Unidad 1 Compras

INVESTIGACIÓN SOBRE LA INTRODUCCION A LA ADMINISTRACION DE LAS COMPRAS

1.1 CONCEPTO Y OBJETIVO DE LA ADMINISTRACIÓN DE LAS COMPRAS

COMPRA: Adquirir bienes y servicios de la calidad adecuada, en el momento y a precios adecuados y del proveedor más apropiado.

Dentro del concepto de empresa moderna las compras se deben manejar por un departamento especializado que debe formar parte de la propia organización de la compañía.

OBJETIVOS

1.- Mantener la continuidad de abastecimiento.

2.- Hacerlo con la inversión mínima en existencia.

3.- Evitar duplicaciones, desperdicios e inutilización de los materiales.

4.- Mantener los niveles de calidad en los materiales, basándose en lo adecuado de los mismos para el uso a que se destinan.

5.- Procurar materiales al precio más bajo posible compatible con la calidad y el servicio requerido.

6.- Mantener la posición competitiva de la empresa y conservar el nivel de sus beneficios en lo que a costos de material se refiere.

1.2.1 CARACTERÍSTICAS DEL ÁREA DE COMPRAS

* Sus contacto con el mercado y en general con los vendedores, con las normas de fabricación y comerciantes de las industrias, hacen posible que Compras aporte una ayuda muy valiosa para elaborar planes, ya sea para lanzar nuevos productos, para planear la producción, fijar normas, etc.

* El bienestar de la compañía depende de la rotación de sus inventarios y de la mejor forma de utilización de su capital.

* Los problemas de las compras son de los que están más íntimamente ligados con la administración de existencias.

* Las empresas pequeñas y medianas no necesitan de una complicada estructura para organizar su función de suministros.

* Las erogaciones que se derivan de la creación de un puesto de agentes de compras o comprador generalmente son rentables, sobre todo cuando el director no puede dedicarse a este problema ni el tiempo ni la atención necesaria.

* La persona encargada de hacer los pagos en la empresa debe ser diferente a la que negocia las compras, pues en esta forma puede evitarse una situación problemática.

1.2.2 OBJETIVOS DEL ÁREA

Proporcionar un flujo ininterrumpido de materiales, abastecimientos y servicios requeridos para la operación de la organización.

Conservar las inversiones y pérdidas mínimas en el inventario.

Mantenimiento de estándares o controles de calidad adecuados.

Encontrar o desarrollar vendedores competentes.

Estandarizar, dentro de lo posible, los artículos comprados.

Compra de los artículos y servicios requeridos al precio final más bajo.

Mejorar la posición competitiva de la organización.

Lograr interrelaciones de trabajo armoniosas, productivas con otros departamentos dentro de la organización.

Alcanzar los objetivos de compras al menor nivel posible de costos de administración.

1.2.3 ORGANIGRAMA

Director de compras: desarrolla para la aprobación del vicepresidente y poner en operación los objetivos aprobados, las políticas y los programas que gobiernen las actividades de compras.

El vicepresidente: Ser responsable ante el vicepresidente del desarrollo de sus funciones, responsabilidades, autoridad y relaciones, y su interpretación apropiada.

Director de tráfico: Busca la asesoría y el consejo de éste con respecto al transporte y a los aspectos de almacenamiento exterior de las compras.

Almacenistas: Dar consejo y asesoría a los almacenistas en políticas sanas de inventarios para empaque, materiales y abastecimientos.

Dirección de planeación de mercado: Obtener la asesoría y el consejo del director de planeación de mercados con respecto a los planes futuros de producción y compras y los requerimientos de inventarios que pueden surgir de estos.

Otros miembros de la administración: Obtener información anticipada de los miembros de la administración sobre los requerimientos anticipados de compras.

Laboratorio: Trabajar estrechamente con todas las secciones en el desarrollo de abastecimientos y materiales principales mejorados.

Agente de compras: Desarrolla para la aprobación del director de compras y poner en operación las políticas y programas aprobados que asegurarán la adquisición de materiales, abastecimientos y servicios en todo momento y en todas las fábricas de la compañía y en las oficinas.

Operaciones: Responsable de la compra de todos los materiales y abastecimientos requeridos en las plantas y oficinas, etc.

Personal: Supervisa las actividades del departamento de compras a través del comprador en jefe de producción, del comprador en jefe para artículos ajenos a producción, del comprador de publicidad y servicios especiales y del comprador de abastecimientos para las oficinas.

1.2.4 FUNCIONES

La función del departamento de Compras es ayudar a producir más utilidades a la empresa.

En la empresa pequeña es el propietario quien hace la compra de todos los materiales. A medida que éste crece se requiere la participación de una persona especializada en esta función, a quien se le denomina jefe, gerente o director de compras. En una empresa grande la necesidad de este especialista es obvia.

1.2.5 DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS DEL PUESTO

Evaluar las necesidades de la misma, considerando la capacidad económico financiera de la organización a efectos de evaluar cantidades de suministros para su abastecimiento, control de los consumos y reservas, capacidad instalada, grado de uso de la misma, operarios disponibles y el estado de las instalaciones de la empresa.

Para todo esto debe haber coordinación entre departamentos o sectores de la organización, dado que muchas veces el suministro o abastecimiento depende necesariamente de otros sectores.

Los acuerdos y coordinaciones tendrían el siguiente esquema:

Frente al jefe de producción:

* Materiales requeridos para la producción fijada en volúmenes previstos.

* Frecuencia de las necesidades, para fijar colocación de pedidos.

* Especificaciones de calidad y el tipo de suministro a adquirir.

Frente al jefe de logística:

* Control de stocks elevados en determinados artículos * niveles de almacenamiento disponible y total para cada suministro.

* Necesidad de mayor capacidad de almacenamiento o nuevas instalaciones

* Equipamientos y suministros para el mantenimiento

* Control de equipos y capacidades de transporte

* Renovación de equipos para operación de almacenes

Frente al jefe de abastecimiento:

* Modalidades para sostener el abastecimiento de forma continua

* Pre establecer niveles de calidad de insumos a comprar

* Encontrar nuevos productos, insumos y fuentes de abastecimiento

Frente al jefe de ventas:

* Información sobre planificación del producto terminado.

* Fechas límites del producto

Frente al jefe contable:

* Información de los registros de inventarios para conocer activos de la organización

* Información de conciliación de inventarios

* Mejoras en la operativa para confección de nuevos inventarios cuando sea necesario

El jefe de compras debe fijar las responsabilidades del caso que le correspondan en las compras, tanto como la manera de efectuar las compras atinentes a:

* Fabricación especifica correspondiente a un periodo de tiempo

* Cumplimiento de un programa de compras de suministros

* Una orden de compra determinada.

* La compra de un suministro puntual que debe estar en stock

* Monto de dinero específico a invertir en una sola adquisición

1.2 RELACIÓN DEL ÁREA DE COMPRAS CON OTROS DEPARTAMENTOS DE LA ORGANIZACIÓN

La actividad de compra está relacionada con todos los departamentos de la empresa, en particular con ingeniería y producción. Mientras ingeniería diseña el producto, producción fabrica para el mercado y compras se encarga de conseguir los suministros necesarios para cumplir con el ciclo económico de la empresa.

El gerente de compras eficiente debe evitar fricciones en su trato con los demás responsables de los departamentos de la compañía.

La coordinación entre compras y la dirección de la empresa debe ser muy estrecha, de tal manera que cualquier cambio en los planes de producción sea puesto en conocimiento del gerente de compras, antes de que éste se realice. La falla en coordinar esta información podría ocasionar una falta de materiales o bien un exceso de inventarios.

El gerente de compras debe darse cuenta que la eficiencia en su departamento depende en parte de la coordinación de la información con los demás departamentos de la compañía.

1.2.1 INGENIERÍA Y PRODUCCIÓN

En producción, Compras debe procurar los materiales necesarios para la producción y producción debe descansar en compras para tal servicio. Por tanto, es responsabilidad mutua el llenar su función de manera tal que aseguren los resultados más económicos.

En ingeniería, Compras procura los abastecimientos y el equipo solicitado bajo la autoridad de ingeniería, obteniendo las cotizaciones y la asistencia técnica de los proveedores y asistencia en la preparación y evaluación de las alternativas e investigaciones de mercado y estudio para adquirir mejores y nuevos materiales y equipo.

1.2.2 VENTAS Y DISTRIBUCIÓN

La relación entre compras y ventas puede ser cercana y vital. La función de ventas es la de vender el producto final del esfuerzo

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