Software administrativo para los procesos de logística y operaciones

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GESTIÓN DE LA CADENA DE SUMINISTRO

Software administrativo para los procesos de logística y operaciones

Introducción

La información y el apoyo que brindan los sistemas de información son parte integral de nuestra sociedad. Los avances tecnológicos, la cada vez mayor omnipresencia de internet en la vida cotidiana, hacen que la sociedad sea denominada una sociedad global de la información. Las empresas no son ajenas a la necesidad de manejar información interna y externa, a mejorar la calidad de la información que generan y procesan, a estar al día en la utilización de las herramientas informáticas que pueden generar una mejor utilización de los recursos y a la posibilidad de atraer tanto nuevos clientes como mercados. Las empresas en todo el mundo invierten altas sumas en la implantación de sistemas de información sobre los cuales se espera un retorno significativo en beneficios tangibles e intangibles. Tal vez uno de los más polémicos sistemas de información son los denominados sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) por su elevado costo y por la alta posibilidad de fracaso en el proceso de implantación. Este proceso implica para la empresa el rediseño de procesos, una labor de adaptación de los empleados a sus nuevas funciones y un cambio de mentalidad en toda la empresa. Las experiencias a nivel mundial hablan de excepcionales casos de éxito como de estruendosos fracasos.

1. Señale al menos tres ventajas competitivas que tiene una empresa que ha implementado un sistema ERP frente a un competidor que no lo tiene.

Ventajas de incorporar un sistema ERP en una empresa:

• Mejora en la toma de decisiones: Al centralizar y unificar toda la información es posible crear una base de datos común con información fiable. De ese modo será posible estimar los escenarios futuros con mayor precisión y, además, los gerentes dispondrán de toda la información centralizada en la pantalla de su ordenador. De ese modo se consigue mejoras en el proceso de toma de decisiones.
• La seguridad: Los ERP mejoran la seguridad de información en un doble sentido. En primer lugar, será más difícil robar la información por los distintos niveles de acceso o autorización. Pero, además, toda nuestra información estará centralizada con copias de seguridad generadas automáticamente para protegernos de posibles errores.
• Automatización: automatización de procesos en la empresa en los que antes se empleaban recursos, tiempos y conocimientos que aumentaban los costos de los procesos.
• Registros:

• Registro maestro de proveedores: contiene información sobre los proveedores que la empresa utiliza.
• Registro de información de compras: Este contiene información sobre materiales en específico y de los proveedores que suministran los materiales.
• Registro maestro de productos: Este contiene toda la información necesaria para la gestión de los materiales y sus stocks, incluyendo información sobre la gestión de compras, las ventas y el almacenamiento.

• Mejor calidad de los análisis: Precisamente por su carácter integrador, se puede ver la información completa de cada detalle o elemento de la empresa. Y, por tanto, tener una visión más exacta y completa.

2. Señale al menos tres desventajas de implementar un sistema ERP en una empresa de menor tamaño.

Desventajas de una empresa al implementar un sistema ERP:

• La implementación: Por lo general es un tanto larga y en ocasiones compleja, ya que implica rediseñar los esquemas y procesos de trabajo.
• Costos posteriores: Los costos posteriores a la implementación del sistema, los cuales reciben el nombre de costos ocultos y tienen que ver con el proceso de adaptación de este a las necesidades de las empresas. Cuanto más personalizado sea un sistema ERP, mayores serán los costos para su operación.
• Tiempo de adaptación: Es el inconveniente más evidente y, a la vez, más prolongado. Y es que, aunque el personal de una empresa sepa cómo se emplea un ERP, es necesario también que se adapte para utilizarlo de la manera correcta. Es decir, tener la costumbre de introducir los datos, de revisar que todo esté en orden y, en definitiva, de integrarlo dentro de sus tareas diarias para que, de esta manera, pueda funcionar en la empresa.

3. ¿A qué se refiere la integración de datos de un sistema ERP?

La integración de datos es una combinación de procesos técnicos y de negocio que se utilizan para combinar información de diferentes fuentes para convertirla en datos fiables y valiosos. Estas soluciones de integración ayudan a comprender, limpiar, monitorizar, transformar y entregar datos para que las empresas puedan estar seguras de que la fuente de información es confiable, consistente y está gestionada en tiempo real. La mayoría de los sistemas ERP utilizan una base de datos unificada para almacenar datos de diversas funciones en toda la organización.

4. ¿Por qué es importante la gestión del cambio al implementar un ERP?

La gestión del cambio organizacional es imprescindible para traducir los nuevos procesos de negocio y funciones del sistema en cambios "reales". Aunque la mayoría de los sistemas ERP tienen bastantes campanas y silbatos para ofrecer mejoras potenciales a su negocio, esos cambios no se materializarán sin una gestión eficaz del cambio organizacional. Simplemente encender el nuevo software no impide la confusión, soluciones materiales y la regresión a los antiguos procesos de negocio tan inherentes en la mayoría de las implementaciones. Un plan de cambio efectivo, por el contrario, identificará los cambios específicos que afectan a todos los grupos de trabajo en la organización. Los empleados son generalmente abrumados con la cantidad de cambios requeridos por las implementaciones de ERP, así que es importante elaborar una estrategia de comunicación adecuada. A medida que los cambios específicos deben ser claramente definidos para los empleados, las comunicaciones entregadas a cada grupo de trabajo y empleado individual también deben adaptarse a sus requisitos de trabajo específicos. El qué, cuándo, por qué y cómo de los cambios específicos para grupos de trabajo individuales deben ser comunicados a los empleados.

5. Señale la importancia del recurso humano al momento de implementar un ERP.

El recurso humano pasa a ser fundamental en la implantación de un sistema ERP por que se van a generar cambios en las funciones, los empleados y participantes del proyecto de implantación de un sistema ERP necesariamente deberán cambiar sus actuales funciones en la organización para formar parte integral del equipo que apoyara el proceso post implantación de la solución. Deben tener paciencia para afrontar los nuevos cambios que se aproximan y la disposición de aprender a utilizar e implementar un el sistema de ERP.

Un aspecto importante para entender cuando se plantea la adquisición de un sistema ERP es que éstos no pueden ser usados simplemente instalando el programa desde un CD o pendrive en la empresa. Se precisan los servicios de una empresa distribuidora que pueda dar soporte a la implantación y de un equipo consultor experto en la herramienta que asesore a la empresa en el proceso de implantación y genere las personalizaciones que se consideren necesarias. El tiempo requerido para esta tarea varía según el sistema, los módulos implementados, el tamaño de la empresa y las necesidades concretas. SAP y ORACLE estiman que el tiempo de implantación para una empresa pequeña es de 6 a 8 meses. Mientras que para una empresa mediana o grande este lapso puede variar de 18 a 24 meses dependiendo de la complejidad de las operaciones de producción, logística, ventas, marketing, gestión humana, mantenimiento e inventarios que serán objeto del nuevo sistema; igualmente dependerá del nivel de personalizaciones.

6. Proponga una metodología de implementación del módulo logística de SAP, donde se incluyan:

∙ Costos asociados.

Los costos asociados al implementar un sistema ERP:

• Coste de la consultoría (50% del presupuesto total): Es la parte más costosa dentro del presupuesto total. La figura del consultor se encarga de acompañarte durante todo el proceso de diseño e implantación del ERP. Sus tareas son realizar un análisis de las necesidades de la empresa para proponerte la solución que más se adecua a tu empresa, implanta y parametriza el software (se encarga de adaptarlo a tu empresa y sector), importa los datos existentes y se encarga posteriormente de la formación de los empleados que utilizarán el ERP. Actualmente existen muchos productos estándar que permitirían evitarse este gasto, pero la mayoría de las empresas acaban necesitando algún tipo de adaptación del software.
• Coste de la licencia por usuarios (35%): Hablando de licencia, éste es el coste más transparente de todos y a la vez el más variable. Los proveedores de ERP suelen crear tarifas según el volumen de usuarios que vayan a trabajar sobre la solución. La media por usuario se sitúa en unos $433.495 aprox. por usuario para instalaciones estándar y con una mínima personalización, a $433.495 Aprox. por usuario para ERP más avanzados.
• Costo del hardware (10% del total): Si optas por una solución de ERP on-premise, una parte del presupuesto se irá a la compra de la infraestructura informática básica, un servidor donde instalar el software, una base de datos que gestionará toda la información generada y un sistema de copias de seguridad. En este apartado también se debería incluir una conexión LAN que permita el alto volumen de datos que genera el uso de un ERP o los ordenadores para cada usuario. En el caso que se elija una solución de ERP cloud o en la nube, muchos de estos costos quedan incluidos en el precio de la licencia.
• Coste de mantenimiento del ERP (5%). El precio de un ERP no se queda en la instalación de este, una vez implementada la solución el sistema necesita de un mantenimiento que incluye aspectos como actualizaciones, corregir fallos puntuales, resolver incidencias técnicas o gestionar el crecimiento en el caso que la empresa necesite más funcionalidades. Por lo general, esta tarea se encarga la propia empresa proveedora y se cobra mediante cuotas anuales que pueden suponer hasta un 15% del costo total de las licencias del ERP. Otra opción es incorporar en la empresa a un especialista que se encargue del mantenimiento de forma interna.

∙ Ventajas de la implementación.

• Integración de la información financiera: Cuando un administrador intenta entender la actuación global de la compañía, puede encontrar muchas “versiones diferentes de la verdad”. El área financiera tiene su propio conjunto de datos de ingresos, las ventas tienen otra versión y las diferentes unidades comerciales pueden tener cada una su propia interpretación de cuándo y cómo ellas contribuyeron a los ingresos. Es aquí cuando la solución es implementar un ERP ya que crea una sola versión de la verdad que no puede cuestionarse, porque todos usan el mismo sistema.
• Información del cliente integrado: Los sistemas ERP pueden tomar los datos del pedido en la propia oficina del cliente y generar la orden de fabricación, si corresponde, o despachar la mercadería y enviar la factura. Teniendo la información en un único sistema, en lugar de dispersarse entre muchos diferentes que no se pueden comunicar entre sí, las compañías pueden rastrear los movimientos del cliente más fácilmente y coordinar la fabricación, los inventarios y el envío a diferentes destinos al mismo tiempo.
• Estandarización y aceleración de los procesos de manufactura: Las compañías de manufactura, especialmente aquellas que tienen intención de hacer fusiones y adquisiciones, a menudo encuentran que las múltiples unidades de negocio emplean los mismos dispositivos para hacer un trabajo particular, usando métodos y sistemas de procesamiento diferentes. Los sistemas ERP se implementan con los métodos estandarizados para automatizar algunos de los pasos de un proceso industrial. Normalizando estos procesos y usando solo un sistema integrado de gestión, las empresas ahorran tiempo, incrementan la productividad y reducen los “dolores de cabeza”.
• Reducción del inventario: El ERP ayuda al proceso industrial a fluir más fácilmente. Esto lleva a reducir los inventarios de productos en proceso y terminados. Además, se obtienen mejoras significativas en el tiempo de entrega a los clientes. Para mejorar realmente, es necesario implementar un software de cadena de suministro (en inglés Supply Change Management).
• Estandarización de la información de Recursos Humanos: En organizaciones con unidades de negocio múltiples, el área de recursos humanos no puede tener un método simple. El área de RRHH necesita unificarse con un sistema que permita rastrear las carreras de los empleados o conocer su productividad y comunicarse con ellos acerca de los beneficios y servicios. La implementación de un ERP resuelve la administración del capital humano.

∙ El recurso humano necesario y las capacitaciones requeridas.

Es importante estar atentos a las reacciones que tengan los usuarios finales que en un principio pueden mostrar resistencia al cambio, temor  e incertidumbre al no saber cómo esta nueva herramienta cambiará su trabajo y su forma de llevar a cabo sus actividades diarias. Un entrenamiento y capacitación efectivo para los colaboradores, quienes serán los usuarios finales del nuevo software ERP adquirido será de gran ayuda para que se involucren en el proceso, conozcan los beneficios que les traerá y reduzcan la incertidumbre, esto va a lograr que se comprometan con el proyecto. Es importante considerar que un sistema de gestión va más allá de ser un programa informático, implica una revisión de los procesos y las mejores prácticas para cada uno de estos.

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