Taller Método 9 S’s

La clasificación, organización, limpieza, bienestar personal, disciplina, constancia, compromiso, coordinación y estandarización son aspectos que representan una necesidad importante en cualquier organización, y conforman los aspectos claves para un ambiente de Calidad en el trabajo. Son denominados como las 9 S’s, ya que en su romanización (del original japonés) cada uno de estos términos comienza con la letra S.

Ésta es una Metodología que implica el desarrollo de un conjunto de actividades encaminadas al logro de un ambiente de trabajo seguro, ordenado, limpio y confortable.

Las 9 S’s implican la realización de esfuerzos relativamente simples de aplicar, tanto en el área física de trabajo, como en la persona y en la organización misma. Sin embargo, estos son aspectos esenciales que requieren estar presentes para lograr la permanencia de la empresa en el futuro.

Pero, ¿por qué podrán llegar a ser necesarias las 9 S’s? Como ya se mencionó, debido a los cambios rotundos en el mercado, como organización es necesario responder a cada demanda que se presente, y por lo tanto, será líder aquélla que con mayor rapidez, eficiencia y bajo costo, logre satisfacer los requerimientos de los consumidores.

Por lo tanto, la implantación de una Metodología como ésta, contribuye enormemente con el propósito de desarrollar e implantar otros sistemas de mejora como la Administración de Calidad Total, Justo a Tiempo, Mantenimiento Productivo Total (TPM), entre otros.

Dentro de la problemática que se presenta para la aplicación de las 9 S’s en las organizaciones mexicanas, se pueden mencionar los siguientes aspectos:

 Poco conocimiento de los directores generales respecto a las 9 S’s

 Pocas explicaciones referentes al significado de las 9 S’s a los empleados

 Pocas iniciativas de los directores generales para llevar a cabo las 9S’s

 Falta de planes, metas y medidas concretas para llevar las 9 S’s a cabo

Como aspectos fundamentales y con el fin de lograr alcanzar los beneficios que proporcionan las 9 S’s, existen diversas necesidades a cubrir, entre las cuales una de las más relevantes, es contar con el compromiso pleno de la alta dirección para el logro de un cambio favorable que conduzca hacia la Mejora Continua. Así, también se requiere de la intervención y disposición de todos los demás integrantes de la organización.

Es necesario lograr el consenso de todos los empleados para que participen en la decisión y se logre iniciar con el pie derecho el cambio. Para ello, es indispensable que todos sepan por qué son necesarias las S’s, así como la manera general como se va a llevar a cabo el proceso y la forma en que se requerirá de su participación.

Cabe aclarar que uno de los principales retos de ésta Metodología, es la de promover un cambio de mentalidad hacia la creación de una cultura de autodisciplina, orden y economía.

Por lo tanto, lo relevante dentro de las 9 S’s, es realizar un esfuerzo para hacer conciencia de la importancia de crear un ambiente propicio, en el cual sea posible desempeñar un trabajo eficiente.

Así pues, si una organización busca ser reconocida como una empresa responsable y que refleje una imagen con estatus de clase mundial, debe crear mecanismos internos que permitan mantener siempre un ambiente de trabajo que inspire y que logre que el personal tenga autodisciplina y contribuya, dando siempre mayor valor a lo que realiza. Por lo anterior, se puede concluir que la decisión de cambio a través de una Metodología como las 9 S’s, conforma la base para lograr la mejora y eficiencia de los resultados de cualquier negocio.

Beneficios

De la implantación del Método 9 S’s se pueden mencionar los siguientes beneficios dentro de las áreas de trabajo:

 Ayuda a los empleados a adquirir autodisciplina

 Permite resaltar los desperdicios presentes en el área de trabajo

 Señala anormalidades, como rechazos y excedentes en inventario

 Reduce movimientos inútiles

 Resuelve problemas logísticos importantes

 Hace más visibles los problemas relacionados con la Calidad

 Reduce accidentes

 Un lugar limpio y ordenado refleja una buena imagen para el cliente

1. El Método 9S´s

2.1 Las Cinco Primeras S’s

Primera “S”: Clasificación (SEIRI)

Consiste en separar en el área de trabajo las cosas que sirven de las que no son útiles, lo que es necesario de lo que no lo es, el material suficiente de lo excesivo y eliminar los artículos obsoletos o que no sirven.

a) Criterios para la Clasificación

1. Deteriorados

2. Innecesarios

3. Obsoletos

4. Caducos

5. Inservibles

b) Beneficios de la Clasificación

1. Se optimiza el área física de las oficinas.

2. Se elimina el exceso de herramientas, papelería, formatos, mobiliario, etc.

3. Se descartan los elementos obsoletos, controlando con ello su tiempo de vida útil.

c) Procedimiento para Clasificar: Etiqueta de descarte

El objetivo de utilizar la etiqueta de descarte (Formato 1) es identificar aquellos objetos que cumplan con los criterios de rechazo que se plantean en la Primera S. Es un formato que contiene información que permite rastrear al objeto descartado o clasificado desde su selección hasta su reorganización o eliminación definitiva (vender, donar, etc.).

Formato 1. Ficha de Descarte.

Nombre del Objeto

Naturaleza

Papelería Material Didáctico

Mobiliario Equipo

Otro

Razón para descartar

Innecesario Defectuoso

Sobrante Uso esporádico

Otro

Acción

Organizarlo Repararlo

Eliminarlo

Fecha de descarte

Todos los objetos etiquetados deberán ser concentrados en un área de descarte, debiendo ser registrados aquellos que ingresen al área en un formato que permita su fácil identificación.

Posteriormente, el Director del Programa o alguien con nivel jerárquico en la estructura de la organización, deberá tomar la decisión del destino de cada uno de los objetos del área de descarte.

Figura 2. Etiqueta de Descarte.

Segunda “S”: Organización (SEITON)

Consiste en ordenar objetos, partes o elementos dentro de un conjunto, poniendo cada cosa en su lugar

a) Criterios para efectuar la Organización

1.- Se define una nomenclatura por cada clase de elementos a organizar.

2.- Se definen sitios de ubicación, cada cosa en su lugar.

3.- Se decide cómo guardar, considerando los siguientes puntos:

 Fácil de guardar

 Fácil de identificar

 Fácil de sacar

 Fácil de regresar a su lugar original

b) Beneficios de la Organización

Tener lo que es necesario, en su justa cantidad, con la calidad requerida y en el momento y lugar adecuados, nos puede aportar las siguientes ventajas:

 Menor tiempo de búsqueda de aquello que nos hace falta

 Menor necesidad de controles de stock y producción

 Facilita el transporte interno y la ejecución del trabajo

 Evita los daños a los materiales o productos almacenados

 Provoca una mayor racionalización del trabajo, menor cansancio físico y mental, y mejora el ambiente

c) Procedimiento para Organizar

Se deberá desarrollar una técnica para la asignación de claves; es decir, que cada área, mueble y documento importante tenga una nomenclatura que sea común en toda la organización. Esta técnica puede incluir además de la asignación de claves, la asignación de colores, figuras, formas, etc.

Con las nomenclaturas asignadas se deberán realizar etiquetas de identificación, con el fin de hacer comunes los mobiliarios en la organización; es decir, que la gente que trabaja en una misma área conozca, de manera general, cómo está organizada la documentación y los artículos de trabajo.

Tercera “S”: Limpieza (SEISO)

Se refiere al acto de quitar lo sucio de algo, eliminando manchas, suciedad, polvo, desperdicios, etc. de las áreas de trabajo como oficinas, pasillos, escritorios, archiveros, computadoras, máquinas de escribir y todos los demás sitios de trabajo, manteniendo condiciones adecuadas de aseo e higiene.

a) Criterios para efectuar la Limpieza

1.- Eliminar manchas, mugre, polvo y suciedad de las áreas de trabajo.

2.- Al terminar de usar los sitios de trabajo, asearlos.

3.- Hacer uso de los sitios y recipientes para tirar desperdicios.

4.- Por último, establecer Programas de Limpieza periódicos (diario, semanal, mensual, etc.),

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