Base De Datos

Presentación

Hoy en día cualquier empresa, organización u asociación se enfrenta al manejo de ingentes cantidades de datos. Para facilitar este proceso utilizamos las Bases de Datos, que nos ayudan a gestionar toda la información de una forma sencilla y clara.

Capítulo 1: ¿Qué es una base de datos?

Orden en los datos.- En la vida cotidiana se interacciona continuamente con entidades tales como personas, documentos u otros. En una empresa, las entidades están representadas por los operarios, los empleados, los clientes, los proveedores, las facturas. En un hospital nos encontraríamos con los médicos, pacientes, enfermeras, cuadros clínicos, etc. Puesto que en cada caso se debe trabajar con una gran cantidad de datos, surge la necesidad de almacenarlos de manera que nos resulten de fácil acceso en cada momento y, por consiguiente, útiles a nuestras actividades. Si por ejemplo cada día debemos gestionar varias decenas de clientes y facturas, utilizaremos un sistema para memorizar los datos como, por ejemplo, un fichero, más bien antes que recurrir únicamente a la memoria.

Las fichas aparecen reagrupadas en archivos, cada uno de los cuales contiene en general las fichas de un sólo tipo, las de los proveedores o las de los productos. Este sistema recibe el nombre de base de datos, que no es ninguna otra cosa más que una colección de informaciones tales como el catálogo de los ficheros de una biblioteca, un listín telefónico o una enciclopedia. Los programas de gestión de base de datos (Database) están programados para realizar operaciones que nos permiten acceder y, eventualmente, modificar los datos almacenados. Estas operaciones consisten en:

-Introducción, cancelación, modificación y búsqueda de datos a partir de los criterios seleccionados por el usuario de orden, clasificación e impresión de los listados, por ejemplo, bajo el formato de etiquetas adhesivas para sobres.

El programa más difundido a escala mundial para estos fines es el Microsoft Access. Para ponerlo en marcha es suficiente con hacer click una sola vez sobre la barra de herramientas de Office o bien seleccionándolo a través de Inicio>Programas>Microsoft Access.

Aparecerá inmediatamente una venta con la posibilidad de seleccionar o crear una Base de datos utilizando los recursos del asistente. Todas las opciones que se nos presentan son:

-Base de datos vacía

-Asistente para base de datos

-Abre la base de datos existente

Capítulo 2: Los elementos de las Bases de Datos

Asistente para la base de datos.- Haciendo click sobre el icono con la "varita mágica" se abre una ventana donde aparecen diversos modelos de asistentes, entre los cuales existe la posibilidad de escoger el que más le interese (por ejemplo, "Inventario doméstico"). Es el programa quien realiza automáticamente todas las estructuras necesarias tales como las tablas, máscaras, consultas, etc. Los asistentes pueden utilizarse también como punto de partida par su diseño principal e integrarlo después en otras tablas, consultas, etc. Es en realidad, un pequeño programa que coloca unas preguntas en sucesión a las cuales debemos responder sobre lo que deseamos realizar.

Base de datos en blanco.- Seleccionado esta opción tras abrir el programa se nos pregunta dónde deseamos guardar la base de datos y con qué nombre. Tras esto, debe hacer click sobre Crear y se abrirá la ventana Database, que contiene los seis tipos de objetos que caracterizan la estructura de Access:

Los elementos de las Bases de Datos

Vemos qué significan:

-Tablas: son el "corazón" de la Base de datos y aparecen en una hoja electrónica formada por filas (informes) y columnas (campos). El informe contiene una voz de la Base de datos, mientras que el campo contiene cada uno de los detalles.

-Consultas (Query): son "herramientas" que sirven para "eliminar" todos los datos que no interesan haciendo aparecer únicamente aquellos que interesan.

-Máscaras o formularios: permiten la visualización y la gestión de los datos contenidos en las tablas y en las consultas. Normalmente representan la interface principal entre el programa y el usuario para que de este modo resulte más fácil la introducción de los datos.

-Report o informes: recopilan los datos de las tablas o consultas para permitir su impresión o análisis, facilitando la individualización de los datos más importantes.

-Macros: automatizan las funciones de la base de datos

-Módulos: registran de Access Basic (programación).

Las tablas, informes, formularios y consultas aparecen en diversos momentos, pero están vinculados entre ellos. Las tablas representan el centro de cada actividad: el resto de objetos interactúan con los datos indicados en las tablas.

Capítulo 3: Protección de una base de datos

Una base de datos correctamente diseñada nos permite acceder fácilmente a las informaciones. Cuando se diseñe, se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

-Definir el objetivo de la Base de datos estableciendo las informaciones que se desean memorizar.

-Definir las tablas, dividiendo las informaciones en diversos argumentos cada uno de los cuales constituirá una tabla de la base de datos.

-Definir los campos, estableciendo las informaciones que se desean memorizar en cada tabla.

-Definir las relaciones, analizando los datos de cada tabla y estableciendo de qué modo se deben relacionar entre ellos.

La fase más importante de la proyección es la siguiente: es una buena costumbre dedicar mucho tiempo para pensar en qué tablas será necesario introducir todos nuestros datos y también caracterizar los datos que serán introducidos en las tablas, imponiendo las reglas necesarias a las cuales deberán someterse. De este modo, se facilita la introducción y se impide el tecleado de los valores erróneos.

Capítulo 4: Tecla de Selección Rápida en Access

Ahorrando tiempo.- Algunas veces es mucho más rápido utilizar el teclado que el ratón. En realidad, las teclas de selección permiten ejecutar directamente los comandos ignorando el menú. Con Access existe la posibilidad de utilizar las teclas de selección rápida de muchas maneras, como por ejemplo para acceder a los comandos y a los botones de la barra de herramientas o para introducir la fecha actual.

A veces, las teclas de selección rápida se indican al lado del nombre del comando en los menú de Access. En el menú Archivo, por ejemplo, para el comando Imprimir aparecen las teclas de selección rápida Ctrl+I.

Para poseer un listado completo de las teclas de selección rápida, se puede utilizar el Asistente de Office. Para ello, hay que pulsar F1 para visualizar el Asistente de Office y escribir las teclas de selección rápida en el cuadro de texto que aparecerá.

Veamos algunas de las más habituales:

Funciones Combinación de teclas

Introducir la fecha actual CTRL+;

Introducir la hora actual CTRL+:

Introducir una fila en un campo de texto o comentario CTRL+INVIO

Introducir los datos del mismo campo del registro anterior CTRL+'

Anular las modificaciones realizadas en el campo actual ESC

Anular las modificaciones realizadas en el registro actual ESC ESC (pulsar ESC dos veces)

Ver la ventana de la base de datos F11

Abrir una nueva base de datos CTRL+N

Abrir una base de datos existente CTRL+O

¿Pasar por Visual Basic? Editor en la anterior ventana activa y viceversa ALT+F11

Encuentra y sustituye CTRL+F

Copia CTRL+C

Pega CTRL+V

Anula (Undo) CTRL+Z

Capítulo 5: Tablas

Una tabla es un conjunto de datos que se refieren a un determinado argumento. Los datos se subdividen en columnas (campos) y filas (registros); cada campo contiene un único dato relativo, por ejemplo, a unas personas, mientras que un registro contiene todas las informaciones relativas a la misma persona.

Creación de una tabla.- Para crear una tabla se debe seleccionar el botón Nuevo en Tablas y en la ventana que se abre, seleccionar una de las cinco posibilidades que presenta:

-Vista de hoja de datos: para crear una nueva tabla en la que se pueden añadir, modificar o analizar los registros.

-Vista diseño: para crear o modificar la estructura de una tabla. En la parte superior de la ventana tabla se especifican los campos que se desean insertar, mientras que en la parte inferior se especifican las propiedades para cada campo que sirven para mejorar la funcionalidad de la base de datos.

-Asistente para tablas: para crear automáticamente una tabla. Abra la primera ventana. En su interior seleccionaremos el tipo de tabla en el recuadro "Tabla de ejemplos" y los campos que deseamos introducir en el recuadro "Campos de ejemplo". Para estos campos debemos seleccionar el campo y hacer click en el botón de Insertar>, haciendo click sobre otro> aparecen adjuntos todos los campos. Haciendo click sobre Siguiente, se abre la segunda ventana en donde le daremos el nombre de la tabla, para hacer de nuevo click en Siguiente.

En la tercera elegiremos sí, una vez creada la tabla si desea:

-Modificar el diseño de la tabla

-Introducir datos directamente en la tabla

-Introducir datos en la tabla usando un formulario que crea el Asistente

-Importar tabla: importa tablas de un archivo externo a la base de datos. Se solicitará la carpeta y el nombre del archivo

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