Automatizacion De Archivos

AUTOMATIZACIÓN Y DIGITALIZACIÓN DE ARCHIVOS

AUTOMATIZACIÓN

• ANTECEDENTES

– Definición: Automatización, sistema de fabricación diseñado con el fin de usar la capacidad de las máquinas para llevar a cabo determinadas tareas.

• En archivos se empezó hablar desde la década del 60 en el siglo XX, para usos estadísticos y contables.

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AUTOMATIZACIÓN

VENTAJAS

• Agilizar trámites

• Conocimiento de la información

• Acceso en línea a la información

• Respaldo de información

• Normalización

• Especialización

• Contribuye a la organización del fondo documental

• ….

AUTOMATIZACIÓN

DESVENTAJAS

• Ataque de virus

• Riesgos de pérdida de información

• Limitación en el acceso

• Dependencia tecnológica (sw, hw)

• Costos

AUTOMATIZACIÓN

Que no es…

• Panacea para tener todos los archivos organizados

• Digitalización

• Registro solamente

• Una obligación

• Tener computadores y herramientas informáticas solamente

• Para despedir personal

• Sistematización

AUTOMATIZACIÓN

Necesidades de automatización de los procesos en los archivos modernos.

Una de las mayores dificultades en el diseño de proyectos de automatización de archivos es la diversidad de aspectos que deben considerarse con el fin de garantizar un desarrollo adecuado del mismo. En general, pueden identificarse siete tipos de necesidades de automatización en los archivos, según el proceso o procesos que abarque

♦ Gestión de Documentos Administrativos: Historias Laborales, Contratos, etc.

♦ Descripción Archivística

♦ Recuperación de Información

♦ Cuadros de Transferencia Documental

♦ Retención de Documentos

♦ Documentos Electrónicos

♦ Digitalización de Imágenes

AUTOMATIZACIÓN

Tomado de: Proyecto de Automatización. Carlos Alberto Zapata

Qué es el Contenido? (II)

El problema con la gestión de documentos: el gap de productividad!

 Demasiado tiempo buscando información

 Incremento en costos debido a versiones incorrectas

 Riesgos por la falta de gestión y de archivo de la documentación

 Falta de integración con otras aplicaciones y herramientas de productividad

 Falta de cooperación entre áreas organizacionales

 Estrategias de colaboración y los procesos están desconectadas

 34% Creando documentos

 8% Revisando documentos

 5 % Leyendo documentos

 28% En reuniones

 6% En planeación de actividades

 81% De las actividades son soportadas por documentos

 50% Revisando documentos y la información contenida

 60-80% de los empleados de una firma no pueden encontrar la información que ellos necesitan

AUTOMATIZACIÓN

Como se hará…

• Política archivística de la entidad

• Definir los procesos y subprocesos archivísticos.

• Para qué voy a automatizar

• Que voy a incluir en la automatización

• Qué se va automatizar:

– Priorización

• Duración

• Recursos involucrados

– Humanos: Competencias, habilidades, cantidad

– Físicos: Computadores, servidor, escaners, software, etc.

– Financieros: Valores presentes y futuros para el sistema.

AUTOMATIZACIÓN

Como se hará…

• Metodología de implantación

– Lo nuevo

– Lo histórico

• Cultura y cambio de la entidad

• Plan de capacitación a usuarios

• Soporte

ELEMENTOS

• ANÁLISIS DE INFORMACIÓN

– Normalización

– Vocabulario

– Procedimientos

– Actualización

AUTOMATIZACIÓN

Elementos

• Descripción

– Asuntos

– Vocabularios

– Definición de campos de recuperación

SITIOS CON INFORMACIÓN

• http://www.ecm-spain.com/home.asp (información general)

• www.filenet.com (software EU)

• www.servisoft.com.co (software colombiana)

• www.documentum.com (software EU)

• http://www.innova.com.co/gestion.htm (software colombiana)

• http://www.royal-tec.com (software colombiana)

• http://www.qbz.com.co (colombiana outsourcing)

• http://www.archivosmicroopticos.com/index.htm (colombiana outsourcing)

• www.aiim.org (organización internacional EU)

• www.nara.gov (Archivo General EU)

• http://www.library.cornell.edu/preservation/tutorial-spanish/contents.html (tutorial digitalización)

• www.archivogeneral.gov.co (Archivo General Colombia)

• www.docuware.com (software alemán)

• http://www.inforarea.es (información general)

• http://www.servis.com.co

• http://www.servis.com.co/ (colombiana)

• http://www.cnaltda.com.co

• www.3000info.es (sw español)

• WWW.laserfiche.com/es: http://www.laserfiche.com/democd_v7/615_laserfiche71.htm

• http://www.cidi.com.ar/domus-demo/domus.htm

• http://www.ithakadm.com/Spanish/Demo/Demos.html: Demostración

• http://www.catalogodesoftware.com/ItemsE.asp?ed=15&iid=663&sid=19

• http://www.cnaltda.com.co (lista de software y empresas en Colombia)

• www.microcolsa.com

AUTOMATIZACIÓN

Elementos

• Soportes

– Unidades de medida

– Dispositivos de entrada

– Dispositivos de almacenamiento

AUTOMATIZACIÓN

Elementos

Unidades de medida..

AUTOMATIZACIÓN

• DISPOSITIVOS DE ENTRADA Y SALIDA

Dentro de este grupo de componentes de los computadores se encuentran aquellos dispositivos que permiten enviar datos al procesador y reciben datos de este, ya sea para su almacenamiento o transmisión, por esta razón deben ser diferenciado de acuerdo a su uso y características.

AUTOMATIZACIÓN

• DISPOSITIVOS DE ALMACENAMIENTO

Los dispositivos de almacenamiento son utilizados para almacenar los datos y la información resultante de los procesos efectuados en el computador. Para el caso de la Administración Electrónica de Documentos, existen varios dispositivos y tecnologías que se encuentran disponibles y que son utilizadas de acuerdo al tipo y volumen de documentos a administrar. Las tecnologías de almacenamiento más importantes son:

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Almacenamiento

• CD-ROM (Compact Disk Read Only Memory) Esta tecnología ofrece un método de bajo costo para el almacenamiento de imágenes y son utilizados normalmente para el almacenamiento de bajos volúmenes de archivos (entre 10,000 y 24,000 mes) y para la grabación de manuales técnicos, procedimientos y en general para series documentales que no deban ser actualizadas.

AUTOMATIZACIÓN

• WORM (Write Once Read Many) / MO (Magneto Optical) Los dispositivos WORM usan tecnología láser para alterar permanentemente los sectores del disco. Este tipo de dispositivos requieren cierto nivel de sofisticación para integrarlos a las plataformas actuales debido a que los sistemas operativos no están diseñados para este tipos de medio de almacenamiento. En nuestro ámbito son dispositivos con bajo nivel de soporte y de reposición y alto costo por media. Los dispositivos MO y PRC son dos tecnologías utilizadas en los procesos de re-escritura óptica. Aun cuando eficientes, son dispositivos de alto costo en nuestro medio y que podríamos denominar especializados.

AUTOMATIZACIÓN

• ROCOLAS Estos dispositivos emergieron como una nueva tecnología de almacenamiento de imágenes y han tenido amplia aceptación en los países con altos niveles de desarrollo tecnológico. Son utilizadas para mantener dispositivos CD, DVD, MO y actualmente su concepto esta siendo utilizado para almacenar dispositivos de Disco Duro. Siguen siendo una alternativa de costo mediano y soporte especializado.

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• DISCOS DUROS Los discos duros, son dispositivos con tecnología bastante madura, de bajo costo, alto rendimiento, niveles de redundancia acordes a las necesidades de seguridad de los procesos documentales electrónicos y de fácil reposición. Una de sus cualidades económicas es la reducción de costos entre un 20% a 30% anual y una mejora de tecnología que puede llegar al 50%. Los discos duros pueden manejar la tecnología denominada RAID (Redundant Array of Inexpensive Drives) la cual es otra alternativa de almacenamiento para datos e imágenes. Esta alternativa ofrece altas tasas de transferencia de datos, expansión y tolerancia a las fallas, ofreciendo operación continua de los sistemas de almacenamiento aún si los discos fallan.

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Almacenamiento

• Tecnología AOD (Advanced Optical Disc) como de la conocida como Blu-ray Disc. HD DVD (denominación comercial definitiva de la primera) ya ocupaba entonces una posición privilegiada en esta contienda debido a que contaba con el respaldo de muchas de las firmas que constituyen el DVD Forum. De hecho, este consorcio ya había aprobado oficialmente algunas de las especificaciones del formato propuesto por Toshiba y NEC

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