SISTEMAS DE INFORMACION PARA LA ADMINISTRACION

EVIDENCIA #2[pic 1]

FUNDAMENTACION Y PROUESTA DE SOLUCION

MATERIA:

SISTEMAS DE INFORMACION PARA LA ADMINISTRACION

PROFESOR:

ALMA MARTHA RIOS ALCANTARA

ALUMNO:

MATRICULA:

18/Febrero/2021

1. Portada

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1.  Fundamentación conceptual (Marco teórico)

Sistemas de información

Todo sistema se puede dividir en subsistemas. Dado que la empresa se comporta como un sistema, es posible fragmentar sus partes en subsistemas. Según la literatura de teoría de la organización, se puede dividir la empresa en los siguientes sistemas: comercial, de operaciones, financiero, de personal, y de información. El sistema de información se relaciona con el resto de sistemas y con el entorno. Un sistema de información en la empresa debe servir para captar la información que esta necesite y ponerla, con las transformaciones necesarias, en poder de aquellos miembros de la empresa que la requieran, bien sea para la toma de decisiones, bien sea para el control estratégico, o para la puesta en práctica de las decisiones adoptadas (Menguzzato y Renau, 1991).

Otra definición de sistema de información que nos dan Andreu, Ricart y Valor (1991), «Es el conjunto formal de procesos que operando sobre una colección de datos estructurada de acuerdo con las necesidades de una empresa, recopila, elabora y distribuye la información necesaria para la operación de dicha empresa y para las actividades de dirección y control correspondientes, apoyando, al menos en parte, los procesos de toma de decisiones necesarios para desempeñar las funciones de negocio de la empresa de acuerdo con su estrategia»

Componentes de los sistemas de información

Los sistemas de información engloban: equipos y programas informáticos, telecomunicaciones, bases de datos, recursos humanos y procedimientos (García Bravo, 2000).

Equipos informáticos

Actualmente todas las empresas utilizan ordenadores. Por lo general, se utilizan microordenadores, también conocidos como ordenadores personales o pc. Las organizaciones grandes utilizan diversos sistemas computarizados, incluyendo desde grandes ordenadores, que suelen ser denominados mainframes, hasta miniordenadores y los más utilizados, microordenadores. el output del sistema (impresoras).

Programas informáticos

Hay dos tipos de programas informáticos: programas del sistema y aplicaciones. Los programas del sistema administran los recursos del sistema computarizado y simplifican la programación. Las aplicaciones ayudan directamente al usuario final a hacer su trabajo. Ejemplos de aplicaciones: programas de hoja de cálculo o procesadores de texto.

Bases de datos

Podríamos considerar que muchos sistemas de información en las empresas son utilizados como vehículo de entrega de bases de datos. Una base de datos es una colección de datos interrelacionados. Como ejemplo, podríamos mencionar la base de datos de recursos humanos de una organización o la base de datos de productos.

Telecomunicaciones 

Las telecomunicaciones son el medio de transmisión electrónica de información a largas distancias. En la actualidad, los sistemas computarizados están generalmente conectados en redes de telecomunicaciones. Dependiendo de las necesidades de la empresa se pueden establecer diferentes tipos de conexiones en red.

Recursos humanos

En cuanto a los recursos humanos, debemos distinguir entre personas especialistas en sistemas de información y usuarios finales. El personal especializado de sistemas de información incluye analistas de sistemas, programadores y operadores. Los usuarios finales son las personas que utilizan los sistemas de información o el output que estos generan, es decir, que se refiere a la mayoría de personas de una organización.

Procedimientos 

Los procedimientos constituyen las políticas y métodos que deben ser seguidos al utilizar, operar y mantener un sistema de información. Por ejemplo, se requiere la utilización de procedimientos para establecer cuándo se debe ejecutar un programa de pago de nóminas, definiendo las veces que se debe ejecutar, quién está autorizado para ejecutarlo, y quién tiene acceso a los informes producidos.

Sistemas de Información Funcionales

Estos sistemas se organizan por parte de los usuarios a través de paquetes informáticos modulares integrados. Estas aplicaciones se agrupan en un único sistema de información integrado, conocido como planificación de recursos empresariales –Enterprise Resource Planning (ERP).

ERP (Enterprise Resource Planning)

se refiere al tipo de software que usan las organizaciones para administrar las actividades empresariales diarias, como la contabilidad, el abastecimiento, la administración de proyectos, el cumplimiento y la gestión de riesgos y las operaciones de la cadena de suministro. Una suite ERP completa también incluye enterprise performance management, software que ayuda a planificar, presupuestar, predecir e informar sobre los resultados financieros de una organización. (Fuente: https://www.oracle.com/mx/erp/what-is-erp/)

GRP (Government Resource Planning)

Es un sistema integral de gestión, similar a los ERP, pero destinado a satisfacer las necesidades y requerimientos de organizaciones del Sector Público.

Beneficios de implementar un GRP

La gestión gubernamental y de organismos públicos busca proveer a los ciudadanos con más y mejores servicios. Sin embargo, las organizaciones deben hacer un importante esfuerzo interno para ajustar su funcionamiento a las restricciones exigidas por las normativas propias de gobierno. Por eso alinear las distintas áreas de la organización, automatizar las operaciones, estandarizar los procesos y unificar la información, son puntos críticos en los organismos de gobierno. (Fuente: https://www.k2b.com/k2b/noticia/beneficios-de-implementar-un-grp-en-organismos-del-estado)

De la mano de una solución GRP se generan condiciones para un cambio en la cultura organizacional; acceso a la información en forma corporativa, información única, confiable y actualizada, seguridad tecnológica, consultas de gestión para monitorear los procesos, clara identificación de roles y responsabilidades, unificación de las distintas bases de datos y se evita duplicaciones innecesarias en el ingreso de la información.(Fuente: https://www.k2b.com/k2b/noticia/beneficios-de-implementar-un-grp-en-organismos-del-estado)

1. Descripción detallada propuesta de solución

En la actualidad se realizan compras y por consecuencia, afectaciones presupuestales fuera de los cronogramas, por lo que se busca implementar un sistema GRP para obtener mayores controles tanto en dichos presupuestos como en las adquisiciones.

Este sistema GRP se debe implementar en cada computadora de los directores y encargados de departamentos para que ellos puedan realizar sus pedidos de compra a través del sistema y automáticamente se registre en la orden en dirección de compras. Esta dirección de compras será la encargada de buscar los mejores proveedores y precios.

Este GRP también debe tener instalado el presupuesto general y el de cada dependencia, para que, al realizar el pedido se pueda afectar la partida específica a la que corresponde, además de poder monitorear los saldos restantes y con ello generar conciencia y mayor control de parte de los funcionarios y la tesorería en general

Por último, en caso de que se realice una solicitud no presupuestada, el sistema debe rechazar de inmediato la orden de compra. Con esto se debe generar un ahorro financiero, además de realizar presupuestos a conciencia y mas apegados a la realidad.

1. Relación de propuesta con fundamentación conceptual

En el marco teórico se mencionan los sistemas de información lo cual también se propone dentro de la propuesta y que ayude a generar mayor control financiero, presupuestal, apoyo a las mejores tomas de decisiones, etc.

El marco teórico también menciona el sistema GRP, el cual es el que se propone dentro la propuesta para conseguir dichos controles presupuestales.

Para que este sistema GRP es indispensable que se cuenten con equipos informáticos (pc´s) adecuados, bases de datos (presupuesto de egresos), recursos humanos (funcionarios capacitados) y procedimientos (manuales internos), bien definidos.

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