Sistemas, Administración e Información

Tema 1: Sistemas

1. Definición de sistemas: Conjunto de partes interrelacionadas e interdependientes  para lograr un objetivo en común.

1. Definición de subsistemas: Sistema dentro de otro sistema.

1. Tipos de sistemas

1. Sistema Abierto: Es aquel sistema que evoluciona y se adapta constantemente. Tiene una relación de dependencia con el medio ambiente, con el cual realiza un intercambio constante.
2. Sistema Cerrado: Aquel sistema que es programado, determinístico, tienen un comportamiento fijo, rítmico y sin variaciones.  

1. Homeóstasis: Propiedad de un sistema que define su nivel de respuesta y de adaptación al contexto. Es la tendencia de un sistema a la supervivencia dinámica.

1. Entropía: Desgaste que el sistema presenta por el transcurso del tiempo. Movimiento de los sistemas a la desorganización y a la muerte.

1. Simbiosis:  Relación íntima de organismos

1. Teoría General de Sistemas:

Tiene tres premisas:

1. Los sistemas existen dentro de sistemas (Subsistemas – Suprasistemas)
2. Los sistemas son abiertos (Retroalimentación)
3. Las funciones de un sistema dependen de su estructura.

1. Sistema Dinámico: Es aquel sistema que ejerce una medida de autocontrol sobre  su realización. Su proceso de transformación puede alterar el carácter o sustancia de los elementos de entrada de tal manera que apenas sean reconocibles a la salida. Se compone de dos subsistemas, el subsistema de control y el subsistema de conversión o transformación.  

1. Subsistema de control, controlador o programador: Fuente de dirección para el sistema total.
2. Subsistema de conversión o transformación:  Conformado por la entrada, proceso y salida.

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1. Definición de empresa: Complejo de personas, bienes y operaciones orientados en forma  coordinada al logro de uno o varios objetivos determinados.

1. Clasificación de las empresas:

1. De acuerdo a la actividad económica: Agropecuaria, Minera, de Servicios o Comerciales.
2. De acuerdo el número de propietarios: Individuales o Colectivas.
3. De acuerdo a la procedencia del capital: Pública, Privada o Mixtas.
4. De acuerdo al tamaño: Pequeña, Mediana o Grande.

1. Similitud entre los términos Sistema y Empresa:

1. Se conforman por un conjunto de elementos
2. Su fin es el cumplimiento de uno o varios objetivos
3. Sus partes son interdependientes e interrelacionadas

De acuerdo a la persona titular del patrimonio: Públicas (Universidades, iglesias, La Nación, Estado, Municipio); Privadas (Individuales o Naturales; Colectivas o Jurídicas) y Mixtas.

De acuerdo a la actividad que realizan: Industriales (Manufactura o Extractiva); Comerciales (Mayorista o minorista) y De Servicios (públicos, financieros, espectáculos, personales, hospitalario, transporte, otros)

De acuerdo a su volumen, magnitud o tamaño: pequeñas, medianas o grandes.

De acuerdo a su finalidad económica: De producción o de consumo.

1. Diferencia entre los términos de Sistema y Empresa: Toda empresa es un sistema, pero no todo sistema es una empresa.
2. Estructura organizacional de las empresas/Subsistemas de la empresa: Comprende las actividades y relaciones que movilizan a un grupo heterogéneo hacia la realización de metas comunes.

1. Administración Central: Definición de objetivos y las políticas de las organizaciones, planes estratégicos, aprobación de presupuestos, y la coordinación de las funciones de distribución, producción, finanzas y recursos humanos.
2. Mercadeo/Ventas: Son las actividades que dirigen el flujo de bienes y servicios del productor a los consumidores. Comprende la investigación del mercado, la contribución a la planificación de la producción, la determinación de los precios, el almacenamiento, el transporte y las ventas.
3. Producción: Transformación de la materia prima.
4. Contraloría y administración: Responsabilidad del financiamiento de las áreas de producción y mercadeo.
5. Relaciones Industriales: Relaciones con el ambiente externo (Público, Estado, comunidad comercio-industrial) y con el recurso humano.

Tema 2: Subsistemas de control

2.1 Definición de Administración: Proceso que todas las personas usan para lograr que la organización realice su trabajo. También se considera como el proceso de trabajar con gente y recursos para alcanzar las metas organizacionales. El Subsistema de Administración opera a base de información; las personas actúan o reaccionan a base de ella.

2.2 La Administración es considerada como una ciencia, una técnica y un arte.

2.3 Objeto de estudio de la Administración: Las organizaciones.

2.4 Funciones de la administración:

a) Planeación: Es la primera función de la administración y es donde se definen las metas y objetivos de la organización, así como los medios o recursos que se utilizará para llevarlos a cabo.

b) Organización: Segunda función de la administración, y es donde se asignan las tareas y recursos que se definieron en la planeación. Se da la jerarquización de funciones y puestos.

c) Dirección: En esta función se ponen en marcha las tareas.

d) Control: Es la evaluación, seguimiento y monitoreo de la ejecución de las tareas.

2.5 Niveles administrativos:

a) Nivel alto o estratégico: Establecen el plan estratégico de la organización (misión, visión, objetivos) Se concentran en aspectos a largo plazo, crecimiento, planes, supervivencia. Establecen políticas y estrategias que sirven de referencia para la toma de decisiones. Enlace de comunicación oficial con el medio ambiente.   Está conformado por la alta gerencia de las organizaciones: Presidentes, Gerentes generales.

b) Nivel medio o táctico: Le concierne los planes a corto plazo de la empresa. Tiene la responsabilidad de traducir los objetivos y planes a largo plazo recibidos del nivel estratégico en planes operacionales generales. Es el canal de comunicación entre el nivel estratégico y el nivel operacional. Está conformado por  los gerentes de departamentos.

c) Nivel bajo u operacional: Ejecutan los planes establecidos por el nivel intermedio. Traducen los planes a corto plazo de lo general a lo específico. Determinan procedimientos y métodos de trabajos. Se involucra directamente con el personal no administrativo y obreros. Este último nivel abarca la mayoría de los contactos con el medio ambiente. Conformado por los supervisores o gerentes operativos.

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2.6 Definición de la toma de decisiones: Elección de un curso de acción entre varias alternativas. Proceso mediante el cual se elige la mejor opción entre varias opciones para dar solución a una situación o problema.

2.7 Proceso de toma de decisiones.

2.7.1  Primera fase:

a) Identificación del problema: Reconocimiento de una necesidad. Percepción por parte de los implicados.

b) Causas del problema: Se analizan mediante la matriz FODA.

c) Definición de objetivos: Expresión de un deseo mediante acciones concretas. Deben ser claros, medibles y observables.

2.7.2 Segunda Fase:

d)   Definición de alternativas: Mediante la Lluvia de Ideas.

2.7.3 Tercera Fase:

e) Evaluación de alternativas: Identificar las decisiones posibles y sus consecuencias. Mediante tres enfoques:

• Es factible o viable ¿Cuenta la organización con los recursos necesarios para llevar a cabo esta alternativa? ¿Satisface la alternativa todas las obligaciones jurídicas y éticas de la organización?
• Satisfactoria ¿Satisface la alternativa los objetivos de la decisión? ¿Tiene la alternativa una probabilidad aceptable de tener éxito?
• Consecuencias positivas o neutrales.

d) Elección de la mejor alternativa

2.7.4 Cuarta frase:

e) Implementación y control.

Tema 3: Información

3.1 Definición de Información: Conjunto de datos que poseen un significado, de modo tal que reducen la incertidumbre y agrega valor al conocimiento de quien se acerca a contemplarlos. Conjunto de datos con un significado, propósito o utilidad.

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