Automatizacion De Archivos

AUTOMATIZACIÓN Y DIGITALIZACIÓN DE ARCHIVOS

AUTOMATIZACIÓN

• ANTECEDENTES

– Definición: Automatización, sistema de fabricación diseñado con el fin de usar la capacidad de las máquinas para llevar a cabo determinadas tareas.

• En archivos se empezó hablar desde la década del 60 en el siglo XX, para usos estadísticos y contables.

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AUTOMATIZACIÓN

VENTAJAS

• Agilizar trámites

• Conocimiento de la información

• Acceso en línea a la información

• Respaldo de información

• Normalización

• Especialización

• Contribuye a la organización del fondo documental

• ….

AUTOMATIZACIÓN

DESVENTAJAS

• Ataque de virus

• Riesgos de pérdida de información

• Limitación en el acceso

• Dependencia tecnológica (sw, hw)

• Costos

AUTOMATIZACIÓN

Que no es…

• Panacea para tener todos los archivos organizados

• Digitalización

• Registro solamente

• Una obligación

• Tener computadores y herramientas informáticas solamente

• Para despedir personal

• Sistematización

AUTOMATIZACIÓN

Necesidades de automatización de los procesos en los archivos modernos.

Una de las mayores dificultades en el diseño de proyectos de automatización de archivos es la diversidad de aspectos que deben considerarse con el fin de garantizar un desarrollo adecuado del mismo. En general, pueden identificarse siete tipos de necesidades de automatización en los archivos, según el proceso o procesos que abarque

♦ Gestión de Documentos Administrativos: Historias Laborales, Contratos, etc.

♦ Descripción Archivística

♦ Recuperación de Información

♦ Cuadros de Transferencia Documental

♦ Retención de Documentos

♦ Documentos Electrónicos

♦ Digitalización de Imágenes

AUTOMATIZACIÓN

Tomado de: Proyecto de Automatización. Carlos Alberto Zapata

Qué es el Contenido? (II)

El problema con la gestión de documentos: el gap de productividad!

 Demasiado tiempo buscando información

 Incremento en costos debido a versiones incorrectas

 Riesgos por la falta de gestión y de archivo de la documentación

 Falta de integración con otras aplicaciones y herramientas de productividad

 Falta de cooperación entre áreas organizacionales

 Estrategias de colaboración y los procesos están desconectadas

 34% Creando documentos

 8% Revisando documentos

 5 % Leyendo documentos

 28% En reuniones

 6% En planeación de actividades

 81% De las actividades son soportadas por documentos

 50% Revisando documentos y la información contenida

 60-80% de los empleados de una firma no pueden encontrar la información que ellos necesitan

AUTOMATIZACIÓN

Como se hará…

• Política archivística de la entidad

• Definir los procesos y subprocesos archivísticos.

• Para qué voy a automatizar

• Que voy a incluir en la automatización

• Qué se va automatizar:

– Priorización

• Duración

• Recursos involucrados

– Humanos: Competencias, habilidades, cantidad

– Físicos: Computadores, servidor, escaners, software, etc.

– Financieros: Valores presentes y futuros para el sistema.

AUTOMATIZACIÓN

Como se hará…

• Metodología de implantación

– Lo nuevo

– Lo histórico

• Cultura y cambio de la entidad

• Plan de capacitación a usuarios

• Soporte

ELEMENTOS

• ANÁLISIS DE INFORMACIÓN

– Normalización

– Vocabulario

– Procedimientos

– Actualización

AUTOMATIZACIÓN

Elementos

• Descripción

– Asuntos

– Vocabularios

– Definición

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