PRESENTACION DE PROPUESTA AL CLIENTE.

PRESENTACION DE PROPUESTA AL CLIENTE.

Por regla general, el cometido propuesto se describirá en un documento que se somete a la decisión y aprobación del cliente. Ese documento puede, tener diferentes nombres: informes sobre el estudio, propuesta técnica, documento de proyecto, plan de proyecto, propuesta de contrato, etc. Algunos clientes exigen que el consultor presente las propuestas en una forma predeterminada. Esto fa¬cilita el estudio por el cliente y su evaluación de las diferentes propuestas recibidas de diversos consultores. Además, la forma de la propuesta podrá corresponder a la forma del contrato de consultoría que se va a firmar.

Toda propuesta presentada a un cliente es un documento de venta im¬portante. No basta con que el consultor tenga una idea clara de cómo eje¬cutar la tarea para conseguir un éxito total; debe poder describir esa idea por escrito de manera que resulte clara de entender para otras personas.

Secciones de la propuesta.

En la mayor parte de los casos, la propuesta al cliente incluye las cuatro secciones siguientes:

• Sección técnica;

• Sección relativa al personal;

• Sección relativa a los antecedentes del consultor;

• Sección de las condiciones financieras y de otra índole.

En la sección técnica se describen las conclusiones preliminares del con¬sultor sobre su evaluación del problema, el objetivo que se persigue, el mé¬todo que se propone adoptar y el programa de trabajo que tiene intención de seguir.

La sección técnica debe ser detallada y específica. Si es demasiado general, el cliente puede considerar que el consultor no le está explicando en realidad lo que se propone hacer. A la inversa, si es demasiado detallada y concreta, el consultor puede haber ido más allá de la planificación del cometido y haber comenzado ya la eje¬cución de la tarea sin haber obtenido el acuerdo del cliente.

En la sección relativa al personal se indican los nombres y las características de quienes realizarán la tarea. Entre esos nombres figuran los de los consultores principales (asociados, directores de proyectos) que serán respon¬sables de la orientación y supervisión del equipo que trabaja en la organiza¬ción cliente. Por lo común, en la propuesta se garantiza la disponibilidad de determinadas personas durante un período limitado. Si el cliente retrasa su respuesta, o decide aplazar el encargo, sabe que deberá aceptar a otros consultores con características similares o volver a negociar el contrato.

En la sección relativa a los antecedentes del consultor se describe la ex¬periencia y la competencia de la organización consultiva en relación con las necesidades del cliente particular. Puede abarcar una subsección general en la que se da información uniforme a todos los clientes (con inclusión de una sección relativa a las normas éticas y a la práctica profesional a que se adhiere el consultor) y una subsección específica referente a trabajos aná¬logos realizados y en la que se aportarán pruebas de que la oficina o agencia de consultoría es el socio que conviene elegir. Las referencias relativas a clientes anteriores sólo se pueden utilizar con el acuerdo previo de esos clientes.

En la sección de las condiciones financieras y de otra índole se indica el costo de los servicios, los créditos previstos para cubrir los aumentos dé los gastos y los gastos imprevistos y el plan y otras indicaciones relativas al pago de los honorarios, al reembolso de los gastos y a la liquidación de todos los compromisos. Si el cliente aplica un procedimiento de selección, la sección financiera deberá presentarse por separado.

Presentación de la propuesta.

Muchos consultores prefieren no limitarse a enviar por correo la pro¬puesta, sino entregársela en mano al cliente en una reunión que comienza con una breve introducción oral (y visual, si procede) del resumen del in¬forme. El consultor está dispuesto a contestar preguntas acerca del comienzo del encargo propuesto. Si el cliente desea y está dispuesto a empezar, existen obvias ventajas en hacerlo

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