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1. Concepto de Ajustes

Al finalizar el periodo contable, las cuentas deben presentar su saldo real, por cuanto estos valores servirán de base para preparar estados financieros. Cuando los saldos de las cuentas no son reales es necesario aumentarlos, disminuirlos o corregirlos mediante un asiento contable llamado asiento de ajuste.

Ajuste es el asiento contable necesario para llevar el saldo de una cuenta a su valor real.

2. Clases De Ajustes

Ajustes ordinarios

Son los asientos que se realizan con frecuencia, en la empresa en cada periodo contable. Este tipo de ajustes afectan las siguientes cuentas:

•Caja

•Bancos

•Provisiones y deudas de difícil cobro

•Inventario de mercancías

•Depreciación acumulada

•Gastos pagados por anticipado y cargos diferidos

•Ingresos recibidos por anticipado

•Ingresos por cobrar

•Costos y gastos por pagar

•Provisiones para obligaciones laborales

1. Ajustes ala cuenta Caja, ocasionados por arqueo: Al verificar la existencia de valores en caja, esto es al realizar un arqueo, se debe comparar su valor con el saldo en libros. Al efectuar esta comparación se pueden presentar los siguientes casos:

El valor total del arqueo de caja puede ser menor que el saldo en libros: En este caso se presenta un faltante por la diferencia, valor por el cual se debe realizar un ajuste.

En el asiento de ajuste para llevar el saldo de Caja a su valor real, es necesario disminuir el saldo en el momento del faltante, acreditando Caja y debitando la cuenta que corresponda, según el concepto que ocasiono el faltante así:

•Faltante ocasionado por dineros entregados por el cajero y no registrados en libros.

Ejemplo: El cajero pagó servicios de cafetería por $4.000 y no los registró, hay un faltante por ese valor.

Asiento de ajuste:

CUENTAS

DEBE

HABER

GASTOS DIVERSOS

4000

Elementos de Aseo y Cafetería

Caja

4000

Caja General

Ejemplo 2: El cajero consignó %50.000 y no los registró. Se presenta un faltante por ese valor.

Asiento de ajuste:

CUENTA

DEBE

HABER

BANCOS

50000

CAJA

50000

Faltante Por Dineros Dispuestos por el Cajero o pagados de mas

El cajero es la persona encargada de responder por el dinero que ingresa y sale de Caja. Si no hay razón que justifique el faltante, este valor se convierte en deuda para el cajero; por ello se debita cuentas por cobrar a trabajadores

Ejemplo: En el arqueo se presenta un faltante injustificado de $9.000

Asiento de Ajuste:

CUENTA

DEBE

HABER

CUENTAS POR COBRAR A TRABAJADORES

9000

Otros- Cajero

CAJA

9000

Caja General

El valor total del arqueo de caja puede ser mayor que el saldo de libros: En este caso la diferencia constituye un sobrante y se debe realizar un ajuste por este valor.

Para llevar a el saldo de la cuenta Caja a su valor real es necesario aumentarlo, debitando Caja y acreditando la cuenta que corresponda, según la razón del sobrante, así:

Ingresos Recibidos Por El Cajero y No Registrados.

Ejemplo: El cliente HUGO CASTILLO abona $17.000, valor no registrado por el cajero, ocasionando un sobrante en Caja.

Asiento de Ajuste:

CUENTA

DEBE

HABER

CAJA

17000

Caja General (Sobrante)

CLIENTES

17000

Hugo Castillo

2. Ajustes a la cuenta Bancos, ocasionados por conciliación bancaria: Para realizar este ajuste es necesario realizar una conciliación, o sea, comparar el saldo del libro de Bancos de la empresa con el saldo del extracto bancario.

Extracto bancario es el documento que elaboran mensualmente los bancos para sus clientes por cuenta corriente o de ahorros, relacionando en forma parcial y total el movimiento de la cuenta por consignaciones, depósitos, giros de cheques, retiros, notas debito o crédito y los saldos.

Al conciliar cada cuenta bancaria se identifica los ajustes que es necesario realizar por cada diferencia encontrada. Las diferencias mas frecuentes puede ser:

•Transacciones contabilizadas por la empresa comercial y no registradas por la entidad bancaria.

•Por valores que aparecen en el extracto que aun no se han registrado en la empresa.

En estos casos en la empresa realizamos ajustes así:

Por nota debito: el banco nos envía notas debito por conceptos de: cheques devueltos, chequeras, comisión de remesas, intereses por sobregiros, intereses por prestamos y otros servicios bancarios. Estos disminuyen el salde de la cuenta de Bancos , por lo tanto la acreditamos, y se debita la cuenta que corresponda según el caso. Cuando la empresa no ha recibido las notas débito por cualquier concepto, al recibir el extracto debe realizar el ajuste.

Ejemplo: En el extracto del CONAVI aparece nota debito por $12.500 correspondiente a la compra de una chequera, no contabilizada.

Asiento de ajuste:

CUENTA

DEBE

HABER

GASTOS DIVERSOS

12500

Útiles, papelería y fotocopias

BANCOS

12500

CONAVI

Por notas crédito: El banco envía notas crédito por concepto de prestamos abonados en cuenta corriente, consignaciones de clientes, rendimientos financieros producidos por los saldos en cuentas de ahorro. Si la empresa no las ha contabilizado, al recibir el extracto, debe elaborar ajustes que aumentan el saldo de Bancos, por lo cual se debita; y se acredita la cuenta que corresponda, según el caso.

Ejemplo: En el extracto de CONAVI aparece nota crédito por valor de $35.000, correspondiente a la consignación del cliente DIEGO PEREZ, no contabilizada por la empresa.

Asiento de ajuste:

CUENTA

DEBE

HEBER

BANCOS

35000

CONAVI

CLIENTES

35000

DIEGO PEREZ

3. Ajuste por provisión cartera o estimado para deudas de difícil cobro: El valor de cartera esta constituido por los saldos que adeudan los clientes por venta de mercancías a crédito. Estos saldos deben aparecer en el balance por su valor real, teniendo en cuenta que algunas deudas no se pueden recaudar por fallecimiento de clientes, insolvencia, cambios de domicilio, incendios y otros casos fortuitos. Por lo contrario, es necesario estimar como incobrable una parte del saldo de cartera y en el Balance General, en la sección de Activos, presentar el valor bruto de Clientes.

CLENTES

487300

PROVICIONES

-9566

Saldo Real de Clientes

468734

4. Ajuate Por Inventario de Mercancías en Las Empresas con Sistema de Inventario Permanente:

Al comparar el valor total del inventario físico de mercancías con el saldo en libros, pueden presentarse los siguientes casos:

Inventario Físico Mayor que El valor en Libros de la cuenta de Mercancías: en este caso se presenta un sobrante y debe realizarse un ajuste por la diferencia, debitando la cuenta mercancías no fabricadas por la empresa y acreditando la cuenta costo de ventas; por que esto ocurre, generalmente por malos registros en los libros.

Ejemplo : al comparar el inventario físico con el valor en libros de la cuenta de mercancías se presenta un sobrante de $250.000

Asiento de Ajuste:

CUENTA

DEBE

HABER

MERCANCIAS NO FABRICADAS POR LA EMPRESA

(sobrante de mercancías en inventario)

250000

COMERCIO AL POR MAYOR Y A L POR MENOR

(Sobrante de mercancías en inventario)

250000

Inventario Físico Menor Que el Valor en Libros de la Cuenta de Mercancías: en este caso se presenta un faltante y es necesario realizar el ajuste por la diferencia, acreditando la cuenta mercancías no fabricadas y debitando la cuenta según la razón que haya ocasionado el faltante, así:

Ejemplo: al realizar el inventario físico de mercancías se presenta un faltante de $245.000 ocasionado por deshidratación de los artículos .

Asiento de Ajuste:

CUENTA

DEBITO

CREDITO

COMERCIO AL POR MAYOR Y AL POR MENOR

245000

MERCANCIAS NO FABRICADAS POR LA EMPRESA

245000

Perdida de Mercancías Por Irresponsabilidad del Almacenista:

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