Unidad 6 Direccion De Proyectos

6.1 Definición del problema

QUÉ ES UN PROBLEMA, Y QUÉ COMPONENTES LO DEFINEN.

El problema se define como una “situación en la cual un individuo desea hacer algo pero desconoce el curso de acción necesaria para lograr lo que quiere” o como “ una situación en la cual el individuo actúa con el fin de lograr una meta utilizando para ello alguna estrategia en particular”

Los problemas tienen cuatro componentes:

- Las metas: lo que se desea lograr en una situación.

- Los datos: Los elementos de los que dispone el aprendiz.

- Las restricciones: los factores que limitan.

- Los métodos: las operaciones que pueden utilizarse para resolver el problema.

Qué pasos implica la solución de problemas.

Para la solución de problemas, de forma general podemos decir que los procesos de producción de soluciones pueden ser:

- Ensayo y error.

- Utilización de heurísticas.

- Análisis de medios y fines.

- División del problema en subsistemas.

- Insight.

- Fijación funcional.

- Acomodo mental.

- Evaluación imprecisa de soluciones.

En la búsqueda de solución de problemas, juegan un papel fundamental las siguientes características:

- El ser una persona impulsiva o reflexiva.

- La impulsividad y la reflexión en las personas tiene mucho que ver también con la actitud que tienen frente a los errores. Una persona reflexiva, por lo general toma más tiempo en evaluar su respuesta y está más dispuesto a corregir sus hipótesis.

- En los escolares, la impulsividad y la reflexión pueden ser influidas por la personalidad del maestro mismo.

Existen cinco grandes obstáculos que impiden la adopción de soluciones:

- La no comprensión del problema.

- El olvido de los elementos del problema.

- La falta de conocimientos.

- La posesión de otras reglas.

- El miedo al error.

No en todas las edades se presentan los mismos obstáculos que frenan la creatividad. En la etapa preescolar prima la falta de comprensión o bien el olvido de los elementos del problema. En la edad escolar, el factor dominante es el miedo al fracaso. En la edad adulta la creatividad es obstaculizada por pos viejos sistemas de creencias, que impiden la llegada de nuevas ideas

6.2 Análisis del problema desde distintas perspectivas

ANÁLISIS DEL PROBLEMA

Después de haber identificado, seleccionado y definido el problema, el grupo identifica la(s) causa(s) principal(es) del mismo. En esta fase el objetivo es analizar el problema y dividirlo en sus partes componentes, examinando cómo es que van juntas. Es necesario comprender el contexto del problema y como unas partes afectan a otras.

Esta es una etapa preparatoria para la generación de soluciones potenciales y elaboración de planes de acción, pero se sabe que las decisiones no son mejores que la información sobre la que se basan. Por lo que es necesario verificar continuamente si se poseen los datos necesarios para continuar, de no ser así es mejor parar y pensar en cómo obtener los daos antes del siguiente paso. Es necesario separar las suposiciones de los hechos.La confianza en los datos – en oposición a las opiniones es uno de los fundamentales pilares en que se sustenta el proceso de solución de problemas. Los datos deben constituir la base de las acciones del grupo. La tarea de hallar hechos e investigarlos debe partir de una lista de información necesaria sobre la que es necesario investigar y presentar hallazgos.

El análisis del problema se realiza a través del siguiente procedimiento:

a) Confirmación de que el problema existe realmente.

Se deben identificar y recoger los datos requeridos para confirmar que el problema identificado es real.

Para comprender un problema los mismos datos deben indicar quién, qué, cuándo, dónde y por qué el problema es más grave, así como ciertas preguntas relacionadas con cuánto, de qué tamaño, cuántas o cuántos. Es necesario construir un cuadro completo de la existencia del problema. Es menester esclarecernos si los datos están claramente explicados, si los mismos hechos tienen la misma interpretación para las partes, si los hechos son del pleno conocimientos de todos los participantes en el proceso y si los hechos presentados son verdaderamente relevantes para el proceso que se desarrolla.

b) Presentación gráfica de los datos.

c) Esta forma de presentación de los datos permite, especialmente a las personas que trabajan en grupos, usar la información con mayor facilidad. Para presentación de los datos pueden utilizarse las siguientes técnicas: Planilla de comprobación; histograma; gráfico de sectores; gráfico de tiempo y otros.

d) Identificación de las causas potenciales.

Entre los instrumentos más importantes para la identificación de las causas potenciales se encuentran:

• DIAGRAMA CAUSA – EFECTO que permite identificar y poner de manifiesto todas las causas potenciales que están contribuyendo a la existencia del problema bajo consideración.

• ANÁLISIS CAMPO FUERZA para identificar aquellas fuerzas que ayudan o impiden cerrar la brecha que existe entre donde se encuentra la organización y donde debe estar.

• ANÁLISIS DE PARETO para separar un pequeño número de factores significativos de la gran masa de factores insignificantes.

Hay que buscar todas las posibles ubicaciones al problema, determinar todas las aristas que conforman el problema a fin de que el grupo lo analice en toda su dimensión y no sólo centrarse en el análisis de sus causas.

Lo que indica el grado de creatividad de un grupo en la solución de sus problemas es la capacidad de desplazar el pensamiento de un obstáculo a otro y no el hecho de encontrar diversas maneras de superar un mismo obstáculo.

Jugar con la ubicación del problema constituye una importante área de las habilidades requeridas para resolver problemas. Los problemas pueden ubicarse en:

• La situación.

• El individuo.

• El grupo.

Al analizar un problema el grupo puede enfocarlo desde diferentes puntos de vista y listar todas sus posibles ubicaciones.

6.3 Cuando el problema son las personas como solucionarlo

Para poder solucionar un problema, lo fundamental es saber cuál es el problema existente. Hay que saber definirlo exactamente, teniendo en cuenta cuál es el problema, cómo afecta al negocio, cuándo empezó, con qué frecuencia sucede, qué o quién tiene relación o qué ve con ese problema, por qué se tienen que tomar las decisiones para resolverlo, dónde está el problema y si el problema es “un problema en sí o el síntoma de un problema mayor”. En todo caso, tanto para la definición de problemas como de soluciones, hay que hacerse preguntas.

Algunas técnicas de resolución de problemas

Una buena idea para solucionar problemas es la tormenta de ideas, una técnica muy efectiva que permite sacar ideas interesantes de la nada y también soluciones a problemas de todo tipo. La creatividad puede surgir de las ideas más tontas, y por eso poner de acuerdo ideas de varias personas y saber obtener buenas ideas en base a esto es algo sumamente interesante y que puede lograr ideas que no se podrían obtener de otra forma.

Si todo el grupo se involucra en el problema en un ambiente relajado buscando ideas que puedan solucionar el problema, sin juzgar ni ver mal ninguna idea, se puede llegar a la mejor solución del problema de una forma muy efectiva y más económica de lo que podrían suponer otras técnicas. Para ello, se deben crear grupos de entre 8 y 12 personas, haciéndose una persona cargo de liderar el grupo enfocando las ideas para que no se salgan de lo que se busca y para llegar a buenas ideas.

El trabajo en grupo o trabajar en equipo, más allá de la propia tormenta de ideas, también ayuda a solucionar problemas en la empresa, y es precisamente por eso por lo que los equipos de trabajo tienen tanta importancia. No todas las personas son iguales ni tienen las mismas ideas, por lo que se pueden conseguir aportaciones valiosas de los trabajadores de la empresa, especialmente porque son ellos quienes conocen cómo funciona su trabajo y si falla o puede fallar algo, incluso pueden haber ideas que no sólo solucionen problemas sino que mejoren el funcionamiento de la empresa, tanto de forma individual como en equipo, pero lo cierto es que la colaboración del grupo es muy importante para la empresa.

Un diagrama de flujo muy interesante que puede ayudar a resolver problemas, no sólo de la empresa, sino también en general, es el de la imagen, una forma muy gráfica e interesante de ver cómo resolver los problemas. También es muy importante tener en cuenta eldiagrama de causa y efecto, otra interesante técnica que se puede utilizar para resolver problemas.

6.4 Cuando el problema son las relaciones entre los integrantes de equipo de trabajo

1. Individualismo excesivo. Para crear y hacer creceruna empresa hace falta trabajo en equipo. Aun si tu emprendimiento es pequeño, o incluso unipersonal, para que tus proyectos se concreten necesitás el apoyo de proveedores, financistas, socios, expertos, y otras personas. Es cierto que algunos negocios funcionan alrededor de la figura del "fundador", pero demasiado ego suele complicar las cosas. Trabajar en equipo requiere sacrificar cierta individualidad en pos del desempeño grupal. Asegurate de prepararte para

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