Reunionitis

Ensayo: Oliver Rubio Maya

REUNIONITIS

La ley 2101 del 15 de julio de 2021 modificó el artículo 161 del código sustantivo del trabajo, que no solo disminuye la jornada laboral semanal de 48 a 42 horas. Bajo este precepto 42 horas semanales serian tiempo suficiente para realizar las diferentes labores que nos ocupan, pero cuando miramos nuestra agenda nos encontramos con un problema con diferentes nombres (reunión, comité, meetings, junta, asamblea entre otras) para encubrir su fechoría que es carcomer de forma deliberada mucho parte de nuestro valioso tiempo.  

Con este problema nuestra semana de 42 horas pasa en mucho de los casos a ser insuficiente para poder responder a las diferentes necesidades y obligaciones de nuestras labores.

Esta problemática que llamare “reunionitis” no es solo del entorno de Colombia sino del entorno mundial. En mi caso particular y realizando el previo análisis de mi agenda en el último año en promedio el 80% de tiempo de la semana (34 horas) son afectadas por esta problemática.

¿Pero qué tan efectivas son las reuniones?

Bueno en su mayoría son ineficaces ya que carecen entre otra cosa de:

• Una descripción específica.
• Demasiadas personas en la reunión sin tener relación o poder de decisión en las problemáticas que se presentan
• Envió del material (informes, indicadores, entre otras) de la reunión.
• Objetivos y alcances de la reunión.

Estas carencias en muchos casos son resueltas durante la reunión o son el fin de esta; lo cual finalmente se hubiera podido resolver previo a la misma dando pie a cuestionar si era o no necesario la reunión.

Esta problemática ha ido aumentando año atrás año tal es así que, en los últimos 50 años, los ejecutivos dedican un promedio de casi 23 horas a la semana en ellas, frente a menos de 10 horas en la década de 1960. Y eso ni siquiera incluye todas las reuniones improvisadas que no se incluyen en la agenda. (Leslie A. Perlow, 2017). Sumado esto un estudio reciente demostró que a raíz de la pandemia la participación de las personas en reuniones aumento en un 13% y los dias laborales incrementaron su duración en un 8,2% (Kost, 2020)

Bajo esta problemática es clave resaltar que se está desperdiciando un bien preciado y no recuperable como es el tiempo. Hace poco La Universidad de Carolina del Norte encuestó a 182 altos directivos en diversas industrias: el 65% dijo que las reuniones les impiden completar su trabajo. El 71% dijo que las reuniones son improductivas e ineficientes. El 64% dijo que las reuniones se realizan a expensas del pensamiento profundo. El 62% dijo que las reuniones pierden oportunidades para acercar al equipo. (Leslie A. Perlow, 2017). Adicional a esto la “reunionitis” trae consigo problemas de salud (burnout, stress, por ejemplo) y cuestionamientos financieros (cuenta cuestan x números de personas reunidas por horas en una “reunión” improductiva)

Ante este escenario es claro que una solución sería no tener tantas reuniones. ¿Pero sería entonces esto contraproducente para los intereses de la empresa?

Bueno un reciente estudio realizado por el MIT (ver tabla 1) en donde se encuestaron a 76 empresas, con más de 1,000 empleados cada una y operaciones en más de 50 países, que implementaron de uno a cinco días sin reunión por semana (prohibiendo incluso reuniones individuales) durante los últimos 12 meses. Arrojo los siguientes resultados:

[pic 1]

Tabla 1. Cambio porcentual en las calificaciones de los empleados después de la introducción de los días libres de reuniones. (Ben Laker, 2022)

Se muestra entonces que el solo hecho de tener un solo día sin reuniones tiene afectaciones positivas en puntos clave como:  productividad, autonomía, compromiso y reducciones en problemáticas como el stress y la micro gerencia. Y a medida que van aumento los dias sin reunión los indicadores en su gran mayoría van aumentando o reduciendo según el caso; lo cual demuestra que es una buena iniciativa y que podría aplicarse teniendo cuenta varias premisas:

• Informar tu equipo de trabajo y solicitar una retroalimentación ante la nueva iniciativa de definir uno o varios días sin reuniones. Importante argumentar las bondades y beneficios de esta iniciativa (Ben Laker, 2022)
• Fomentar la informalidad. Esto permite que los empleados sean más auténticos en sus interlocuciones por el entorno en donde se puede dar estas conversaciones (Ben Laker, 2022)
• Generar otro medio de comunicaciones como lo son chats empresariales (Teams, WhatsApp business, por ejemplo) o correos electrónicos que permiten con un ok o un no dar respuesta o solución a una problemática no necesaria de reunión

Es importante dar la claridad que esto no significa eliminar las reuniones por completo como es bien conocido todos los extremos son malos.

¿Entonces que hacer?

Implementar algo que llamaría normas de higiene para las reuniones esto con el fin de que los empleados se adapten al nuevo modelo, esto debe contemplar:

• Que cada reunión tenga una agenda corta (no más de 2 o 3 puntos) y objetivos claros. Si no cumple con estos principios es síntoma que la información de esta reunión puede ser comunicada a través de un correo electrónico u otro medio de comunicación de la empresa (Ben Laker, 2022).
• La duración no debe ser de más de 60 minutos. Nuestra capacidad de atención y resistencia mental tienden a tener problemas cuando las reuniones duran mucho tiempo. La eficacia de la reunión va acorde a la brevedad de esta.
• Asignar roles, como un tomador de notas el cual al finalizar la reunión enviara un breve resumen con los puntos destacados de la reunión, las tareas adquiridas y sus responsables, así como las conclusiones. Este rol es clave en especial para reuniones con muchas personas ya que evita a futuro posible conflictos entre equipos de trabajos (no cumplimiento o desconocimiento de los acuerdos en la reunión) (Ben Laker, 2022)
• Enviar material previo de o los temas al cual(es) se tomaron las decisiones para con ello no caer en el error de realizar la presentación / contexto de la situación durante la reunión. Este tipo de situaciones normalmente se consume el 80% del tiempo y en algunos casos hasta el 100% o mas lo que concluye con reagendar nuevamente un espacio para la toma de decisiones.
• Agendar el número y las personas adecuadas y con el conocimiento y poder decisiones acordes al alcance y objetivos de la reunión. Jeff Bezos, fundador de Amazon, en reuniones como muchas personas usa su “regla de las dos pizzas” para juzgar esto. La idea es que no deberías tener una reunión si dos pizzas no son suficientes para alimentar a todos los presentes.
• Revisar la frecuencia de las reuniones con los equipos de trabajo y si es necesario seguir haciéndolas en los tiempos estipulados. ¿Es necesario realizar cada semana si no todas las semanas hay algo que abordar?
• Determinar que tipo de reuniones será con respecto al medio a utilizar, es decir si será online, o presencial. Hay temas y decisiones que son mejor presencial que online. Así mismo si es online es clave garantizar los aspectos logísticos (conectividad, cámara, micrófono) previo al inicio de la reunión

Siguiendo las recomendaciones anteriores, se deberían tener menos reuniones a las cuales asistir en el futuro y solo se asistirían a las necesarias. Así mismo se utilizaría el tiempo disponible más sabiamente y se saldría de la problemática de “reunionitis”.

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