Catalogación de materiales

                          UNIVERSIDAD NACIONAL PEDRO RUIZ GALLO[pic 1][pic 2]

        FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS, ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES

                                   ESCUELA PROFESIONAL DE ADMINISTRACIÓN

INTRODUCCIÓN

La catalogación de materiales es un proceso de suma importancia para las empresas que utilizan variedad de artículos, materias primas, equipos, maquinarias, herramientas, piezas y partes mediante la eliminación de variedades innecesarias y que permite la reducción de los inventarios y de sus costos; mejor empleo y uso del espacio en las bodegas; simplificación de las actividades de compras, recepción, almacenaje y control; reducción de capital invertido en materiales, etc.

Esta actividad a efectuarse dentro del área logística, requiere del apoyo de la gerencia general y la alta dirección de la empresa, la cual debe expresar la necesidad de disponer de un elemento organizado que desarrolle y tenga la responsabilidad de catalogar materiales.

El personal de logística encargado de catalogar, debe tener como norma especial, no permitir el aumento de la variedad en los inventarios y exigir que se utilicen los materiales normalizados, debiendo eliminar los que no se sujeten a las normas establecidas y los sin uso u obsoletos.

DEFINICIONES

1. Catalogación: proceso por medio del cual se identifican las existencias de una entidad. Estas refiriéndolas a normas para poder clasificarlas de acuerdo a su naturaleza o uso y asignarles un símbolo o código consiguiendo así la simplificación de existencias.
2. Normalización: consiste en seleccionar calidades, tamaños, dimensiones, pesos, volúmenes, marcas, procedimientos que se adapten mejor a la entidad, para constituir las normas a las que deben estar direccionadas las existencias de los almacenes.
3. Norma: es el modelo que se ha establecido y con el cual cualquier objeto o acción puede ser comparado. Su objetivo es proporcionar criterios para juzgar y ayudar a prevenir variaciones innecesarias en las especificaciones de los materiales.
4. Identificación: consiste en definir y precisar las características particulares de cada artículo.
5. Clasificación: sistemático ordenamiento de todas las existencias similares identificadas, agrupándolas según sus características comunes, su uso y separándolas por clases de acuerdo a sus diferencias fundamentales.
6. Codificación: llamada también simbolización, comprende la asignación de números, letras u otros símbolos; con el fin de distinguir cada artículo por sus características, de manera de ahorrar esfuerzo mental, tiempo y gastos e impidiendo errores y equivocaciones.
7. Simplificación: es el resultado de la catalogación y consiste en la eliminación de las variedades del inventario en función de los tiempos, tamaños, estilos, formas, marcas, etc. que no estén acordes con las normas que han sido elegidas y que son innecesarias y poco utilizadas.
8. Símbolos: son caracteres o designaciones abreviadas. Pueden ser:

1. Alfabéticos: constituidos por letras o combinación de letras que representan expresiones.
2. Numéricos: números o combinación de números, pueden ser

1. Arbitrario: se tiene en cuenta el valor relativo de las cifras contiguas en el orden de sucesión.
2. Definidos: cuando los números que forman el símbolo tienen un significado o valor relativo.

1. Mnemónicos: son aquellos que por asociación de ideas ayudan o estimulan la memoria.
2. Signos y señales: son aquellos que utilizan la simbolización gráfica.
3. Mixtos; los que combinan dos o más símbolos de los anteriores.

PROCEDIMIENTO PARA CATALOGAR MATERIALES

Para realizar la catalogación de materiales será necesario realizar un plan que contenga:

1. Determinación de las normas que regirán y servirán de modelo en la selección de artículos a utilizar en la empresa.
2. Determinación de cada material existente, en base a una relación completa de los materiales, que servirá para definir la denominación de cada artículo.
3. Preparación de la clasificación, mediante la selección de clases, subclases y secciones.
4. Ordenamiento de los materiales una vez ya clasificados, de acuerdo a sus características.
5. Distribución de materiales, conforme se vayan identificando y comparando con las normas aprobadas
6. Elección de un sistema de símbolos o códigos, que permitan identificar de manera rápida y fácil cada uno de los artículos en el almacén.
7. Asignación a cada artículo del símbolo que le corresponde, de acuerdo a la clase a la que pertenece, subclase en la que se agrupará u ordenamiento que seguirá.
8. Procesamiento de los materiales identificados, clasificados, ordenados y codificados para que se elabore o imprima el catálogo de materiales de la entidad. El cual sea distribuido a las dependencias de la empresa para su uso en los pedidos a compras y almacenes; facilite los procedimientos y trámites relacionados a materiales.

PROGRAMA DE CATALOGACION DE MATERIALES

Este programa servirá de guía para el personal, y estará basado en las siguientes condiciones:

1. Preparación

1.1. Deberá mostrarse el apoyo de la alta dirección al poner en relevancia la importancia de la catalogación de materiales que se tenga en la empresa.

1.2. Nombramiento del comité de normas con la especificación de las tareas a realizar, tanto su responsabilidad como autoridad que les compete.

1.3. Designación de cada uno de los elementos que forman el equipo de trabajo.

1.4. Preparación del programa de catalogación, definiendo las etapas a realizar, los objetivos y el tiempo aproximado que tomará.

 2. Ejecución

Para la ejecución del programa hay que tener en cuenta las siguientes recomendaciones:

1. Guiarse por los hechos: para cumplir esta recomendación se debe obtener información sobre la cantidad que se está gastando en materiales al momento de iniciar el programa y las razones que justifican dicho monto.
2. Informar a la alta dirección: es necesario mantener informada a la alta dirección sobre la labor que se está realizando y los resultados que se obtengan.

El informe proporcionado a la alta dirección debe basarse en hechos reales comprobables, es por ello que se debe establecer un control estadístico detallado de los ahorros.

1. Nombrar el comité de normas: este es el primer paso o primera etapa en el proceso que consiste en la normalización o definición de normas que regirán la catalogación, por ello es necesario nombrar el comité que emita o defina las normas y que además dictara la política a seguir en el trabajo.

El comité se debe constituir por representantes de las dependencias usuarias y además de los del área logística; también se debe elegir quien ejercerá la presidencia del comité y en el trabajo a realizar este tiene como objetivo el ahorro de costos y la uniformidad en el empleo de los materiales.

2.4. Definir las Metas: 

La reunión del comité de normas, definirá las metas que deben alcanzar al término de su labor, y éstas se referirán a:

a) Duración de la etapa inicial (normalización) y de cada etapa posterior, de acuerdo a la magnitud de la tarea.

b) Examen de todas las áreas de operación para que la normalización se inicie por lo más obvio y de mayor rendimiento económico.

c) Iniciar la emisión de normas sobre aquellos materiales que, de acuerdo a los problemas suscitados anteriormente, se consideren como posibles de cambio o simplificación, a fin de unificados y eliminar las variedades.

d) Listar los materiales de todas las áreas en orden de importancia, según el ahorro que pueda obtener-se.

e) Revisar y analizar resultados, conforme se obtengan, para constatar el avance y el éxito que se vaya obteniendo. Este análisis podrá definir si es conveniente o no; seguir con el programa.

f) Preparar un programa de capacitación y entrenamiento, que permita dar a conocer a todo el personal usuario, las 'normas establecidas y aprobadas y que todos deberán cumplir; insistiendo en que el cumplimiento de las normas ayudará a lograr el éxito del programa de catalogación.

g) Emitir un informe final de acuerdo al tiempo establecido y, también, informes mensuales hasta que los objetivos y metas se hayan alcanzado totalmente.

3. Responsabilidad.

Definidas las metas, es esencial que la responsabilidad de dirigir la ejecución de la catalogación, se asigne a una sola persona, la cual asumirá su tarea a tiempo completo y la conducirá, de manera tal, que la labor sea consistentemente hecha, provechosa y sin que dañe o retarde el programa establecido. En los casos en que no sea posible disponer de su tiempo total, podrá asignársele la ejecución a tiempo parcial, pero exigiéndole que le dedique tiempo y esfuerzos suficientes para que logre los objetivos.

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