EN QUÉ CONSISTE LA AUTOMATIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO

Consiste en analizar el impacto de las nuevas tecnologías en el ámbito archivístico, para buscar alternativas de solución a los retos que representa en los archivos el surgimiento de nuevos soportes en la organización, recuperación y guarda documental.

Dentro de los sistemas de contenido más amplio, que tiene como objetivo la Automatización de todo el proceso cabe destacar los sistemas CAR y ARMS, ambos implantados en el Reino Unido. El CAR tiene como objetivo fundamental crear una base de datos a nivel de documentos, sobre las entradas siguientes: referencia del documento, descripción, fechas en que deben realizarse las transferencias, fechas de expurgo y ubicación. El sistema ARMS, es muy semejante al CAR pero en lugar de trabajar a nivel de documento lo hace a nivel de series, en donde cada una tiene un código que la identifica a lo largo de todo el proceso y permite realizar revisiones periódicas (cada 2, 5, 8 y 15 años) sobre aquellas series cuyas características específicas no permiten que se les aplique a priori un periodo determinado de conservación.

¿QUÉ ENTIENDE POR MICROFILMAR?

Microfilmar es un sistema de archivo, gestión y difusión documental basado fundamentalmente en el cambio de soporte de los documentos electrónicos o, de papel, en otro de un material sintético muy resistente y durable. Normalmente es una cinta de 30,5 metros de un material plástico flexible, sobre la cual se ha depositado una capa de material tipo fotográfico de altísima calidad.

• Ahorro sustancial de espacio (más del 98%)

• Ahorro de elementos de archivo (armarios, estanterías, carpetas, etc.)

• Acceso y localización rápido, y consulta ágil.

• Seguridad derivada, de que al ser de menor volumen es más sencillo y económico asegurar la documentación contra robos, incendios, insectos y roedores, etc.

• Seguridad en la conservación de la información y documentos, ya que estos en el microfilm son inalterables. No se puede modificar la información. Por otra parte la película que se usa hoy en día no es inflamable como es el papel.

• El microfilm es más fácil y económico de distribuir y de reproducir, pues una copia del microfilm cuesta muy poco, y al ser esta de pequeño tamaño, tiene poco flete o gastos de envío.

• DURACION puede asegurar que el microfilm puede llegar a una duración de 500 años.

...