TRABAJO DE SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE.

SISTEMA .

Definición . En el sentido mas amplio, un sistema es un conjunto de componentes que interaccionan entre si para lograr un objetivo común. Nuestra sociedad esta rodeada de sistemas. Por ejemplo, cualquier persona experimenta sensaciones físicas gracias a un complejo sistema nervioso formado por el cerebro, la medula espinal, los nervios y las células sensoriales especializadas que se encuentran debajo de la piel; estos elementos funcionen en conjunto para que el sujeto experimente sensaciones de frió, calor, comezón, etc.

SISTEMA DE INFORMACIÒN CONTABLE

El sistema de información contable denominado también área, sección, departamento, división o gerencia de contabilidad, es un segmento de la empresa en el cual se desarrollan procesos y actividades especiales por lo cual, agrupan a personas, recursos y conocimientos con la función de manejar la información que generan sus transacciones, actividades y hechos económicos, a fin de producir y revelar información de carácter contable-financiero, que sea confiable y útil, de manera que los responsables de la administración dispongan de ella oportunamente, para las decisiones sobre el manejo de los recursos y operaciones.

1.1 Entorno o medio ambiente del sistema contable. El intento de analizar y caracterizar el entorno del sistema sirve para construir y delimitar, al menos pedagógicamente, el escenario que el profesional contable enfrenta, y empezar a reconocer explícitamente la presencia de factores y variables que deben ser tenidos en cuenta para la administración del sistema.

Ahora bien, se considera que el entorno es aquello que se sitúa fuera del sistema y que afecta sus operaciones y su dinámica general.

El entorno o medio ambiente no es un factor controlable por quienes dirigen y manejan el sistema. Por el contrario, hay una relación de dependencia del sistema frente a su entorno.

El entorno se constituye en un conjunto de factores capaces de afectar la actividad del sistema, pero lo que en esencia es propio del entorno es que no está bajo el control de quienes lo dirigen.

Examinar con detalle los procesos de trabajo y la naturaleza de la empresa, es un paso indispensable para comenzar a entender la manera como opera su sistema contable específico y para efectuar y comprender la representación financiera que se efectúe de sus recursos.

El entorno de la empresa se ha parcelado para facilitar su estudio. A continuación, haremos una presentación de cada una de las porciones más definidas, a saber: el entorno económico, el entorno tecnológico, el entorno legal o marco jurídico y el entorno social y político.

1.2 Proceso de transformación contable de transacciones y hechos económicos

1.2.1 Proceso de captación clasificación de datos. En el proceso de captación de datos se incluyen básicamente las siguientes actividades:

a. Recepción de documentos y datos de transacciones y hechos económicos.

b. Clasificación de los datos y hechos económicos.

c. Codificación de documentos y datos.

Estas tres actividades mencionadas son relaciones entre varios componentes y elementos, por ejemplo, en la actividad de codificación de los documentos se mezclan tanto los documentos físicos como el código o plan de cuentas y por supuesto, la actividad de la persona responsable de tal operación.

1.2.2 Proceso de registro contable de las operaciones, transacciones y hechos económicos. Este proceso tiene una actividad exclusiva e importante, y es la de ingresar los datos a la base de datos contable. Anteriormente, el registro contable manual o mecánico implicaba la explicación pormenorizada de este proceso en dos pasos básicos que eran, el registro histórico u original en el libro diario y luego, su paso al libro mayor. Hoy en día, para fortuna de los contadores, este proceso se ha simplificado en uno solo, que es el de digitar los datos que ya han sido clasificados y codificados, se actualiza así, la base de datos contable y posteriormente, dependiendo de los requerimientos del área contable, se presentan electrónicamente o en impresión, los dos registros mencionados. Los dos registros son validos y obligatorios, sus funciones y objetivos son plenamente conocidos.

En este proceso de registro contable; se relacionan la mayoría de los elementos y componentes mencionados; es primordialmente, un conjunto de actividades en las cuales se ligan las políticas y procedimientos contables, los documentos de soporte de transacciones, los requerimientos y políticas de la empresa y los recursos del sistema contable.

1.2.3 Proceso de acumulación y asignación de valores. El proceso de acumular valores y luego distribuirlos o asignarlos es un problema que se presenta muy a menudo en la contabilidad, en especial en aquellas empresas en las cuales la administración desea conocer la incidencia de ciertos hechos económicos y transacciones de carácter general en los resultados de las operaciones de determinadas áreas de responsabilidad y de los productos o servicios específicos que produce o presta.

Las siguientes preguntas son guía para describir el problema:

• ¿Cómo debe distribuirse el valor de costo de la propiedad, planta y equipo a los meses, a los años, a los procesos o a los productos? O sea ¿cuál es el valor o la incidencia del valor de la depreciación en un producto o proceso específico? ¿ Qué criterios utilizar para asignar los valores?

• ¿Cómo deberían asignarse los costos de los servicios compartidos entre los procesos o departamentos que los usan?

• ¿Cuál es el costo de cada uno de los productos que se fabrican en un departamento único?

• ¿Cómo distribuir los costos de los seguros, del mantenimiento, de los servicios públicos, etc. Entre los departamentos de producción o entre los productos o entre determinados lotes de productos?

Tal como se observa, estas preguntas son una muestra de la problemática que es muy común a todas las áreas de costeo o de presupuestación y en general a las áreas contables de las organizaciones productivas.

Por tanto, es un oficio que se aleja del mero registro histórico o clasificatorio a que se ha aludido anteriormente y cobra una gran importancia para las actividades de predicción de los efectos económicos en la planeación y control, en la determinación del valor de la utilidad y en la valuación de los activos.

El proceso general de asignación está dirigido en especial a los gastos y costos de los productos o servicios. Hay tres facetas:

a) La selección del objetivo del costeo.

b) La selección y acumulación de los valores de costos que se relaciona con el objetivo del costeo y,

c) La selección de un método para identificar y relacionar directamente el objetivo del costeo con la acumulación de los costos.

1.2.4 Proceso de control de calidad de la información contable. Este proceso consiste en asegurar que los objetivos en el registro, la presentación y suministro de la información contable se cumplan y darle a esta las cualidades exigidas. Las preguntas a contestar en este punto pueden ser:

La información contable ¿Es comprensible? ¿Es confiable? ¿Posee valor de retroalimentación? ¿Es predictiva? ¿Representa íntegramente los hechos económicos? ¿Es oportuna? ¿Es verificable?

Las respuestas a estos interrogantes deben obedecer a un plan de trabajo y al diseño de un modelo de sistema contable que proporcione las herramientas para que los productos del área contable sean de optima calidad. Es decir, el producto es el resultado de un proceso de producción en el cual se han tenido en cuenta las especificaciones del producto como del proceso en si mismo. Por otra parte, cotidianamente, al administrador del área contable deberá asegurar el cumplimiento de los objetivos establecidos mediante actividades de comparación, comprobación, de conciliación, de verificación y de corrección a los datos introducidos en la base de datos de la contabilidad y en los informes producidos. Con referencia a este proceso, el área contable debe establecer un conjunto de políticas, programas y procedimientos de trabajo que den seguridad y confianza a sus actividades, lo cual, en conjunto, significa que debe poseer un sistema de control interno contable propio y a la medida de sus operaciones.

Un interrogante que cabe en este aparte es: cuáles son los riesgos en que incurre el contador en la ejecución de sus actividades y en la presentación de la información.

1.2.5 Proceso de preparación de informes. La guía general para la preparación de los informes contables comprende por un lado, el conjunto de necesidades de información de los usuarios, y por otro, los objetivos y funciones que se hayan establecido para la empresa en particular. Con estas bases el jefe del área contable puede concretar la frecuencia, la naturaleza, y el alcance de cada una de los informes que suministre.

1.2.6 Proceso de análisis y evaluación de la información contable. El análisis de los informes es un paso previo a su presentación a los usuarios. Usualmente se hace en base en tres aspectos.

Primero, con base en los datos que contiene cada informe, segundo, con respecto a los hechos económicos que represente y, tercero, en reacción con

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