de comedores.
13. Supervisa los diversos trabajos y obras de los contratistas.
14. Supervisa las áreas del cafetín y expendios de comidas de la dependencia.
15. Elabora órdenes de servicios de mantenimiento.
16. Maneja y repone el fondo de trabajo asignado a la unidad.
17. Toma decisiones en base a trabajos a ejecutar.
18. Aplica correctivos en caso necesario a trabajos realizados en la unidad.
19. Autoriza el despacho de las requisiciones internas de materiales de oficina y de limpieza.
20. Vela por el cumplimiento de los contratos y otros servicios de la Institución.
21. Asiste y participa en reuniones y comisiones de trabajo.
22. Realiza inventarios de equipos y materiales de trabajo y de limpieza.
23. Custodia el depósito de materiales y equipos.
24. Solicita transporte para el traslado de personal, de materiales y equipos al depósito.
25. Elabora correspondencia, memorándum, informes, oficios o cualquier otro documento de la unidad a su cargo.
26. Atiende reclamos por cualquier irregularidades detectada en las labores de vigilancia y las reporta a la unidad que les compete.
27. Reporta a su superior inmediato sobre la ejecución de los trabajos realizados por la unidad.
28. Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización.
29. Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
30. Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.

Los SG tendiran ventajas

Centraliza toda la información referente a los servicios integrados de SG ( CSG )

• controlar
• Planificar
• vigilar
• Supervisar

Permite una planificación presupuestaria

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