Concepto de Gestión de Proyectos

Concepto de Gestión de Proyectos

La Gestión de Proyectos se puede describir como un proceso de planteamiento, ejecución y control de un proyecto, desde su comienzo hasta su conclusión, con el propósito de alcanzar un objetivo final en un plazo de tiempo determinado, con un coste y nivel de calidad determinados, a través de la movilización de recursos técnicos, financieros y humanos. Incorporando variadas áreas del conocimiento, su objetivo final es el de obtener el mejor resultado posible del trinomio coste-plazo-calidad.

En resumen, la gestión de proyectos suma áreas tan distintas como la incorporación del proyecto, la gestión de costes, la gestión de calidad, la gestión del tiempo, la gestión de recursos humanos o la gestión de la comunicación (entre los miembros y el exterior). Así, la gestión de proyectos forma un ciclo dinámico que transcurre del planteamiento a la ejecución y control.

Gestión de Proyectos.

La definición más formal sería la aplicación de un conjunto de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los requisitos del proyecto. La gestión de proyectos no es un proceso perfectamente definido. Es más, cada profesional tiene enfoques distintos a la hora de gestionar sus proyectos, unos valoran más el control y el seguimiento mientras que otros se centran en los aspectos de liderazgo y gestión de personas.

La experiencia en los últimos años revela que para que los proyectos lleguen a buen puerto es necesario que exista una gestión integral del proyecto que abarque todo el ciclo de vida del mismo, es decir, desde que el proyecto es sólo una necesidad o idea, hasta el cierre formal del mismo.

Ante esta evidencia, parece ineludible que surja la pregunta de por qué no todo el mundo usa una buena práctica de gestión de proyectos, sus técnicas y sus procesos. Habitualmente, se debe a factores como: la necesidad de inversión inicial, falta de compromiso y conocimiento por parte de los ejecutores, o la desconfianza y aversión al control por parte del equipo de trabajo. Algunos de estos temores son naturales y lógicos, mientras que otros son emocionales e irracionales.

Es obvio que las características del proyecto no van a cambiar por el hecho de usar un proceso formal de gestión de proyectos. Implantar una eficiente gestión de proyectos no quiere decir que no se tendrán problemas, ni significa que los riesgos simplemente desaparezcan, o que no haya sorpresas. Lo que sí que cambia es la forma en que los eventos son gestionados cuando el proyecto está en curso. El valor de una buena práctica de gestión de proyectos es contar con un proceso estandarizado para lidiar con las posibles contingencias. En ningún caso el tiempo, coste o esfuerzo dedicado a la gestión del proyecto debe entenderse como una pérdida para el proyecto, todo lo contrario, es un elemento imprescindible para lograr la calidad del resultado final.

Algunos de los beneficios más destacables que aporta una eficaz gestión de proyectos son:

Ahorros de tiempo y coste.

Más rapidez en la resolución de problemas.

Optimización en la resolución de riesgos.

Mayor efectividad en la comunicación y gestión de expectativas.

Mayor calidad de productos y servicios.

Optimización de la gestión financiera.

Mejora del proceso de toma de decisiones.

Mejora del ambiente laboral.

Las fases del ciclo de un proyecto:

Todo proyecto comprende una serie de actividades y etapas que se suceden, partiendo de una realidad y transformándola conforme a unos criterios y objetivos propuestos. Los proyectos tienen un principio o generación de una idea, un crecimiento y desarrollo relacionado con la formulación del mismo, una madurez en las fases de ejecución y operación, y por último un ocaso coincidente con su desaparición por obsolescencia.

El ciclo de un proyecto comprende las siguientes etapas:

Fase 1: Identificación.

Primera aproximación al proyecto, que incluye el análisis de la participación, de los problemas, de los objetivos y de las alternativas, así como la elaboración, consensuada entre todas las partes afectadas, de una lógica de intervención expresadas globalmente en objetivos, resultados y actividades.

Fase 2: Formulación y Diseño.

Determinación de todos los aspectos detallados de un proyecto, que además de la información recogida en la identificación, debe incluir al menos, los indicadores

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