Sistema de información contable

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CAPÍTULO 3

SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE

OBJETIVOS DEL APRENDIZAJE

Después de estudiar este capítulo, debe ser capaz para

1. Comprender la ecuación fundamental de la contabilidad financiera.

2. Comprender la ecuación del balance general.

3. Interpretar el efecto de las transacciones.

4. Comprender los mecanismos de la partida doble y el proceso de registración.

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1. INTRODUCCIÓN

Tal como habíamos mencionado en el Capítulo 1 nuestro objetivo es el uso de la información que proporciona los estados financieros, es decir, el producto de la contabilidad financiera en un medio ambiente “corporativo”, esto es de sociedades anónimas que están habilitadas para cotizar sus acciones o deudas en el mercado de valores. Aunque nuestro propósito es subrayar el uso de la información financiera, en este capítulo expondremos algunas ideas generales sobre la construcción de los estados financieros explicando en forma específica los fundamentos de la medición expuestos en el capítulo anterior. Exploraremos dos aspectos. Primero, necesitamos comprender cómo las transacciones u operaciones son registradas y ordenadas sistemáticamente al efecto de preparar los estados financieros. Para ello, en nuestro ejemplo utilizaremos un limitado uso de transacciones para facilitar la comprensión del método de la partida doble. Segundo, al efecto de conocer cómo son construidos los estados financieros en función de las transacciones individuales, puesto que nuestro deseo es comprender más acerca de las propiedades de los estados financieros y la relación entre ellos.

El sistema de recolectar y procesar los datos de las transacciones y diseminar la información financiera a las partes interesadas es conocido como el sistema de información contable.

Los sistemas de información contable varían ampliamente de una empresa a otra. Los factores que dan forma a estos sistemas son la naturaleza del negocio y las transacciones en las que participa, el tamaño de la empresa, el volumen de los datos que deben ser manejados, y las demandas de información que la gerencia y otros colocan sobre el sistema.

1. TERMINOLOGÍA BÁSICA

La contabilidad financiera se basa en un conjunto de conceptos para identificar, registrar, clasificar, e interpretar las transacciones y los otros eventos que  se  relacionan con  las

empresas. Es importante comprender la terminología básica empleada en la recolección de los datos contable.

Asientos de ajuste. Los asientos efectuados al final del periodo contable para llevar todas las cuentas al día sobre una base contable devengada con el propósito de que puedan ser preparados correctamente los estados financieros.

Asientos de cierre. El proceso formal por el que todas las cuentas temporales son reducidas a cero y el beneficio o pérdida neta es determinado y transferido a una cuenta de participación de los propietarios, también conocido como "Cierre del libro mayor", "Cierre de libros", o simplemente "de cierre".

Balance de comprobación. Una lista de todas las cuentas abiertas en el libro mayor y sus saldos. Un balance de comprobación después de efectuados todos los ajustes de cierre se denomina balance de comprobación ajustado. Un balance de comprobación inmediatamente después de registrados los asientos de cierre y mayorizados es designado como el balance de comprobación de cierre. Un balance de comprobación podría presentarse en cualquier momento.

Cuenta. Un acuerdo sistemático que acumula las transacciones y los otros eventos. Una cuenta distinta es guardada para cada activo, pasivo, ingresos, gasto y la participación de los propietarios.

Cuentas permanentes y temporales. Las cuentas permanentes (reales) son cuentas de activo, pasivo y de participación; aparecen en el balance general. Las cuentas temporarias (nominales) son las cuentas de ingresos, gastos, y de dividendos. Excepto los dividendos, dichas cuentas aparecen en el estado de resultados. Las cuentas temporales son cerradas periódicamente; por las cuentas permanentes que quedan siempre abiertas

Diario. El libro que registra inicialmente los asientos originales de las transacciones y otros eventos seleccionados. Los distintos importes provenientes de la registración de las transacciones y otros eventos son transferidos al libro mayor.

Estados financieros. Los estados que reflejan la recolección de los datos contables, la tabulación, y el resumen final. Cuatro estados financieros son conocidos actualmente : (1) el balance general, que indica la situación financiera de la empresa al final de un periodo, (2) el estado de resultados, que mide los resultados de las operaciones durante el período, (3) el estado de flujos de efectivo, que informa sobre el efectivo proveído y usado por las actividades operativas, de Inversiones, y financieras durante el período, y (4) el estado de evolución de la participación (patrimonio neto), que reconcilia el saldo de los resultados no asignados del comienzo y el fino del periodo. En el futuro surgirá un concepto de beneficio global que puede incorporar tanto el estado de resultados corriente con otras cuentas que generan ganancias y pérdidas que no se registran en este último estado, por ejemplo, las ganancias o pérdidas por tenencia.

Evento. Un suceso de lo sucedido. Un evento es el origen o la causa de los cambios en

activos, pasivos y la participación en general. Los eventos podrían ser externos o internos.

Eventos internos: Son aquellos que generalmente no surgen de transacciones, como por ejemplo la registración de las depreciaciones.

Libro mayor. El libro (o la base de datos electrónicos1) contiene las cuentas. Cada cuenta tiene generalmente una página distinta. Un libro mayor general es la colección de todas las cuentas que representas activos, pasivos, participación de los propietarios, ingresos, y gastos. Un libro mayor subsidiario contiene los detalles en particular relacionados con una cuenta del libro mayor general.

Mayorización. El proceso de transferir los hechos esenciales y las cifras del asiento del libro diario a las cuentas del libro mayor.

Transacción. Un evento externo involucra una transferencia o el intercambio entre dos ó más entidades o partes.

1. DÉBITOS Y CRÉDITOS

Los términos débito y crédito se refieren a los lados izquierdos y derechos de una cuenta del libro mayor general, respectivamente. Estos términos no representan incremento o disminución.

Los términos débito y crédito son usados repetidamente en el proceso de registración al efecto de describir dónde son efectuados los asientos. Por ejemplo, el acto de introducir un importe en el lado izquierdo de una cuenta es llamado debitar la cuenta, y efectuar un asiento sobre el lado derecho es acreditar en la cuenta. Cuando los totales de los dos lados sean comparados, una cuenta tendrá un saldo deudor si el total de los importes debitados excede los importes acreditados. A la inversa, si una cuenta tiene un saldo acreedor, los importes acreditados exceden los importes debitados. El procedimiento de registrar los débitos a la izquierda y los créditos a la derecha es una costumbre contable. Podíamos funcionar sólo también si débitos y créditos fueran invertidos. Sin embargo, la costumbre de tener los débitos del lado izquierdo de una cuenta y los créditos en el lado derecho (como la costumbre de conducir un automóvil en la carretera por el lado derecho) ha sido adoptada en Argentina. Esta regla es aplicable a todas las cuentas.

La igualdad de débitos y créditos suministra la base para el sistema por partida doble de registro de las transacciones. Bajo el sistema de partida doble universalmente usado el efecto dual de cada transacción es registrado en sus cuentas correspondientes. Este sistema suministra un método lógico para el registro de las transacciones. También brinda un medio de demostrar la exactitud de los importes registrados. Si cada transacción es registrada con débitos iguales y créditos, entonces la suma de todos los débitos a las cuentas debe ser igual

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1 .La mayoría de las empresas usan sistemas de software contable en lugar de sistemas manuales. El software permite que los datos sean ingresados en una base de datos y luego posteriormente los distinto informes pueden ser generados como el libro diario, balances de comprobación, libros mayores, y estados financieros.

a la suma de todos los créditos.

Cuadro 3-1[pic 6]

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Toda cuenta de activo y gastos se incrementan en la parte izquierda (o en la parte de débito) y disminuyen en la parte derecha (o parte del crédito). A la inversa, toda cuenta de pasivo o cuenta de ingresos se incrementan en la parte derecha (o se incrementa el crédito) y disminuye en la parte izquierda (o disminuye el débito). Las cuentas de participación, como el capital suscrito y resultados no asignados se incrementan en la parte del crédito, mientras los dividendos se incrementan en la parte del débito. Las pautas básicas para un sistema contable son presentadas en el Cuadro 3-1.

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