LOS INDICADORES DE GESTIÓN

MOMENTO 4.

4. CONTROL

LOS INDICADORES DE GESTIÓN COMO HERRAMIENTA DE DIRECCIÓN EN LA PEQUEÑA Y MEDIANA EMPRESA

4.1 DEFINICIONES Y CONCEPTOS

1.- INDICADORES

Son elementos del sistema de control de gestión, que proporcionan información significativa sobre aspectos críticos o claves de una organización mediante la relación de dos o más datos.

2.- GESTIÓN

La gestión empresarial no se limita a la coordinación y la administración de una empresa según unos objetivos de producción y competencia determinados, sino que involucra en un todo dinámico, unos objetivos y un direccionamiento estratégico, la adaptación al entorno, una estructura y unas prácticas directivas, y la cultura organizacional.

3.- INDICADORES DE GESTIÓN

Los indicadores de gestión, se entienden como la expresión cuantitativa del comportamiento o el desempeño de toda una organización o una de sus partes, cuya magnitud al ser comparada con algún nivel de referencia, señala una desviación sobre la cual se toman acciones correctivas, proactivas o de control según el caso.

4.- INDICADORES NUMÉRICOS

a) Razones: Expresa la relación entre dos datos, entendiéndose como relación la división entre un numerador y un denominador, que deben estar expresados en unidades de medida de igual naturaleza. Cuando estas unidades de medida son diferentes el resultado se conoce como tasas.

b) Porcentaje: Presentan el valor relativo de una cifra o parte con respecto al todo al cual se le atribuye el valor de 100.

c) Promedio: Existen diferentes conceptos de promedio, y no pueden utilizarse de manera indiscriminada para todos los casos, los más usuales son la media aritmética, la mediana y la moda.

La media, se obtiene sumando un conjunto de valores y dividiendo su resultado por la cantidad de elementos sumados.

La mediana de un conjunto de datos, es el valor que ocupa la posición central cuando estos datos se ordenan del más bajo al más alto; cuando el numero de datos es par, la mediana es la media entre los datos centrales.

La moda, es el valor que se presenta el mayor número de veces en una muestra estadística. El salario modal en una empresa es el que recibe el número mayor de trabajadores (por ejemplo: el salario mínimo legal pagado a los trabajadores en las pymes).

d) Números índice: Expresa los cambios relativos de una variable, comparada con una base a la cual se le asigna el valor de 100. Proporciona un método simple para comparar cambios que presenta una variable a través de un periodo. Los pasos para elaborar un número índice son los siguientes:

a) Se escoge un periodo base.

b) No debe escogerse un valor que sea excepcional, sino cercano al promedio.

c) El valor de cada periodo se divide por la cifra base y el resultado se multiplica por 100.

4.2 DISEÑO E INTERPRETACIÓN DE INDICADORES DE GESTION

Para diseñar los indicadores de gestión, se debe en primera instancia, identificar las áreas críticas de la organización, así como también las debilidades en cada uno de los procesos que involucre la funcionalidad de la empresa.

Posteriormente, es necesario asignar para cada área indicadores de medición en concordancia con la meta fijada. Un indicador es una respuesta a una formulación estadística que puede ser simple o compuesta, que refleja algún rasgo importante de una empresa y debe ser relevante y vinculante. Estos indicadores deben partir de la identificación de las aéreas críticas y de los factores significativos de éxito en cada actividad al interior de la organización.

INTERPRETACIÓN DE LOS INDICADORES

Para la interpretación de los indicadores de gestión, se debe elaborar un cuadro de mando para cada área crítica (cuadro de mando integral), que permita monitorear los avances del comportamiento de los resultados de gestión, es decir, un indicador con una condición histórica, un estándar o umbral y rango:

Condición histórica: Es la condición real y actual del indicador. Si no existe, debe diseñarse una estrategia de recolección de datos históricos sobre cada indicador lo más recientemente posible, hasta lograr una buena fuente histórica de datos. A veces no se pueden encontrar cifras debido a la inexistencia de la medición del indicador diseñado en el nuevo sistema, para estos casos, se aconseja iniciar con estado cero.

Estándar: Define el valor a lograr, es decir la meta, o un punto de referencia que pueden ser información de los competidores del mercado y empresas de similares características.

Rango: Son los valores mínimos, medios y máximos permitidos para la desviación y consecuente corrección del comportamiento del indicador y de una área critica de la empresa: Usualmente se establecen de la siguiente manera: mínimo, aceptable, satisfactorio, sobresaliente, y máximo o viceversa (sobresaliente y aceptable), cuando se quieran corregir el comportamiento del indicador.

Para el diseño de umbrales o rangos, es necesario comprender que estos son definidos por cada organización de acuerdo a sus características históricas, reales y potenciales de cada área o factor crítico; se suele hacer grupos de discusión por áreas bajo una visión integrada con los objetivos, metas y estrategias a aplicar. Generalmente pasan por las siguientes fases de realización:

a. De acuerdo a la experiencia da la organización y de sus miembros, se identifica el comportamiento pasado, presente y futuro de los indicadores en forma de media o tendencia esperada. Debe hacerse con persona conocedoras del área y de las necesidades del proceso a controlar.

b. los estándares o rangos a veces están implícitos en las mentes de los sujetos que realizan actividades rutinarias dentro de los procedimientos del proceso.

c. también deben aplicarse procedimientos más sistemáticos y científicos como construcción de escenarios, gráficas de tendencia e inferencia estadística, prospectiva, etc.

d. el diagnóstico del proceso a controlar, es una fuente valiosa para el diseño de estándares y rangos ya que reflejan valores bajos o altos que son la fuente de inicio o comparación de lo que se desea lograr, tanto en la corrección, como en la optimización de ciertos indicadores de gestión.

4.3 IMPLEMENTACIÓN DE LOS INDICADORES

El desarrollo de indicadores de gestión empresarial son parte fundamental en el mejoramiento de la calidad, debido a que son medios económicos y rápidos de identificación de problemas, según la naturaleza y manejo del mismo

Durante la identificación de los indicadores a implementar en las diferentes áreas, se establecen estos parámetros en coordinación con los diferentes jefes de áreas, los cuales son los responsables del correcto funcionamiento y evolución del servicio al cual pertenece.

La identificación y desarrollo de estos indicadores, son parte fundamental en la evolución, mejoramiento y optimización de la calidad en el desarrollo del objeto social de las organizaciones, debido a que son medios por los cuales se logra identificar el nivel en el cual se encuentra funcionando cada una de las áreas que la conforman, y un nivel optimo al cual debemos llegar en un futuro no muy lejano con el propósito de generar valor económico en la organización.

Para llevar a cabo el proceso de implementación, el Área de Garantía de la Calidad diseña una matriz de manejo en Excel, en la cual se ingresan todos y cada uno de los datos necesarios para la recolección de la información y generación de manera automática y concisa de todos los indicadores identificados, levantados y validados. Estas matrices son almacenadas en el sistema de información del área específica, y se brinda la correspondiente capacitación al personal responsable de la misma, para obtener los resultados respectivos.

En cuando a las matrices desarrolladas, estas son diseñadas de acuerdo a la necesidad y requisiciones de los indicadores; también se diseñan los formatos y¬¬¬¬ o documentos por medio de los cuales se recolectara la información para la generación de los mismos.

En el desarrollo de esta etapa, se debe identificar las necesidades del área involucrada en cuanto a productividad, utilización, concentración, disponibilidad, competitividad, costos, rentabilidad, los cuales se clasifican dependiendo la naturaleza de los datos y necesidad del indicador. A medida que el área va evolucionando según las necesidades de la misma, se generaran nuevos indicadores, y se re calcularan los niveles de referencia, para lograr mejorar la calidad.

Posterior al diseño de las fases anteriores, es preciso determinar cómo se implementara, que recursos se necesitaran y que cambios culturales condicionaran la aplicación del sistema de control de gestión.

El diseño de sistemas de control no es un mero ejercicio técnico, requiere de un apoyo político, financiero y organizativo para que sea implementado con éxito en la empresa. Las condiciones para dicho proceso se concentran en tres líneas fundamentales a considerar:

a. los directores del proceso

b. la adaptación de la estructura organizacional

c. El cambio cultural organizacional.

a. Los directores del proceso: dentro de la realidad de la empresa, los directores juegan un papel preponderante en la conducción de cambio, ya que ellos tienen la facultad de tomar decisiones para que se lleven a la práctica las propuestas de mejoras. En concreto, deben asumir una posición participativa, continua y responsable dentro del diseño global de cada proceso. En razón a que los involucrados esperan siempre las iniciativas

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