Sistema de información contable

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CAPÍTULO 3

SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE

OBJETIVOS DEL APRENDIZAJE

Después de estudiar este capítulo, debe ser capaz para

1. Comprender la ecuación fundamental de la contabilidad financiera.

2. Comprender la ecuación del balance general.

3. Interpretar el efecto de las transacciones.

4. Comprender los mecanismos de la partida doble y el proceso de registración.

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1. INTRODUCCIÓN

Tal como habíamos mencionado en el Capítulo 1 nuestro objetivo es el uso de la información que proporciona los estados financieros, es decir, el producto de la contabilidad financiera en un medio ambiente “corporativo”, esto es de sociedades anónimas que están habilitadas para cotizar sus acciones o deudas en el mercado de valores. Aunque nuestro propósito es subrayar el uso de la información financiera, en este capítulo expondremos algunas ideas generales sobre la construcción de los estados financieros explicando en forma específica los fundamentos de la medición expuestos en el capítulo anterior. Exploraremos dos aspectos. Primero, necesitamos comprender cómo las transacciones u operaciones son registradas y ordenadas sistemáticamente al efecto de preparar los estados financieros. Para ello, en nuestro ejemplo utilizaremos un limitado uso de transacciones para facilitar la comprensión del método de la partida doble. Segundo, al efecto de conocer cómo son construidos los estados financieros en función de las transacciones individuales, puesto que nuestro deseo es comprender más acerca de las propiedades de los estados financieros y la relación entre ellos.

El sistema de recolectar y procesar los datos de las transacciones y diseminar la información financiera a las partes interesadas es conocido como el sistema de información contable.

Los sistemas de información contable varían ampliamente de una empresa a otra. Los factores que dan forma a estos sistemas son la naturaleza del negocio y las transacciones en las que participa, el tamaño de la empresa, el volumen de los datos que deben ser manejados, y las demandas de información que la gerencia y otros colocan sobre el sistema.

1. TERMINOLOGÍA BÁSICA

La contabilidad financiera se basa en un conjunto de conceptos para identificar, registrar, clasificar, e interpretar las transacciones y los otros eventos que  se  relacionan con  las

empresas. Es importante comprender la terminología básica empleada en la recolección de los datos contable.

Asientos de ajuste. Los asientos efectuados al final del periodo contable para llevar todas las cuentas al día sobre una base contable devengada con el propósito de que puedan ser preparados correctamente los estados financieros.

Asientos de cierre. El proceso formal por el que todas las cuentas temporales son reducidas a cero y el beneficio o pérdida neta es determinado y transferido a una cuenta de participación de los propietarios, también conocido como "Cierre del libro mayor", "Cierre de libros", o simplemente "de cierre".

Balance de comprobación. Una lista de todas las cuentas abiertas en el libro mayor y sus saldos. Un balance de comprobación después de efectuados todos los ajustes de cierre se denomina balance de comprobación ajustado. Un balance de comprobación inmediatamente después de registrados los asientos de cierre y mayorizados es designado como el balance de comprobación de cierre. Un balance de comprobación podría presentarse en cualquier momento.

Cuenta. Un acuerdo sistemático que acumula las transacciones y los otros eventos. Una cuenta distinta es guardada para cada activo, pasivo, ingresos, gasto y la participación de los propietarios.

Cuentas permanentes y temporales. Las cuentas permanentes (reales) son cuentas de activo, pasivo y de participación; aparecen en el balance general. Las cuentas temporarias (nominales) son las cuentas de ingresos, gastos, y de dividendos. Excepto los dividendos, dichas cuentas aparecen en el estado de resultados. Las cuentas temporales son cerradas periódicamente; por las cuentas permanentes que quedan siempre abiertas

Diario. El libro que registra inicialmente los asientos originales de las transacciones y otros eventos seleccionados. Los distintos importes provenientes de la registración de las transacciones y otros eventos son transferidos al libro mayor.

Estados financieros. Los estados que reflejan la recolección de los datos contables, la tabulación, y el resumen final. Cuatro estados financieros son conocidos actualmente : (1) el balance general, que indica la situación financiera de la empresa al final de un periodo, (2) el estado de resultados, que mide los resultados de las operaciones durante el período, (3) el estado de flujos de efectivo, que informa sobre el efectivo proveído y usado por las actividades operativas, de Inversiones, y financieras durante el período, y (4) el estado de evolución de la participación (patrimonio neto), que reconcilia el saldo de los resultados no asignados del comienzo y el fino del periodo. En el futuro surgirá un concepto de beneficio global que puede incorporar tanto el estado de resultados corriente con otras cuentas que generan ganancias y pérdidas que no se registran en este último estado, por ejemplo, las ganancias o pérdidas por tenencia.

Evento. Un suceso de lo sucedido. Un evento es el origen o la causa de los cambios en

activos, pasivos y la participación en general. Los eventos podrían ser externos o internos.

Eventos internos: Son aquellos que generalmente no surgen de transacciones, como por ejemplo la registración de las depreciaciones.

Libro mayor. El libro (o la base de datos electrónicos1) contiene las cuentas. Cada cuenta tiene generalmente una página distinta. Un libro mayor general es la colección de todas las cuentas que representas activos, pasivos, participación de los propietarios, ingresos, y gastos. Un libro mayor subsidiario contiene los detalles en particular relacionados con una cuenta del libro mayor general.

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