PRESENTACION

CONFERENCIA #2

TEMAS A TRATAR:

MANUAL DE FUCIONES

ARCHIVO DE GESTION

ENCUESTA DOCUMENTAL

1. MANUAL DE FUCIONES: Es el código interno de una empresa que dispone e identifica cada una de las funciones y deberes de los funcionarios según su cargo.

2. DOCUMENTOS QUE RECIBE Y PRODUCES: En razón al cargo, en la oficina se producen y reciben documentos que son de su responsabilidad que son cuidar y proteger.

En las empresas grandes y pequeñas han creado unas normas basadas en las dispuestas por el estado y que rigen en el archivo central de la nación para todos los entes del estado con el fin, de proteger cuidar y conservar sus archivos documentales, el cual son esenciales para el desarrollo integral e histórico de cada empresa.

3. EN ESTA CHARLA VAMOS A VER Y CONOCER:

A) La aplicación de cada una de las etapas archivísticas que nos corresponden según nuestros cargos

B) Que es un documento: esto lo vimos en la primera charla y lo volvemos a tocar porque es fundamental el conocimiento sobre este tema

“Es un escrito que por el carácter que rige la unidad documental (oficina) produce o recibe dentro de la función que ejerce”.

C) Archivo de gestión son todos los documentos que se produce y se reciben en una oficina y que son de su competencia para dar soluciones y contestaciones a los temas en ellos solicitados; también son aquellos documentos que por su importancias están en permanente consulta en la misma oficina, o en otras que las soliciten entre estos documentos hay unos de consultas como son normas contables, leyes, códigos etc.

D) Los documentos que se encuentran en el archivo de gestión son responsabilidad del jefe de la oficina el secretario o asistente.

E) Hay documentos que para su validez es necesario adjuntar soportes, por lo tanto estos documentos no pueden ser archivados por separados ejemplo: comprobantes de egresos, contratos, propuestas, historias laborales, etc.

F) El jefe de la oficina es la persona encargada de evaluar la vida útil del documento tanto en el archivo de gestión como para su traslado al archivo central, por tal razón es indispensable que el empleado reciba capacitación en el conocimiento de documentos como en la forma de archivarlos, ejemplo. Un contrato tiene un valor jurídico de veinte a treinta años, una historia laboral, de cincuenta años y puede convertirse en un documento histórico, un memorando de tres meses a un año, la correspondencia según su importancia.

G) Para trasferir un documento del archivo de gestión al archivo central debe tenerse en cuenta que este ha perdido su importancia de consulta y por lo tanto es necesario transferirlo al archivo central según la tabla de retención

LA TRANSFERENCIA DEL ARCHIVO DE GESTIÓN AL ARCHIVO CENTRAL CONTRIBUYE A

1) Descongestiona el archivo de gestión

2) Facilita el control efectivo y ordenamiento de los documentos en el archivo de gestión

3) Facilita de información útil y efectiva

4) facilita espacio para la nueva documentación

ENCUESTA DOCUMENTAL

Hoy vamos a entregar una formulario en el cual nos van a decir que documentos producen en su oficina, que documentos reciben, cuál es su cargo esto con el fin de organizar tanto el archivo de gestión como el archivo central.

En esta encuesta también van a encontrar preguntas tales como:

Con que oficina comparte documentos

Los documentos de consulta no forman parte del archivo de gestión y deben estar por separado.

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