Sistematización de los procesos de Planificacion

INTRODUCCION

El presente se desarrolla bajo una reflexión que pretende ordenar u organizar lo que ha sido la marcha de los procesos de planificación en una empresa, bajo diferentes aspectos ya sea estratégica, táctica u operativa, conocer los tipos de planificación y sus pasos. Es importante tener en cuenta que implica tener uno o varios objetivos a realizar junto con las acciones requeridas para concluirlas exitosamente. También, es un proceso de toma de decisiones para alcanzar las metas propuestas, teniendo en cuenta la situación actual y los factores internos y externos que pueden influir en el logro de los objetivos. Va de lo más simple a lo complejo, dependiendo el medio en el que se aplicara.

En el ámbito empresarial, la planificación es la serie de pasos en que se escribe el futuro del negocio, tomando en cuenta hacia donde se va a avanzar, que acciones tomar para lograr los objetivos y medios del que dispone para que el plan sea viable, permitiendo el análisis de la situación actual de la empresa, definir metas y objetivos a corto, mediano y largo plazo, identificando las necesidades financieras que pueden afectar de manera positiva el uso eficiente de los recursos, dando como resultado propuestas de proyectos de crecimiento para la empresa que garanticen el éxito de la misma.

Primero es importante tener el conocimiento de cómo está estructurado la sistematización, ¿qué es?, ¿qué debo hacer?, ¿cómo lo debo hacer? e infinitas incógnitas que puedas tener la elaborar el mismo, es muy importante tener claridad en el contenido para poder plasmar y dar conocer cómo se sistematiza los procesos de planificación de una empresa.

¿Qué es sistematización?

Se entiende como el proceso de ordenar una serie de elementos o pasos documentados con el fin de darle una estructura de trabajo a una empresa que les permita de manera acorde a los trabajadores desempeñar sus actividades ahorrando tiempo y de manera eficiente.

¿Qué permite la sistematización?

1. Operar de manera eficiente.
2. Integrar al equipo de trabajo e incluso si es un nuevo trabajador pueda desempeñarse con la misma eficiencia que otros empleados.
3. Mejorar los niveles de calidad y reducción de costos.
4. Obtener excelentes resultados que impulsen la rentabilidad de una empresa.

Pasos para desarrollar la Sistematización[pic 1]

Modelo de la Sistematización

[pic 2]

¿Qué es un proceso?

Es una forma estandarizada y óptima que te describe paso a paso como realizar una tarea dentro de una organización. Los procesos tienen una forma de realizarse, y para que esta manera sea conocida por toda la organización, se documentan y utilizan protocolos de funcionamiento, que permiten que cualquier nuevo trabajador sea capaz de adaptarse a su puesto de trabajo sin problemas, realizando la misma tarea que cualquier otro empleado haya hecho previamente, ya que estará claramente definida dentro del protocolo de trabajo permite ahorran tiempo en el rendimiento de los trabajadores. Cuando cada colaborador tiene bien definidas sus funciones, se evitan tanto los errores humanos como los trabajos duplicados. Eso, además de mejorar la eficiencia de la empresa, aporta un valor añadido, que se ve reflejado en la calidad del trabajo realizado.

¿Qué es Planificación?

        Es un proceso metódico y estructurado, es lo principal para lograr el éxito, ya que determina dónde la empresa quiere llegar y cómo lo hará para lograr su objetivo.

Para que sea exitosa, es necesario personas de varios niveles, tener una comunicación clara y precisa, asegurar que todos conozcan sus objetivos y coordinar las actividades de la organización para que se pueda dar.

        Luego de ver indagado y conocido los pasos para desarrollar la sistematización y sus modelos, se empezará a sistematizar los procesos de planificación de una empresa.

Sistematización de procesos de planificación de una empresa.

Es necesario tener en cuenta El tiempo y la eficiencia ya que son factores claves en una empresa. Para poder sacar el máximo rendimiento a tus recursos, es necesario conocer a fondo todos los procesos, pues solo así podrás identificar qué puntos necesitan mejoras, cuáles funcionan bien y aquellos que hay que eliminar, con el fin que se pueda ver con claridad los beneficios que puede generar para tu negocio.

Sistematizar procesos en tu empresa: ¿cómo hacerlo?

Aunque no siempre es posible, lo ideal es comenzar a sistematizar procesos desde el principio. A medida que la empresa va creciendo, cada vez es más difícil reorganizar las tareas e implementar nuevas metodologías de trabajo. Si creamos una compañía desde cero, tenemos la oportunidad perfecta para empezar un proyecto lo más estructurado posible.

Sin embargo, el desafío más habitual es intentar mejorar algo que ya está funcionando. En este caso, se puede aprovechar la experiencia de todo el equipo para identificar los puntos débiles de los diferentes procesos e intentar generar nuevos protocolos con los que se obtengan mejores resultados, con los mismos recursos o si es posible menos. Para todo esto la planificación y ejecución es de suma importancia, teniendo en cuenta la evaluación de los mismos previniendo posibles fallas a futuro. El fin de sistematizar procesos en tu empresa es mejorar la eficiencia y la calidad, y para conseguir este objetivo necesitamos evaluar los cambios implementados, para así realizar las modificaciones necesarias sobre los protocolos que no estén generando el resultado esperado.

Por otra parte, es clave fortalecer las vías de comunicación entre los trabajadores, los directores de área y los gerentes. De este modo, se pueden aplicar de forma coordinada los cambios y a la vez se mantienen abiertos los canales de diálogo para evaluar sus resultados.

Planificación estratégica, táctica y operativa

¿Qué es Planificación Estratégica?

La planificación estratégica busca el mejor uso de los recursos para cumplir una meta, nos referimos usualmente a un proceso sistemático, es decir, metódico, de implementación de planes para obtener objetivos y resultados deseados. Es un tipo de planificación táctica que contempla cuáles son las mejores vías para alcanzar las metas que nos hemos propuesto.

La importancia de todo ello es dar con una buena estrategia, es decir, con un buen camino o un buen conjunto de procedimientos para alcanzar la meta. Esto se traduce en:

• Definir y luego alcanzar el objetivo propuesto.
• Aprovechar las ventajas competitivas para destacar sobre el resto.
• Diseñar una metodología apropiada para los recursos disponibles, el entorno en el que se encuentra y las dinámicas que se enfrenta.
• Lograr un método dinámico, flexible y adaptable a los imprevistos, que permita resolver los problemas que surjan.
• Proponer un plan que sea medible y corregible en términos de efectividad.
• Una buena planificación establece las bases para los demás procesos administrativos, como la organización, la dirección y el control.

Una vez establecidas las metas, se debe realizar un análisis de los recursos disponibles (materiales, humanos, tecnológicos, entre otros.) y de las variables de entorno (los retos, las dificultades, la competencia, entre otros.). La consideración de estos elementos es primordial para todo proceso de planificación estratégica ya que no pueden emprenderse estrategias para las que no se dispone de recursos, ni conviene desperdiciar o ignorar las potencialidades presentes en la organización, incluso en su punto de partida.

Una vez culminado el análisis estratégico, se deberá proceder a diseñar un plan básico o una estrategia mínima, que pueda irse complejizando a medida que así lo requieran las necesidades de la organización. Para ello, el plan principal deberá segmentarse en operaciones de bajo nivel, es decir, metas a corto plazo, fáciles de vislumbrar y de concebir en el tiempo, cuya articulación genera el plan a largo plazo. A este proceso de traducción en acciones concretas se lo conoce como ejecución estratégica.

Finalmente, el proceso deberá controlarse y someterse a dinámicas de diagnóstico y evaluación estratégica, para saber qué tanto se aproximan sus resultados a lo proyectado inicialmente y dónde están las fallas, las dificultades o los retos y de qué manera pueden solventarse para obtener mayor eficiencia y resultados óptimos.

En resumen, el proceso de planificación estratégica consiste de:

• Definir o revisar los valores, misión y visión de la organización.
• Llevar a cabo un análisis de entorno.
• (Re)definir los objetivos estratégicos a largo plazo.
• Desarrollar un plan de acción estratégica para cumplirlos.
• Desarrollar procedimientos y acciones a corto plazo que conduzca en dirección a la meta.
• Evaluar el resultado y volver a aplicar el método.

¿Por qué es Importante la planificación estratégica?

En muchas ocasiones de la vida, la diferencia entre el éxito y el fracaso dependerá de la estrategia implementada. Y en ese sentido, la planificación estratégica se convierte en una herramienta organizacional de mucha importancia.

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