Propuesta de aplicacion del control a la empresa Hidro BM S.A.S

PROPUESTA DE CREACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE UN MANUAL DE FUNCIONES PARA MINIMIZAR LAS FALENCIAS DENTRO DE LA ORGANIZACIÓN HIDRO BM S.A.S.

CARLOS ANDRÉS TOVAR BUITRAGO

Anteproyecto opción de grado

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA AGRARIA DE COLOMBIA

PROGRAMA DE CONTADURÍA PÚBLICA

BOGOTÁ

2021

Contenido

1.        Título de la propuesta        3

2.        Problema de investigación        4

2.1        Pregunta Problemática        6

2.2        Sistematización del problema. Con respecto a la pregunta de investigación, descompóngala en preguntas más pequeñas.        6

3.        Objetivos        7

3.1        General        7

3.2 Específicos        7

4.        Justificación        8

5.        Marco de referencia        10

Marco Teórico        10

5.1        Organización        10

5.2        Manuales        10

5.3        Manuales de procedimientos        11

5.4        Estructura de los manuales de Procedimiento        12

Marco Legal        14

6.        Diseño metodológico        14

6.1        Tipo de Investigación        14

6.1.1        Investigación de tipo aplicada.        14

6.2        Nivel de Investigación:        15

6.2.1        Investigación Descriptiva.        15

7.        Método        15

7.1        Población y Muestra de la Investigación        16

7.2        Técnicas e instrumentos de recolección de datos        16

Bibliografía        17

1. Título de la propuesta

Propuesta de creación e implementación de un manual de funciones para minimizar las falencias dentro de la organización hidro BM S.A.S.

1. Problema de investigación

Para Ramón (2001) el control interno es un pilar fundamental para cualquier organziacion, ya que este se le sustenta en la independencia entre las unidades operativas, en el reconocimiento efectivo de la necesidad de contar con un control interno y la fijación de responsabilidades. Sólo así podrá tener éxito. En la organización se presentan multiples fallas dentro del control interno, no se conocen de manera clara cuales son las actividades a desarrollar por cada empleado, por otro lado no existe un control de cumplimiento de actividades por cada empleados.

Las fallas que existen trascienden en el requerimiento de un sistema organizado donde se mantenga un control del recurso humano, como es bien sabido la organización se fundamenta por ser un sistema administrativo estructurado de manera armónica en donde se armonizan las meras y responsabilidades orientadas al cumplimiento de la misión y visión por la que se orienta la organización.

Hidro BM S.A.S. actualmente está trabajando sin una orientación clara, que les permita tener orden en los departamentos que intervienen en la gestión de control interno, las políticas de compras no son las adecuadas y la falta de planificación está perjudicando a la empresa notoriamente. La falta de un manual de funciones y competencias laborales, hace que dentro de la organización no estén establecidas las funciones y competencias laborales de los empleos, así como los requerimientos de conocimiento, experiencia y demás competencias exigidas para el desempeño de estos.

Se manejan actividades variadas por cada empleado, lo que no permite que se tenga un control sobre las funciones que debe cumplir cada uno, esto se ve reflejado en que no se cumple con el objetivo estratégico del cargo, ya que este no está identificado ni pactado en ninguna parte lo que hace que las responsabilidades del cargo sean sujetas al criterio propio de quien lo ejecuta. Por otro lado, no se determina ni delimitan los campos de actuación de cada área de trabajo, así como de cada puesto de trabajo.

Por ultimo se nota que no existe un conjunto de normas y tareas que permitan caracterizar las funciones y actividades cotidianas que se deben desarrollarla en cada cargo, estas deberían ser elaboradas de acuerdo al procedimiento de la empresa y sistematizarlas de manera clara y sistemática en un informe que servirá de guía y orientación para quien desarrolla el cargo, eliminando la posibilidad de toma de decisiones por personal no capacitado que puede perjudicar a la empresa tanto en el área administrativa como en el área contable.

Aspectos de la problemática

• Gestión interna.
• Políticas de cargo.
• Estrategias de cargo.
• Desarrollar las rutinas o labores cotidianas.

1. Pregunta Problemática

¿Se minimiza la mala gestión dentro de la organización Hidro BM S.A.S., por medio de la creación e implementación de un manual de funciones?

1. Sistematización del problema. Con respecto a la pregunta de investigación, descompóngala en preguntas más pequeñas.

• ¿Qué áreas de la empresa afectaría el no contar con esta herramienta de información de funciones?
• ¿Como se podría eliminar de la empresa estos efectos de mala gestión de control interno?
• ¿Cuáles son los efectos que se generan dentro de la empresa al no tener un manual de funciones?

1. Objetivos

1. General

Realizar una propuesta de creación e implementación de un manual de funciones para minimizar las falencias encontradas en la gestión dentro de la organización Hidro BM S.A.S.

3.2 Específicos

• Analizar la situación actual de control interno que se presenta en la organización Hidro BM S.A.S.
• Determinar cuáles acciones que realizan para mantener un control interno dentro de la organización deben quedarse y cuales mejorarse.

• Considerar cual es el manual de funciones que más se ajusta a los requerimientos de la organización, para que este sea implementado en la organización Hidro BM S.A.S.

1. Justificación

El control interno dentro de una organización es parte fundamental ya que con este permite que la organización realice sus operaciones de forma efectiva permitiendo el logro de metas y objetivos propuestos en tiempos y presupuestos determinados, esto no solo genera confianza entre directivos si no que crea seguridad para terceros interesados en la organización y para sus propios empleados.

        Según el artículo primero de Ley 87 de 1993 Congreso de Colombia, (1993) el control interno se expresará a través de las políticas aprobadas por los niveles de dirección y administración de las respectivas entidades y se cumplirá en toda la escala de estructura administrativa, mediante la elaboración y aplicación de manuales de funciones y procedimientos, de sistemas de información y de programas de selección, inducción y capacitación de personal.

Lo que nos genera la necesidad de implementar un manual de funciones internas que permita proteger los recursos de la organización, garantizar la eficacia, la eficiencia de los procesos y operaciones que se realicen dentro de la organización permitiendo que su ejecución sea dirigida al cumplimiento misional. Y por último implementar un mecanismo que le permita a la organización verificar y evaluar la gestión de control interno haciendo uso de las normas de auditoría generalmente aceptadas y la selección de indicadores de desempeño.

Considerándose entonces necesario para lograr el desarrollo de la organización documentar los procesos, y de este modo poder identificarlos y así mismo tener las herramientas para contar con un programa de revisión constante de los sistemas, métodos y procedimientos y así mismo la evaluación de las actuaciones   tanto individual como en grupo y de este modo mantener un control adecuado de las actividades que se llevan a cabo dentro de la organización.

1. Marco de referencia

Marco Teórico

1. Organización

Una organización según Daft (2011) son “entidades sociales que están dirigidas a las metas, están diseñadas como sistemas de actividades estructuradas y coordinadas en forma deliberada y están vinculadas al entorno” (p. 34). Koontz & Wihrich (1998) define a la organización como la Identificación, clasificación de actividades requeridas, conjunto de actividades necesarias para alcanzar objetivos. Por otro lado, León (1985) define a la organización como “en el sentido más amplio, es un acuerdo entre personas, para cooperar en el desarrollo de alguna actividad” (Burgos, 2018).

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