Manual de estandarización

SEDAPAL, a través de su Modelo de Gestión “Productividad con Calidad y Control Interno”, cuida que las acciones que realicen sus colaboradores tengan un alto grado de calidad en cumplimiento de su filosofía de gestión y sus valores. Un paso muy importante para asegurar ello, es estandarizar estructuralmente las actividades que se desarrollan en la Empresa, documentándolas y procediendo a realizar un control sistemático de las modificaciones que se realicen en el análisis de las mismas.

El Manual de Estandarización es una herramienta importante que permite orientar y concretar las acciones de la Empresa hacia una gestión integral de procesos, definiendo los principios, responsabilidades, criterios y parámetros de gestión documentaria que contendrán la forma y manera de llevar a cabo nuestras actividades. El esfuerzo orientado de manera común para el desarrollo y documentación de los procesos es un mecanismo que permite satisfacer los principios y objetivos del Sistema de Gestión Integrado, Buen Gobierno Corporativo y del Sistema de Control Interno, posibilitando así la incorporación paulatina de toda la Empresa al cumplimiento general y específico de los sistemas mencionados.    

Asimismo, el presente Manual tiene como objetivo el establecer lineamientos que permitan en el tiempo implementar un sistema único de materia administrativa para la identificación y estandarización del desarrollo de procesos y la debida administración de los documentos derivados de esta actividad a fin de cumplir de mejor manera nuestro compromiso, ser eficaces y eficientes, y asegurar la transparencia.

[pic 2]

  Jorge Barco Martínez

        Gerente General

                                                        Lima, Marzo del 2010

INDICE

1. Introducción

1. Objetivos

1. Objetivo General
2. Objetivos Específicos

1. Alcance

1. Alcance de la Estandarización

1. Referencias Normativas

1. Responsabilidades

1. Directorio/Gerencia General
2. Gerencias y Equipos/Proyectos
3. Equipo Productividad con Calidad
4. Equipo Registro y Control
5. Coordinadores del Sistema de Gestión Integrado
6. Equipo Asuntos Legales

1. Gestión por Procesos y la Estandarización

1. Principios del desarrollo del procesos
2. Gestión por procesos y la estandarización
3. Criterio estándar a seguir para el desarrollo de procesos
4. Pautas para el desarrollo de flujogramas de procesos
5. Beneficios de la estandarización

1. Criterios Generales del Sistema Documentario

1. Estructura del Sistema Documentario

1. Codificación de los Documentos
2. Estructura de los Documentos

1. Isosystem Document
2. Ciclo para la Formalización de Documentos

1. ANEXOS

1. Formularios para la Estandarización

PCCIFO001        Identificación de Procesos

PCCIFO002        Identificación de Actividades por Proceso

PCCIFO003        Elaboración del Flujo del Procesos y Definición de Responsabilidades

PCCIFO004        Seguimiento y Medición de los Procesos

1. Glosario de Términos
2. Estructura Documentaria de los Procedimientos
3. Estructura Documentaria de las Instrucciones
4. Formato de Identificación de los Documentos

1. INTRODUCCIÓN

¿Por qué estandarizar procesos?, porque constituye un acuerdo tácito sobre la mejor forma para crear un producto o realizar un servicio, de este modo, se espera que el flujo por el cual se realizan las actividades y tareas, que envuelven un proceso, conformen labores homologadas que permitan la mejora del trabajo en equipo.

Cabe mencionar, que algunos principios de gestión, como el enfoque basado en procesos, son promovidos por diferentes organizaciones, como la Organización Internacional de Estandarización - ISO, la cual bajo sus principios promueve la adopción del mismo cuando se desarrolla, implementa y mejora la eficacia de los sistemas de gestión.

En la misma dirección, la Estandarización de Procesos, encamina a toda la organización, dentro de un orden estructural en base a los siguientes principios: la gestión por procesos, la prevención de errores, la garantía de calidad y el control interno de las actividades y tareas.

La gestión por procesos es un sistema enfocado en la mejora continua mediante la identificación, selección, descripción, documentación, y optimización de los procesos claves y su interacción; permitiendo eliminar las barreras funcionales e integrando los procesos de la Empresa.

La prevención de errores, entendiéndose por error cualquier evento en que un producto o un servicio no logran cumplir los requerimientos del cliente, está orientada a la mejora de procesos, a través de la reducción, minimización y/o eliminación de errores con la finalidad de incrementar la productividad de la Empresa.

La garantía de calidad asegura que en el corto, mediano y largo plazo, el cliente recepciona el producto o servicio solicitado con las mismas propiedades y estándares de calidad requeridos, logrando la satisfacción del mismo.

El control interno se orienta a incrementar la eficiencia y eficacia de la Empresa, a través de la evaluación del cumplimiento de metas e indicadores de eficiencia productiva, de calidad y de costos de los procesos vitales de cada Gerencia, Equipo, Grupo Funcional y Clientes, en base al Modelo de Gestión de la Empresa.

El presente Manual nos permite uniformizar el método de estandarización para el desarrollo de procesos, con el fin de crear parámetros uniformes de trabajo que ofrezcan predictibilidad sobre las actividades a cargo de las Gerencias y Jefaturas al interior de la organización, así como para el debido control documentario de la Empresa a través del uso de herramientas de tecnología de la información (Isosystem Document).

1. OBJETIVOS

1. Objetivo General

Organizar la estructura del desarrollo de procesos y la gestión documentaria de los mismos a fin de optimizar el control, seguimiento y documentación de las principales actividades de la organización.

1. Objetivos Específicos

• Establecer criterios generales para el desarrollo y documentación de procesos.
• Brindar una mayor predictibilidad al interior de la organización a través del desarrollo de procesos con criterios uniformes al interior de los Equipos/Proyectos.
• Mejorar el acceso a la información clave de las distintas áreas (Equipos/Proyectos) de la organización a través del uso de herramientas de tecnologías de la información (Isosystem Document).
• Emplear criterios generales para el debido registro y archivo de documentación.

1. ALCANCE

1. Alcance de la Estandarización

Gerencias, Equipos/Proyectos y Grupos Funcionales de SEDAPAL.

1. REFERENCIAS NORMATIVAS

• Reglamento Interno de Trabajo.
• Manual de Organización y Responsabilidades General de SEDAPAL.
• Normas del Sistema de Gestión Integrado.
• Cuadro de Niveles de Autorización Institucional, RGG N° 298-2000-GG.
• Manual del Modelo de Gestión de SEDAPAL.

1. RESPONSABILIDADES

Las responsabilidades de las unidades orgánicas se detallan a continuación de manera general y están especificadas en el Cuadro N° 02.

1. Directorio/Gerencia General: Aprobar los documentos de alcance general para toda la Empresa y documentos generales para uno o más macroprocesos o Gerencias; asimismo, es responsable de difundir y disponer la implementación y seguimiento del empleo de lo indicado en el presente documento.

1. Gerencias y Equipos/Proyectos: Proceder con la estandarización del desarrollo de procesos según lo establecido en el presente documento.

1. Equipo Productividad con Calidad: Administrar el Isosystem Document, herramienta que permite gestionar el control documentario en la Empresa.

Asimismo, el Equipo Productividad con Calidad debe mantener actualizada una lista de los procesos claves de la organización, categorizándolas según los macroprocesos definidos en el numeral 7.1 del presente documento, a efectos de proceder a sugerir controles específicos a los responsables de los procesos, así como acciones para la medición de la efectividad y eficiencia de los mismos acorde con las herramientas previstas en el Modelo de Gestión de SEDAPAL.

...