Proceso sencillo para un eficaz mapeo de procesos

"El que no aplique nuevos remedios

deberá esperar nuevos males,

porque sabrá que el tiempo,

es el máximo innovador"

- Sir Francis Bacon -

Para desarrollarse en la empresa con el personal que realiza las actividades.

1.- PREPARACIÓN

Es necesario comprender varios términos utilizados en el desarrollo de esta actividad. Además, aclarar que existen diferentes métodos para llevar a cabo un adecuado mapeo de procesos según el tamaño, la necesidad y la profundidad o problemática que exista en la organización.  Aquí aplicaremos solo una de ellas, para resolver la necesidad específica de Ferretería Guillén.

Existen ocho niveles de/o profundidades de estudio propensos a este análisis y que se enlistan desde el mayor detalle, hasta el detalle preciso. Estos son:

1. Macro procesos
2. Procesos clave
3. Procesos fuente o de apoyo
4. Sub procesos
5. Actividades
6. Procedimientos
7. Formas
8. Políticas

La necesidad que FG requiere, es que analicemos todos estos puntos, puesto que si bien es cierto vamos a estructurar “todo de nuevo”, la verdad es que ya contamos con áreas, actividades, puestos, personas en cada puesto y un organigrama de tipo funcional y eso nos va a ser referenciar nuestro mapeo de procesos.

2.- MATERIALES

Para realizar nuestra actividad y que se simplifique el momento de ubicar nuestro trabajo es necesario, independiente mente de tener un salón amplio, con paredes libres de cuadros, contar con:

• Hojas de rotafolios        (sueltas, 20 aprox.)
• Pizarrón
• Marcadores         (para pizarrón blanco y acuacolor para rotafolios)
• Masking Tape        (un rollo pequeño, tipo escolar)
• Lápiz                 (1 para cada participante)
• Goma         (1)
• Hojas en blanco tamaño carta        (50-100 )
• Post it de colores         (100 crema o amarillas;  25-50 rojas o naranja;  100 verdes;  100 azules o rosas,   preferentemente que sean los colores tradicionales o tonos al pastel, pero no de las llamadas Neón)
• Estambre (opcional)        (4 madejas pequeñas de diferentes colores, preferentemente:  azul, verde, roja, amarilla)
• Pritt         (1 solo, si se compran los estambres)
• Lap top
• Impresora
• Pantalla         (opcional)
• Cañón         (opcional)

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3. INFORMACIÓN PRELIMINAR

Como paso inicial y fundamental, puesto que ya existen los puestos, es recabar todas las actividades que se llevan a cabo en la empresa, no importando en este momento si es lo que deben de hacer o no, si lo quieren hacer o no, si les gusta o no, si se debe hacer o no.  Simplemente se anotan. En el “remoto caso” que se repitan actividades, se anotan como 1), 2), 3) o las veces que se repitan (si es posible anotar en cada actividad que se repita en dónde se repite, ej. 1)XXX actividad en ventas y la misma 2)XXX actividad en patio), también a manera de conocimiento, se anota quién hace cada actividad registrada.

Es decir se hace un listado del sig. Tipo:  Matriz de Actividades

Descripción de la Matriz de Actividades

Para desarrollarse en sesión estratégica, en retiro (Petit Comitée)

4.- VACIADO DE DATOS

Para tener presente, en todo momento, las actividades, las personas y los procedimientos que ya se llevan a cabo actualmente en FG.  Es recomendable hacer lo siguiente:

Pegar en la pared extrema a las paredes donde se trabajará el mapeo de procesos, rotafolios (1 rotafolios para cada dos áreas de actividad, es decir, área de contabilidad y área de ventas en un solo rotafolios, etc).

Vaciar la información de la matriz de actividades en los post it, de la siguiente manera:

[pic 1]

Una vez vaciada toda la información ir pegándola de manera vertical, en el rotafolios, en el área que corresponda, al frente las actividades y atrás el o los cómo.

   Rotafolios área 1y2       Rotafolios área 3y4       Rotafolios área 5y6, etc.[pic 2][pic 3][pic 4]

Una vez vaciados estos datos en los rotafolios, nos olvidamos de ellos y procedemos a la siguiente etapa.

5.- ORIENTACIÓN DE MIS PROCESOS

a).-Para iniciar el mapeo de procesos (como si fuera empresa nueva), necesito definir primeramente: cuál es el sistema básico que requiero o necesito para la (NFG) Nueva Ferretería Guillén (sólo por llamarle de alguna manera a este trabajo, así como se le podría llamar modelo PROSIGA con FG, que significaría PROceso de SInergia GAnsos u otro nombre). Entonces, en una hoja de rotafolios anoto la gráfica simple de sistemas:

[pic 5]

Anoto también el desglose de términos o su contenido:

Entradas.- cuáles son mis insumos o los insumos que recibirá la NFG (Nueva Ferretería Guillén), todos los insumos: Materiales, Materia prima, Información, Capital, Capital humano, Financieros, Servicios, etc.

Procesos.- (por lo pronto lo dejamos para después, puesto que es a lo que venimos…)

Salidas.-  con los insumos que partí, que productos terminados o servicios ofreceré  (tomar en cuenta que si no tengo un insumo y pretendo dar un producto terminado, es imposible.  Una de dos, o modifico-agrego a mis insumos o cambio-elimino “ese producto terminado”)

Feed back ó  re-alimentación.- describir, desde mi punto de vista, cómo saber que entre mis Entradas y mis Procesos, las Salidas son lo mejor, ó lo que los clientes ó yo quiero.

b).- Para responder esta pregunta, es necesario que primero defina y determine (en este caso tan especial de NFG, sin contravenir la Misión, ni la Visión que ya hemos definido) Cómo voy a enfocar mi negocio, hacia las necesidades de mis clientes, hacia la venta únicamente de lo que compre y como me lo den mis proveedores, hacia lo que yo decida que le sirve al cliente ó a cubrir y satisfacer necesidades, cumplir requisitos y solucionar problemas de mis clientes (que me atañen como negocio), etc.

De acuerdo con lo anterior, determino mis Políticas de Ventas, de Compras, de Calidad y de Servicio, a las cuales se deberán adherir de ahora en adelante, las personas que colaboren en la NFG.

http://conoce.cocacola.es/calidad/política    

c).- en este momento necesitamos clarificar los significados de las ocho herramientas que vamos a ocupar durante el mapeo de procesos de NFG.

Macroprocesos.-  son todos los procesos con los que cuenta la empresa, únicamente se nombra el proceso, desde el enfoque de sistemas. (Nunca se rebasan los 5 macro procesos, incluyendo las empresas más grandes).

Procesos clave.- son los procesos que apoyan a los macro procesos y puede dividirse cada macro proceso en varios procesos clave.

Procesos fuente o procesos de apoyo.- son la distancia que abarca cada injerencia de las áreas claves de la empresa.

Sub procesos.- son los procesos cortos que se encuentran dentro de un proceso y son dependientes exclusivamente de estos, sin ser aun, actividades, pero tampoco un proceso independiente por sí mismo o por estructura.

Actividades.- son “las cosas” que hace cada persona en cada puesto en cada paso del proceso analizado.

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