Tecnicas de auditoria de personal

3.- Técnicas de auditoria de personal.

La mayoría de las empresas establecidas en el mercado y competitivas suelen auditar sus procesos ya que es importante para que mantengan estándares de calidad en sus productos, en sus servicios y en la mayor parte de sus procesos, sin embargo, no lo suelen ocupar para los recursos humanos siendo este la parte más importante dentro de la organización; ahora, ¿Por qué es necesario auditar el recurso humano?, bien, realizar una auditoría de personal evalúa todas las actividades que el personal lleva a cabo, se analizan y se consideran para poder mejorarlas, cambiarlas o quitar aquellas tareas o acciones que retrasan los resultados esperados o que no son eficientes.

     Tiene como objetivo destacar cuáles son las fallas y los problemas con que cuanta el personal al momento de practicar sus rutinas diarias, también dar sugerencias y soluciones en caso de que se presenten tareas innecesarias.

     Como mínimo es necesario realizarla dos veces por año ya que esto mantendrá actualizada a la empresa y es un periodo en el cual se pueden implementar nuevos procesos que ayuden y mejoren la eficiencia del recurso humano y la eficacia de los procesos o tareas.

     Es importante que se definan cuáles son los procesos que se van a auditar o los que más nos convendrán ya que el costo de una auditoría para cada área particularmente saldría costoso y no seré rentable llevarla a cabo.

     Diseñar un procedimiento para auditar todos los procesos y estandarizar aquellas actividades que previamente se realizaron, esto nos ahorrará tiempo y costo en la siguiente vez que apliquemos otra, es necesario establecer parámetros para que siempre sea el mismo y con base a esto tener evaluaciones objetivas que permitan medir el desempeño que se obtiene de una auditoria a otra. Comprometer a mejorar la excelencia de los departamentos es la finalidad de una auditoria.

     “Es una revisión sistemática y formal para medir costos y beneficios de recursos humanos y comparar su eficiencia y eficacia actuales con el desempeño pasado, con el  de otras organizaciones comparables y su contribución a los objetivos de la organización.” (Castillo, 2006)

     Podemos considerar la Auditoria de Personal como un procedimiento que tiene por objeto revisar y comprobar , bajo un método especial, todas las funciones y actividades que en materia de personal se realizan en los distintos departamentos para determinar si se ajustan a los programas establecidos, y evaluar si se cumplen los objetivos y políticas fijados en la materia, sugiriendo, en su caso, los cambios y mejoras que deben hacerse para el mejor cumplimiento de los fines de la administración de personal.

     “La auditoría de personal es el conjunto de actividades planeadas y realizadas sistemáticamente para verificar, analizar, evaluar y mejorar las funciones del personal”. (Castillo, 2006)

Etapas de la auditoría de personal:

Obtención de los datos e informes:

     El primer paso de la auditoria será, la obtención de los datos del personal capturados en un periodo establecido por ejemplo, 6 meses o hasta un año, este aspecto contiene dos características previas:

1. El diseño de formas o cuestionarios apropiados que nos hagan más fácil la investigación , la recolección y la precisión de los datos y
2. El adiestramiento de las personas que habrán de recoger estos datos.

     Análisis de datos: Una vez recabada la información suficiente se analiza si la información obtenida es verídica, necesaria e importante como para poder llevar la auditoría y se deben considerar si existen:

• Incumplimiento de programas.
• Causas del incumplimiento.
• Determinar posibles mejoras.
• Fijación de nuevos objetivos y políticas según las necesidades.
• Técnicas de análisis.

     Y por último un informe de auditoría y sugerencias que contiene:

• Fortalezas y fallas en los programas y procedimientos.
• La adecuación o inadecuación de los programas, en relación con los objetivos y políticas señalados en materia de personal.
• Relación de programas vs objetivos y políticas.
• Alcance de la auditoría.
• Recomendaciones.
• Plan de sugerencias.

(Ponce, 2005)

Técnicas de auditoría de personal.

La auditoría de personal utiliza el método comparativo, consistente en confrontar los resultados obtenidos en la gestión de personal con los objetivos planeados o con estándares pre-establecidos, en caso de no existir programa de personal.

     Lo anterior significa que una actividad básica de auditoría es la obtención de hecho y opiniones que representen los logros por la administración de la fuerza laboral, durante un periodo determinado.

     Para recoger estos hechos y opiniones sobre los cuáles realizan su trabajo, los auditores utilizan diferentes técnicas, cada una de las cuáles ofrece una visión parcial. Esto implica que para obtener una visión global y clara de lo que ocurre en el área de personal es necesario utilizar un combinación de estos instrumentos de recolección de información.

     Las técnicas que ofrecen una mayor confiabilidad para la recolección de información son:

• Revisión documental: Consiste en el examen de la información escrita sobre personal. Incluye registros estadísticos de los diferentes indicadores de la gestión del personal.

Alcances: Con esta técnica o método se busca evaluar al personal mediante la información escrita que se pueda tener del mismo, para esto se busca o se consideran cualquier antecedente escrito y formal que se tenga sobre el área o participantes a ser evaluados podrían ser por ejemplo, solicitud de empleo, test de conocimientos, evaluaciones de desempeño realizadas, expedientes, etc.

La importancia de este método radica en la información verídica previamente otorgada por el personal y se puede realizar una auditoría simplemente con conocer de estos datos que es información con la que debe de contar el gerente del área de recursos humano con lo cual es “fácil” poder dictar una conclusión.

Limitaciones: No se puede conocer con certeza si el trabajador desempeña correctamente las actividades según la información que se proporciona y no se conoce si se está laborando con forme a los objetivos institucionales es decir, que no se haya una duplicidad de trabajo y todos colaboren correctamente con sus tareas correspondientes por lo consiguiente no es un  método muy aconsejable debido a que no se tiene un trato directo con el auditado.

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