ADMINISTRACION Y ORGANIZACION DE DATOS

INSTITUTO TECNOLÓGICO SUPERIOR DE CINTALAPA

SEMESTRE:

4º. F

MATERIA:

ADMINISTRACIÓN Y ORGANIZACIÓN DE DATOS

CARRERA:

INGENIERÍA INFORMÁTICA.

INTEGRANTES:

MANUEL VICTOR HURTADO VALENCIA

ADRIANA PAULINA ÁNGEL VÁZQUEZ

EMMANUEL CANDELARIO ESPINOSA CLEMENTE

CATEDRÁTICO:

CINTALAPA DE FIGUEROA, CHIAPAS A 24 DE MARZO DEL 2020

INTRODUCCIÓN

Este trabajo de reporte de investigación trata de dar un enfoque esencial a los que es la administración y organización de datos, más que ser un contenido exacto de esta materia, es un documento que ayudara e introducirá al mundo de las bases de datos, esto con finalidad de dar bases sólidas para adquirir conocimientos más complejos sobre la marcha.

Se tocaran punto sobre, que son archivos, cuáles son sus tipos, como se organizan, como se pueden operar dichos archivos y sobre su almacenamiento en medios físicos. Es de suma importancia saber dichos temas porque como ya dije, se trata de una base para poder subir un escalón más del conocimiento sobre los datos.

Se espera que al terminar de leer el documento, el lector tenga una visión más abierta y esto le ayude y motive a querer adquirir nuevos conocimientos sobre el tema.

CONCEPTO DE ARCHIVO

Un archivo es una colección de registros relacionados. Se incluye cada registro en un archivo ya que pertenece a la misma entidad. El tamaño de un archivo es determinado por el número de registros que hay en él.

Es un elemento de información compuesto por una suma de registros (combinaciones de bytes). Llevan este nombre por ser los equivalentes digitalizados de los archivos antes descriptos. Tanto es así que muchos de los archivos “en papel” se están actualmente digitalizando, para reducir su tamaño físico y facilitar su organización y búsqueda. Los archivos informáticos, en general, tienen algunas características en común:

Nombre. Cada archivo es identificable con un nombre, que no puede coincidir con otro que esté en la misma ubicación.

Extensión. Los archivos llevan una extensión opcional, que muchas veces indica su formato.

Tamaño. Como se dijo, están compuestos por una serie de bytes que determinan su tamaño. Puede alcanzar kilobytes, megabytes, gigabytes.

Descripción. Además del nombre y la extensión, suelen tener otras características. Dentro de estas características puede aparecer la protección del archivo, lo que significa el permiso limitado para la lectura o modificación.

Ubicación. Todos los archivos pertenecen a determinado lugar en la computadora (o circunstancialmente fuera de ella), el llamado espacio de almacenamiento. La mayoría se encuentran almacenados en discos rígidos, que están ordenados. Jerárquicamente en carpetas y subcarpetas. Existe necesariamente una ruta de acceso hacia ese lugar, que comienza con el disco al que se hace referencia (C: D:).

Formato. El modo en que el archivo será interpretado depende de su formato, entre los que están los formatos de texto, ejecutable, de datos, de imagen, de audio, de video, entre muchísimos otros.

La forma en la que las computadoras organizan los archivos suelen llamarse sistemas de archivos y dependen del sistema operativo con el que se esté trabajando. Los archivos pueden ser ejecutables o no ejecutables, según si funcionan en sí mismos

TIPOS DE ARCHIVO

Las empresas y organizaciones, ya sea computarizadas o no, utilizan ampliamente los archivos maestros, de transacción, tablas y reportes para reunir y mantener muchos tipos de registros.

A continuación, se presentarán algunos tipos de archivos.

Archivo Maestro.

Un archivo maestro es un conjunto de registros acerca de un aspecto importante de las actividades de una organización. Este tipo de archivo contiene datos que describen los estados que tienen una organización o una empresa.

Por ejemplo, manejando el archivo maestro en un sistema de pagos de cuentas muestra el balance de un vendedor o proveedor, mostrando las compras que ha realizado y como tiene la organización de los productos adquiridos. Aquí se muestra cómo funciona el tipo de archivo maestro que se usa para mostrar los estados de las entidades.

Los archivos maestros son muy útiles, siempre deben de mantenerse exactos y actualizados para tener todo en orden.

Archivos de Transacciones.

Este es un archivo temporal que tiene dos únicos propósitos: acumular datos acerca de los eventos al momento que ocurran y actualizar los archivos maestros para reflejar los resultados de las transacciones actuales. Al hablar de una transacción quiere decir que es cualquier evento que afecte la organización y sobre el cual se calculan los datos. Esto incluye las compras, contratación de personal, hacer pagos a los empleados, etc.

Este tipo de archivos son usados para actualizar los archivos maestros. Los archivos de transacción y maestros se leen como entrada por el programa de actualización; esto da como resultado un archivo maestro revisado que refleja los resultados del procesamiento.

Archivos de Tablas.

Los archivos de tablas contienen datos de referencia utilizados en el procesamiento de transacciones, actualización de los archivos maestros o producción de salida.

Los archivos de tabla se encargan de conservar el espacio de almacenamiento, facilitando el mantenimiento del programa.

Archivos de Reporte.

Los archivos de reportes son archivos temporales que se utilizan cuando el tiempo de impresión no está disponible para todos los reportes producidos, esto surgen con frecuencia en el procesamiento sobrepuesto.

Este tipo de archivos se utilizan con muchos dispositivos de salida, para poder tener la información a la mano.

Otros Archivos.

Otros archivos son muy importantes, al igual que los antes mencionados.

Por ejemplo, los archivos de respaldo son una copia de seguridad en caso de extravío o eliminación de algo importante. Ya se guardándolos cerca o lejos de donde se encuentre el usuario que lo ocupa, este podría acceder fácilmente a él.

ORGANIZACIONES DE ARCHIVOS

Todo tipo de registro se tiene que almacenar en un archivo en la cual se utiliza una organización diferente con la que se determina como se localizan, como se almacenan y como se recuperan los archivos. En este tema analizaremos las tres formas más comunes de cómo organizar los archivos, los cuales son: de forma secuencial, directa e indexada.

*Organización secuencial

Esta forma de organización es la más simple que podemos conocer, ya que, en estas se almacenan los registros sin importar el orden o valor de los datos que tenga. Esta organización secuencial funciona conforme la persona vaya almacenando sus registros, uno tras otro, sin importar el tamaño o el valor del archivo, el orden nunca cambia en la organización secuencial. Una de las características de este tipo de organización es que todos los archivos se almacenan por posición, primer registro, segundo registro y así sucesivamente.

Para poder leer un archivo secuencial, el sistema siempre comenzara desde el principio del archivo  y este va leyendo un archivo a la vez hasta que llegue al archivo deseado. Por ejemplo, si una persona quisiera llegar hasta el noveno registro, el sistema tendrá que empezar desde el principio uno por uno hasta llegar al octavo registro, no se puede llegar al directamente al octavo registro sin tener que partir desde el principio.  En realidad el sistema no sabe cuál es el octavo archivo, esta característica puede ser una ventaja o desventaja.

Un ejemplo claro de una organización secuencial son los cheques, en la chequera están ordenados conforme el número de cheque y cuando se entregan los cheques al portador estos van saliendo de una manera secuencial, no importando el monto o valor de cada cheque, sino el número del cheque. Ahora bien, al momento de los cheque son regresan a usted, regresan en un orden a como el banco los registro no importando el número de cheque o el valor del cheque. En este ejemplo podemos observar que hay dos tipos de organización secuencial, la primera es conforme van saliendo los cheques, uno por uno, conforme se número de cheque y la segunda organización es cuando el banco los ordena, según su registro.

Como ya se había mencionado, al sistema no le interesa el valor del registro, sino que los archivos secuenciales podría decirse que no tiene una llave en físico, los registros se almacenan conforme se aparecen en el sistema. De hecho, algunos analistas llaman a los archivos secuenciales como archivos sin llave.

Supongamos que vamos hacer una aplicación en particular, en la cual tenemos que acceder a cada uno de los registros que hay en el archivo. Entonces en este caso, la organización secuencial si es un buen método de organización, ya que para examinar un registro el tiempo será corto, en este caso la organización secuencial es una ventaja. Ahora bien, si tenemos que encontrar un registro en particular dentro de archivo que es muy extenso, la organización secuencial será una desventaja, ya que se debe empezar desde el principio en un archivo, entonces, para llegar al registro deseado, se perderá demasiado tiempo, a menos de que el registro deseado sea uno de los primeros en el archivo.

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