Automatización en los archivos

[pic 1][pic 2][pic 3]

[pic 4]

CONTENIDO

INTRODUCCIÓN        3

1.- ANTECEDENTES        4

2.- CONCEPTO DE LA AUTOMATIZACIÓN        5

3.- CAUSAS QUE GENERAN LA AUTOMATIZACION        5

4.- OBJETIVOS Y VENTAJAS DE LA AUTOMATIZACION        6

5.- NECESIDADES QUE GENERAN LA AUTOMATIZACION        7

6.- PROCESOS FACTIBLES DE AUTOMATIZAR        7

7.-REQUERIMIENTOS PARA LA AUTOMATIZACION DE ARCHIVOS        8

8.- ESTABLECIMIENTO DE LA RESPONSABILIDAD DEL PROYECTO        8

9.- LEGISLACION        9

Ley de Archivos:        9

Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado        9

10.- ESTUDIO DE VIABILIDAD        10

11.- DEFINICION DE LAS ESPECIFICACIONES        10

CONCLUSION        12

BIBLIOGRAFIA        13

INTRODUCCIÓN

A través del tiempo el hombre se ha propuesto mejorar sus condiciones de vida, facilitar sus labores cotidianas, mejorar los procesos de producción, ser más competitivo y generar mayor riqueza atreves de su trabajo, evitando desgastarse e incluso, tener que hacerlo por sí mismo.

Es por eso que ha buscado siempre la simplificación de tareas, las labores archivísticas no han sido la excepción por lo cual en el siguiente trabajo se plantará exponer unas ideas de lo que se debe hacer al momento de querer automatizar los procesos archivísticos, tratando de abarcar todos los puntos, desde la tarea más sencilla de simplificar un proceso o actividad común, hasta todos los requerimientos y conocimientos necesarios para la implementación de un proyecto a gran escala.

La automatización de un proceso frente al control manual del mismo proceso, brinda ciertas ventajas y beneficios de orden económico, social, y tecnológico.

Debido al acelerado desarrollo de la tecnología de ordenadores, la tecnología de automatización se ha convertido en el área más innovadora y con mayor vida del archivo,

1.- ANTECEDENTES

La automatización busca la simplificación de trámites o procesos, esta nos permite hacer más fácil las labores cotidianas

Dentro de la automatización existen dos aspectos muy marcados para el desarrollo de esta disciplina, la cual una de estas es el ámbito específico que implica:

1. La gestión de documentos, la administración de archivos, las ciencias de la interpretación y la historia administrativa y,
2.  El ámbito es el común con la CD, esto es el almacenamiento, recuperación y difusión de la información y el diseño y automatización de sistemas.

Estos aspectos han ido evolucionando a través del tiempo y han ido marcando su evolución de la siguiente manera:

• En 1960 Se interesaron en creas sistemas para el apoyo de Políticas de Información y es como en 1966 se creó el UNISIST Programa gubernamental para la creación del Sistema de Información de Ciencia y Tecnología de las Naciones Unidas.
• En 1972 el CIA (Congreso Internacional de Archivos) decidió abordar el asunto y nombró una comisión.
• En 1974 se introdujo otro programa, el NATIS (National Information Systems), dirigido por la UNESCO.
• La UNESCO y la UCOL en 1982 crearon el programa INFOLAC, El Programa Regional para el Fortalecimiento de la Cooperación entre Redes y Sistemas Nacionales de Información para el desarrollo en América Latina y el Caribe

2.- CONCEPTO DE LA AUTOMATIZACIÓN

Para entender un poco cómo funcionan las tics en los procesos de automatización tenemos que entender el contexto de estas, para esto vamos a definir que es la automatización.

La automatización, aplicada a la labor archivística, la concebimos como: el uso de la computadora para la realización de los procesos que se desarrollan cotidianamente en todo archivo.

Ya teniendo claro lo que es automatización hay que hablar un poco de las tics para saber el impacto que generan en las labores o procesos dentro del archivo:

Las  Tics como nuevo medio se usa para la conservación de los archivos, es decir que al momento de nosotros tener información en nuestras manos debemos siempre tener en cuenta un respaldo y más aún si esta información es de suma importancia o de mayor relevancia, existen bases de datos que se pueden crear o ya sea adquirir (comprar) para tener de manera accesible esa documentación y lograr una búsqueda eficaz al momento de solicitarla, y claro las TIC y los métodos de automatización siempre tendrán que estar en constante actualización o renovación

Fusionando estos conceptos podríamos llegar a la conclusión de decir que la automatización y aplicación de tics en el archivo es el conjunto de actividades puestas en marcha para aplicar las tecnologías de la información y de la comunicación a todos o algunos de los aspectos implicados en la administración de archivos.

3.- CAUSAS QUE GENERAN LA AUTOMATIZACION

Las causales de que la automatización se lleve a cabo en los archivos son las siguientes

• El colapso del sistema, esto implica la demanda e incremento de información,
• Evitar la repetición innecesaria de tareas y datos, es decir que la mayoría de las veces se generan copias de copias y esto creo una explosión de documentos y esto retrasa el proceso, la normalización de información,
• Normalización de datos para su posterior almacenamiento y eficiente consulta (localización y recuperación),

Estos son datos que han arrogado las investigaciones acerca de lo que puede causar la mala organización en los archivos, por lo consiguiente hace que nazca la necesidad de automatizar procesos para simplificar tareas

Existen otras causales que implican esta necesidad dentro de los archivos las cuales son:

• Espacios físicos insuficientes
• Flujos de información
• Participación de toda la Institución
• Estandarizar el uso de la información

4.- OBJETIVOS Y VENTAJAS DE LA AUTOMATIZACION.

El proceso de automatización puede llevarnos a varias finalidades en común entre las cuales podríamos mencionar algunas, como lo son:

• Mejorar el funcionamiento del archivo, esto permitirá un control más  adecuado de los documentos.
• Rapidez en las consultas, al tener el control de los documentos cuando se llegue a solicitar específicamente algún documento se localizara de manera fácil y rápida.
• Precisión en el registro de información, es importante que todos los procedimientos este realizados de manera correcta, para que la precisión del registro se logre, ya que luego no se podrá tener la información correcta al alcance.
• Mayores beneficios para los usuarios de los servicios, los usuarios al tener fácil acceso a la información y ver que están respondiendo a sus necesidades siempre estarán satisfechos.
• Satisfacción de las necesidades de los usuarios, como en el punto anterior, al ver el usuario que tiene beneficios y todos los servicios funcionan el siempre estará complacido.

Estas finalidades conllevan ciertas ventajas, que nos traerían más facilidad a los procesos archivísticos dentro del archivo, entre las cuales entrarían:

• Agilizar procesos
• Reduce al mínimo tareas rutinarias
• Mejora los servicios
• Optimiza los recursos financieros

5.- NECESIDADES QUE GENERAN LA AUTOMATIZACION

La automatización es una acción muy factible que se puede llevar a cabo entre las tareas más simples,  a partir de los resultados, se ha logrado disminuir significativamente fallas de tipo humano,  así como se han mejorado los niveles de producción.

Se debe de desarrollar un software para archivos, es importante tener en cuenta siempre identificar los documentos o la documentación que generan y que maneja la Institución en la cual nos encontramos, así como sus flujos documentales, y las características externas e internas del documento, la mayoría de las instituciones cuentan con un archivo de trámite, de concentración e histórico, estos tres aspectos también se deben considerar al desarrollar el software.

También es importante mencionar que el sistema que se quiera desarrollar siempre va depender del tipo de archivo en el que se encuentra esa documentación, ya que al variar los tipos de archivos exigen diferentes características específicas que no se podrán manejar en general para los tres, así como se deben realizar adecuadamente las transferencias, permitiendo esto una fluidez en los documentos permitiendo que el proceso se realice adecuadamente favoreciendo a la Institución.

...