CONTROL DE APLICACIÓN DE MI EMPRESA

CONTROL DE APLICACIÓN DE MI EMPRESA.

El  método de captura de datos que se viene utilizando se encuentra basada en documentos,  donde  apreciamos que los encargados de ingresar los datos,  toman los documentos que envía las diferentes sucursales con el fin de incluirlas en la bases de datos de los clientes, pedidos, adicionalmente en el software contable que se maneja en la empresa.

Dentro de los dispositivos de entrada que utilizan la empresa para soportar la información ingresada a la base de datos, se viene utilizando el escáner, donde dejan el documento o informe escaneado en formato “PDF”.

Donde podemos observar que si llegado en caso que el usuario o el digitador de la información llega a cometer algún tipo de error, con el documento soporte en PDF se puede realizar la respectiva corrección e identificar donde ocurrió el error.

Dentro el diseño de fuente  y diseño de pantalla se encuentra diseñada para llenar datos que contiene una listado determinado, donde nos permite minimizar los errores a cometer, así mismo cada campos a llenar se habilita cuando el campo anterior se encuentra diligenciado lo cual evita que se omita algún tipo de información.

Del mismo modo se tiene un campo donde se diligenciara información adicional que haga falta por incluir en la base de datos  lo podemos llamar campo de comentarios o anotaciones; donde ya está estructurado el tipo de letra y tamaño

Todo estos codificadores de control permite el manejo del ingreso de la información y del software de forma fácil a personal no capacitad o novatos, permitiendo la flexibilidad, manejabilidad.

Hay que tener cuidado en los ingresos de datos de las direcciones y coordenadas; teniendo en cuenta que por escribir estos datos de forma incorrecta  puede hacer que el pedido realizado sea enviado a otra dirección lo cual permitiría la pérdida de tiempo del envió o hasta la perdida de la mercancía, obteniendo perdidas económica de la empresa y pérdida de clientes nuevos.

La información que se procesa  se utiliza con el objetivo de llevar una cronología y realizar las diferentes de análisis de ventas que se realiza en cada sector identificado que tipo de producto se utiliza de mayor y menor cantidad en cada sector permitiendo enfocar el esfuerzo  a cada tipo de sector y tipo producto que se elabora o vende.

La información procesada por los sistemas informática es presentada atreves de presentaciones de PowerPoint, permitiendo realizar las diferentes gráficas, tablas, mapas,  que son distribuida por la red interna que se maneja en la empresa para hacer la llegar a cada una de las partes interesadas, así mismo utilizan la aplicación de video llamada donde permite conectarse de forma directa con la gerencia de forma personalizada permitiendo informar sobre toda las diferentes actividades que se tiene en la empresa permitiendo así que puedan tomar las diferentes decisiones por pare de la gerencia.

La información que  es distribuida hacia las diferentes dependencias, proveedores o clientes, deberán contener en el momento de  realizar una impresión deben llevar los diferentes datos como:

• La fecha y hora de la impresión, usuario donde se produjo la impresión.
• Gota de agua para la dependencia o destinario que es dirigido la información.
• La información debe llevar una clasificación de seguridad de nivel “Confidencial”.
• Debe llevar el número de página “Pagina 5 de 5”
• Firma del personal que elabora, revisa y autoriza el documento.
• El documento impreso no debe incluir espacios en blanco de relleno para evitar alteraciones en el documento.
• Dejar una copia del documento impreso de forma magnética y  de formato PDF.
• Lleva un número de registro del documento con el fin de evitar duplicidad o fraude de  documentos.
• Llevar una planilla de documentación impresas, teniendo en cuenta los anteriores datos.(fecha, hora, número de registro de documento, tipo de documento, quien elaboro el documento y destinatario.)
• Los sistemas de información se encuentra encriptada con el programa PGP.  
• Se lleva un archivo de documental, de forma cronológica.
• Así mismo se garantiza la seguridad del archivo documental donde se establece mediante la utilización de barreras y seguridad física.

Dentro de los procesos de teleprocesos se encuentra la seguridad de las terminales tanto del Software y Hardware, donde encontramos que los computadores por dependencia  están conectados por una red LAN, donde permitirá la conexión y el intercambio de información de acuerdo a cada una de las  necesidades del Usuario; del mismo modo existe una red donde permite la comunicación entre los jefes de cada dependencia así mismo con la Gerencia.

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