Reuniones

Buenas tardes profesor adjunto mi participación al foro de esta semana:

¿ES USTED EFICIENTE AL PROGRAMAR REUNIONES?

En la empresa que actualmente laboro las reuniones programadas no servían para ningún fin ya que en la mayoría no se lograba cumplir con el objetivo o se terminaban trataban temas muy distintos al tema relevante, además la mayor participación en dichas reuniones era por parte del gerente y no se le daba la palabra al trabajador, desafortunadamente, la mayoría de reuniones de trabajo no se explotaban como debería ser, muchas veces servían sólo para tomar del pelo, contar los últimos chismes , perder tiempo en temas sin ninguna importancia y en comentar de todo, menos lo que se pretendía aclarar o hablar para mejorar algún proceso o solucionar algún inconveniente, esto generaba que la mayoría de los trabajadores asistieran de una manera mecánica y no de forma activa ya que solo asistían por firmar el acta de la asistencia a la reunión, con el pasar del tiempo los la alta dirección se dieron cuenta de la importancia de conocer cómo se está realizando el trabajo y si se están consiguiendo los objetivos de la empresa, esta información puede conocerse a través de una reunión de trabajo bien manejada y correctamente.

Para evitar que lo anterior ocurriera progresivamente, la compañía opto por seguir los siguientes parámetros que mejoraron que las reuniones sean productivas y sirvan para el fin con el cual fueron citadas.

En primera medida, los encargados del desarrollo de la reunión, deben preparar con anticipación todo lo que vayan a exponer y si es el caso, entregar documentos o reportes a las personas que vayan a asistir para que estos sepan de qué se va a hablar. Estos documentos pueden ser reportes financieros, indicadores de gestión, el orden de los temas que se van a tratar, etc., para que la reunión sea aprovechada al máximo y se desarrolle de una forma eficaz y se contribuya al buen transcurrir de la misma. Ya teniendo un orden y estando todos preparados para lo que sigue, se procederá a comenzar la reunión.

En segundo lugar, es muy importante respetar el orden de los temas que se van a hablar. Hay un moderador quien es el que introducirá a los miembros de la junta en el acontecer de la misma, además vigila que no se produzcan comentarios ajenos a los que se están debatiendo y será el encargado de que cada persona que hable sea escuchada y posteriormente se muestren los diferentes puntos de vista con total disciplina. Esto para que la calidad de la reunión sea buena y se aproveche el tiempo de la mejor manera.

Como tercer parámetro, se delega una persona encargada de plasmar en un documento todas las ideas expresadas y los acuerdos a los que se haya llegado. Esto para evitar que en futuras reuniones se traten los mismos temas o se caiga en las mismas discusiones sin salida

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