Los derechos y deberes consignados en los Estatutos

OBJETIVO

Poner en manos de la organización una herramienta práctica que facilite un desempeño más claro, ágil y eficaz de quienes hacen parte de ella, desde sus afiliados hasta los diferentes dignatarios y los residentes del área de su jurisdicción, que ayuden a la interpretación y comprensión de la normatividad contemplada en la legislación comunal vigente y en los estatutos.

PROPÓSITOS

Trazar y definir pautas que conlleven al manejo adecuado de los recursos que tiene y maneja la organización.

Fijar reglas claras para el desempeño de quienes integran los distintos órganos internos de la organización.

Definir los procedimientos administrativos para el funcionamiento interno de la organización.

Definir normas disciplinarias que orienten el correcto desempeño de los afiliados.

Garantizar el buen funcionamiento y el desarrollo de las reuniones de los distintos órganos.

REGLAMENTO GENERAL

1. Para los afiliados o delegados.

Los derechos y deberes consignados en los Estatutos, establecen el carácter democrático consagrado en los principios de respeto y participación que deben ser observados y acatados por sus afiliados o delegados. Los miembros de una organización son la razón de ser de esta, en este caso son el recurso indispensable para poder hacer “Acción Comunal”.

1. Para poder ejercer los derechos y deberes dentro de cualquiera de los Organismos Comunales, es indispensable, acreditar su pertenencia mediante la inscripción voluntaria en el libro de afiliados o delegados.

1. La asistencia a las asambleas y/o reuniones de los distintos órganos, debe ser personal y es indelegable.

1. Los afiliados o delegados que no asistan a las reuniones en las que estén comprometidos, deberán presentar excusa por escrito, justificando su ausencia, de lo contrario su falta se la considerará para efectos disciplinarios.

1. Sin incurrir en menoscabo de sus derechos y los principios de la organización, le está prohibido a los afiliados o delgados:

• Presentarse a las asambleas o reuniones en estado de embriaguez.

• Hacer el uso de la palabra sin que le sea concedido por la persona que está presidiendo o coordinando la reunión.

• Delegar en otra persona la participación en las asambleas o reuniones y eventos en los que sea delegado a nombre de la organización.

• Hablar y actuar en nombre de la organización, sin la previa autorización de la asamblea o delegación de alguno de sus órganos.

• Provocar situaciones de bochorno que desvíen el curso de las discusiones previstas en el orden del día, inciten al desorden y atenten contra el normal desarrollo de las reuniones.

• Retirarse de las reuniones, sin autorización o causa justificada.

• Comprometer el nombre de la organización a nivel externo, o la participación e intervención en las reuniones y asambleas, de personas o instituciones, sin la previa consulta con la mesa directiva de la Organización.

2. Para Las reuniones.

Las reuniones de los afiliados o delgados en cualquiera de las condiciones a que cada uno corresponda, constituyen el más importante espacio donde se determina el actuar de la organización en sus distintos órganos. Las reuniones pueden ser: Reuniones de Asamblea, reuniones de todos sus dignatarios, reuniones de mesa directiva, reuniones de las diferentes Comisiones de trabajo o empresariales. Las reuniones de asamblea son de dos (2) clases: Las de afiliados o delegados y las de residentes.

1. Las reuniones de asamblea general de afiliados o delegados son las reuniones donde se toman las máximas decisiones del organismo comunal respectivo.

1. Las reuniones ordinarias se realizarán según lo previsto en los estatutos en el Artículo 28.

1. Las Asambleas serán dirigidas por el presidente del organismo comunal, salvo los casos en que se vayan a elegir dignatarios.
2. Excepto en las reuniones de asambleas que se puede esperar hasta una hora para cumplir con el quórum decisorio, todas las reuniones de los distintos órganos comenzarán máximo 15 minutos después de la hora señalada; después de esta hora, se considerará retardo.

1. Todas las reuniones, incluidas las de asamblea de afiliados o delegados, y de mesa directiva, tendrán una duración máxima de 2 horas, si de acuerdo al tema tratado se hace necesario continuar, deberá proponerse y aprobarse una prórroga que no podrá ser superior a 45 minutos.

1. Las reuniones de asamblea de afiliados o delegados, de mesa directiva y comisiones de trabajo o empresariales, se realizarán en el lugar que oficialmente se establezca como sede, previa coordinación.
2. Excepto en las reuniones de asamblea general convocadas para elección de dignatarios o las asambleas de carácter extraordinario de los diferentes órganos, por lo menos 15 minutos del tiempo establecido para la reunión, se debe destinarse a la lectura o capacitación sobre un tema previamente seleccionado.
3. Salvo las reuniones extraordinarias que tienen un solo objetivo, las demás reuniones de asamblea, se desarrollaran teniendo en cuenta el siguiente esquema de orden del día:

• Verificación del quórum.
• Himno de la Acción Comunal.
• Socialización de los Estatutos
• Reflexión.
• Comentarios, discusión y aprobación del acta anterior.
• Presentación de informes.
• Temas centrales a tratar.
• Proposiciones y varios.
• Decisiones tomadas.
• Clausura.

NOTA: En los temas centrales se incluye la revisión de las tareas o compromisos, desarrollo del tema de interés o de capacitación y la intervención de los invitados especiales.

3. Para las intervenciones.

Para el logro de los objetivos propuestos en una reunión, se fundamenta en sus resultados, que son los aportes y conclusiones a que llegan los asistentes con las intervenciones y su participación, que para un mejor control se debe  cumplir y tener presente lo siguiente:

1. Las Intervenciones serán otorgadas por quien presida la reunión.
2. La Intervención de los afiliados o delegados en cualquiera de las reuniones enunciadas anteriormente, tendrán una duración máxima de 7 minutos y no podrá hacerse más de dos (2) intervenciones sobre un mismo tema.

1. Los coordinadores de las diferentes comisiones o demás personas que vayan a rendir informes, podrán hacer su intervención por espacio de 10 minutos.
2. Según los temas a tratar, el organismo comunal representado en sus diferentes órganos y sus integrantes se reserva el derecho de aprobar o no las intervenciones o incluso de suspenderlas si lo considera necesario.
3. La intervención de personas no afiladas o no delegadas y de entidades, deberá ser aprobada por mesa directiva o el órgano reunido, previa solicitud del interesado por escrito con un mínimo de un (1) día antes de la reunión donde se quiere participar. Estas Intervenciones tendrán una duración máxima de 15 minutos y en una misma reunión se permitirán como máximo dos (2) intervenciones de este tipo.
4. Si se juzga pertinente y el tema requiere de más tiempo del inicialmente destinado, se someterá a consideración de los asistentes la decisión de ampliar o no el tiempo de la intervención.

1. Con el fin de que las reuniones sean ágiles y para su adecuado desarrollo, los participantes en ella podrán hacer uso de las mociones de: Interpelación, orden, suficiente ilustración. Con éstas, se busca solicitar a quien interviene, una explicación o aclaración de un concepto, idea o comentario. Ejemplo: Proponerle al presidente o coordinador que invite a la asamblea a mantener un adecuado comportamiento; al expositor, que se centre en el tema propuesto; al presidente, que someta a consideración de la asamblea claridad y suficiente ilustración sobre el tema que se discute.

4. Para el manejo de los libros

Los libros son los soportes que deben tener y llevar un organismo comunal, ordenados por norma y absolutamente necesarios para la buena marcha de la organización como tal.

1. Fuera de los que para su mejor funcionamiento interno implemente este organismo comunal, oficialmente se debe contar con los siguientes libros: De afiliados, de actas de asambleas y de mesa directiva, de inventarios, de tesorería y de caja menor.
2. Cada comisión llevará su propio sistema de registro que garantice la sistematización de sus acciones.
3. El libro de actas también puede ser utilizado por medio de folios debidamente registrados y deben ser archivados en fólderes debidamente empastados por periodos.
4. Todos estos libros deben hacerse registrar ante la autoridad competente que ejerza la competencia de inspección, vigilancia y control y, visados por el fiscal del organismo comunal.
5. Los libros que llevan las comisiones de trabajo deben ser registrados por la mesa directiva y refrendados con la firma del vicepresidente.
6. Los libros de afiliados o delegados y de actas serán de responsabilidad en su tenencia y manejo por parte del secretario de la organización; los de tesorería e inventarios, por parte del tesorero.
7. Los Libros que lleva cada comisión, serán manejados por sus respectivos coordinadores quienes serán los responsables del manejo de los mismos.
8. El registro de las actas se hará llevando un número de orden consecutivo. Para su plena validez como documento de constancia de lo actuado, deberá estar firmado por el presidente y secretario de la reunión; para el caso de elección de dignatarios, esta acta debe de llevar las firmas de los integrantes del tribunal de garantías.
9. Cualquiera de los libros, podrá estar a disposición de los afiliados o delgados, previa solicitud por escrito dirigida a la mesa directiva o ante el responsable del libro respectivo, pero la consulta por parte del interesado tendrá que hacerse ante el responsable del manejo del libro y si es del caso dentro del lugar donde reposa este y con la presencia de algunos de los miembros que la mesa directiva defina.

1. Durante el periodo de elección de dignatarios, el libro de afiliados estará disponible en: La Sede Comunal y/o en la residencia del Secretario(a) de la J.A.C.

5. Para la sede de operaciones

1. La sede oficial para las operaciones de la organización será la SEDE COMUNAL, la cual podrá ser utilizada por todos sus órganos internos previa coordinación.
2. Tendrán llaves de la oficina: El Presidente(a) y el Secretario(a)  ellos serán los responsables por el uso de las mismas.
3. En la oficina sede, permanecerá(n) copia(s) de las llaves de todos los bienes inmuebles y muebles que la organización tenga bajo su custodia, vigilancia y control, pero el uso de las mismas solo podrá ser autorizado por El Presidente(a), y el Secretario(a).
4. Cuando alguno de los responsables, deje extraviar una llave, por su cuenta, deberá asumir el cambio de claves y/o chapas y otros y la reproducción de las mismas.

6. Para el manejo de la correspondencia:

La correspondencia escrita, los informes, memorandos, boletines, etc. se constituyen en los mecanismos de información importantes en el funcionamiento de la organización y sus órganos, por lo tanto merecen toda la atención, responsabilidad y cuidado en su manejo.

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